Должностная инструкция

специалиста отдела записи актов гражданского состояния

администрации района

1. Общие положения
Должность специалиста отдела записи актов гражданского состояния (далее по тексту отдел ЗАГС) администрации района в соответствии с Реестром муниципальных должностей муниципальной службы относится к младшей муниципальной должности.

Прием на должность специалиста отдела ЗАГС администрации района осуществляется на условиях трудового договора заключенного с главой района.

Назначение на должность специалиста и освобождение от должности оформляется постановлением администрации района.

Специалист отдела ЗАГС администрации района в своей деятельности непосредственно подчиняется начальнику отдела ЗАГС администрации района.

На должность специалиста отдела ЗАГС администрации района, назначается лицо, имеющее среднее специальное образование или образование, считающееся равноценным без предъявления требований к стажу работы.

Специалист отдела ЗАГС администрации района должен знать законодательство об актах гражданского состояния, нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в отделе ЗАГС и нормы охраны труда, правила пользования компьютерной и другой организационной техникой в рамках пользователя, уметь работать в системах, деловой этикет, правила внутреннего трудового распорядка.

Специалист отдела ЗАГС администрации района в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Семейным кодексом РФ, Федеральными законами РФ, правовыми нормативными актами РФ, постановлениями, распоряжениями администрации области и района, Уставом района, Положение об отделе ЗАГС, а также настоящей должностной инструкцией.

Во время отсутствия специалиста (по причине отпуска, болезни пр.) его обязанности исполняет иной специалист, назначенный в установленном порядке.

2. Функции
Специалист отдела ЗАГС администрации района выполняет функции:

2.1.Ведение делопроизводства в отделе ЗАГС администрации района;

2.2.Создание и обеспечение сохранности районного архивного фонда записей актов гражданского состояния.

3. Должностные обязанности
3.1. Ведет прием граждан в отделе ЗАГС администрации района в пределах своей компетенции;

3.2. При регистрации актов гражданского состояния заполняет в двух экземплярах записи актов гражданского состояния всех видов;

3.3. Регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, поступающую в отдел ЗАГС администрации района;

3.4. Обеспечивает точное и своевременное исполнение запросов;

3.5. Занимается отправкой почтовой корреспонденции;

3.6. По поручению начальника отдела ЗАГС выдает (высылает) повторные свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, копии записей актов гражданского состояния, справки о наличии записей, а в случае отсутствия записи акта - извещения об отсутствии записи акта;

3.7. Вносит изменения, исправления в записи актов гражданского состояния, согласно присланных извещений и своевременно направляет их в архив отдела ЗАГС области, по поручению начальника отдела.

3.8. Ведет работу по обеспечению надлежащих условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния;

3.9. Соблюдает специальный режим хранения архивного фонда, технические и санитарно-гигиенические условия;

3.10. Систематизирует и располагает книги актов гражданского состояния в хранилище архива по видам записей в хронологическом порядке и согласно описи;

3.11. Осуществляет обработку актовых книг для передачи их в отдел ЗАГС области, согласно Правилам передачи;

3.12. Переплетает и обрабатывает книги регистрации актов гражданского состояния согласно инструктивных требований;

3.13. Постоянно ведет работу по восстановлению неисправимо поврежденных записей;

3.14. Ведет работу по составлению описей книг регистрации актов гражданского состояния, находящихся на хранении в отделе ЗАГС администрации района;

3.15. Участвует в мероприятиях, проводимых отделом ЗАГС администрации района,

3.16. Передает паспорта умерших граждан в Территориальный пункт УФМС России по Тамбовской области в Первомайском районе;

3.17. Передает списки родившихся и умерших в налоговую службу, пенсионный фонд, управление труда и социального развития Тамбовской области, фонд социального страхования, территориальный фонд обязательного медицинского страхования, администрацию района.

3.18. Обеспечивает учет и сохранность вверенных документов;

3.19. Ведет дела согласно утвержденной номенклатуре;

3.20. Исполняет иные поручения начальника отела ЗАГС администрации района.

3.21. Несет ответственность за исполнение требований действующего законодательства в части обеспеченности антитеррористической безопасности.
4. Права
Специалист отдела ЗАГС администрации района имеет право:

4.1.Знакомиться с документами, определяющими его права обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества работы и условия продвижения по службе, а также условия, необходимые для исполнения им должностных обязанностей;

4.2. Получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей от предприятий, учреждений независимо от форм собственности, принятие

решений и участие в их подготовке в соответствии с должностной инструкцией;

4.3. Принимать решения и участвовать в их подготовке в соответствии с должностной инструкцией;

4.4. На продвижение по службе с учетом результатов и стажа работы;

4.5. Повышать квалификацию, осуществлять переподготовку (переквалификацию) за счет средств местного бюджета;

4.6. Защищать свои права, социально-экономические и профессиональные интересы в профсоюзе;

4.7. Обращаться в суд или вышестоящие органы для разрешения споров, связанных с выполнением своих обязанностей.
5. Ответственность
Специалист отдела ЗАГС администрации района несет персональную ответственность в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации:

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей;

5.2. За действия или бездействия, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;

5.3. За несвоевременное и неквалифицированное выполнение поручений начальника отдела ЗАГС администрации района, достоверность подготовленных им документов.

5.4. Разглашение сведений, ставших ему известных в связи с исполнением своих должностных обязанностей.
6. Взаимоотношения
Специалист отдела ЗАГС администрации района при исполнении своих должностных обязанностей взаимодействует с:

6.1. Начальниками и специалистами структурных подразделений администрации района;

6.2. С должностными лицами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния в администрациях сельсоветов района;

6.3. Иными организациями и учреждениями по вопросам, входящим в ее компетенцию в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством области.