Главная
страница 1 ... страница 7страница 8страница 9страница 10страница 11страница 12страница 13

4.4 Проектирование унифицированной системы документации

При разработке системы документации в ИС проектировщик должен решить следующие проблемы: спроектировать и унифицировать новые документы; отобрать документы, которые будут использовать в ИС без изменений; выявить в существующей системе те документы, которые надо унифицировать.

В данном процессе проектирования можно выделить три этапа работ [4]:

– построение новых форм документов;

– унификация всей системы документации;

– разработка инструкций и методических материалов, регламентирующих работу пользователей с системой документации.

Рассмотрим работы, которые выполняются на каждом этапе (идут строго в порядке нумерации):

1. Определение состава результатных показателей.

2. Определение состава первичных показателей.

3. Разбиение показателей по формам документов.

4. Выбор типа формы документа.

5. Определение способа нанесения информации в документы.

6. Проектирование форм документов.

7. Выявление и анализ полной системы документации.

8. Составление перечня документов по функциональным подсистемам.

9. Выявление характеристик документов.

10. Исключение производных и многократно вводимых в компьютер показателей.

11. Введение единой терминологии путем составления словаря.

12. Установление единых единиц измерения.

13. Классификация и кодирование документов и реквизитного состава документов.

14. Уточнение форм и построение единых форм документов.

15. Разработка правил заполнения и использования документов.

16. Построение схем документооборота.

17. Утверждение форм документов, их размножение и составление инструкций для работы с ними.

На первом этапе выполняются работы с 1 по 6, на втором – с 7 по 14 и на третьем – с 15 по 17.

Более подробно рассмотрим выполнение шестой работы: проектирование форм первичных документов и форм документов результатной информации.



Особенности проектирования форм первичных документов. Первичные документы предназначены для отражения процессов в материальной сфере и поставляют всю постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения экономических задач и выработки управленческих решений. К числу основных требований, предъявляемых к первичным документам, можно отнести следующие: не избыточность и полноту информации для решения задач, высокую достоверность и своевременность собираемой информации. Кроме того, первичная информация должна быть расположена в документе таким образом, чтобы учитывались требования удобства для последующей обработке данных в компьютере.

При проектировании форм первичных документов должны учитываться следующие принципы:

– отсутствие в первичных документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;

– отсутствие дублирования показателей в документах;

– выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, т.е. выделение однозначных и многозначных реквизитов;

– выделение справочных, групповых реквизитов и реквизитов-оснований;

– логичность построения, т.е. старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, наименование предприятия  наименование цеха  номер участка);

– согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране компьютера и в файлах.

Процесс разработки первичных документов имеет особенности в каждой организации и выполняется в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава каждого документа.

2. Классификация реквизитов: однозначные и многозначные, признаки и основания, справочные и группировочные, переносимые и непереносимые на машинные носители.

3. Установление логической соподчиненности реквизитов первичных документов.

4. Выбор какой-либо формы первичного документа.

5. Осуществление размещения реквизитов по выбранной форме в соответствии с проведенной классификацией.

6. Выполнение расчета размеров документа по вертикали и горизонтали с учетом размера полей.

7. Выбор формата бумажного носителя.

8. Построение эскиза документа соответствующей формы.

9. Выделение толстой линией реквизитов, переносимых на машинный носитель.

10. Редактирование шапок документов в соответствии со словарем.

Особенности проектирования форм документов результатной информации. В результате решения задачи рассчитываются результатные показатели, которые требуется выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя. Так как результатный документ используется для осуществления процессов управления, то он должен отвечать следующим требованиям:

– полнота информации, т.е. результатные документы должны содержать в себе первичные и результатные показатели;

– количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков;

– своевременность предоставления информации;

– достоверность предоставляемой информации;

– хорошая читаемость, т.е. логичность построения форм и наличие хорошо отредактированного текста шапок документов;

– отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

Построение результатных документов должно выполнятся в следующей последовательности:

1. Определение полного реквизитного состава документа.

2. Классификация реквизитов-признаков на справочные и группировочные, реквизитов-оснований на первичные и результатные, а результатных оснований по степеням итогов.

3. Выбор формы документа.

4. Размещение реквизитов в форме согласно их логической соподчиненности.

5. Подсчет длины строки в табличной зоне с учетом пробелов между реквизитами и разделительных линий граф по формуле , где – длина -го реквизита, – число колонок в таблице, – число пробелов между колонками.

Если длина строки документа больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов:

– вынос итоговых колонок в итоговые строки;

– перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются).

При этом осуществляется выделение в верхней правой части документа специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).


<< предыдущая страница   следующая страница >>
Смотрите также:
Учебное пособие для студентов всех форм обучения специальности 080801 Прикладная информатика в экономике Разработчик
973.13kb.
13 стр.
Методическое пособие по итоговой государственной аттестации выпускников. Специальность: 080801. 65 Прикладная информатика (по областям) / Под ред проф. С. А. Курносова. Краснодар: фгоу впо кубгау, 2010. 83c
964.59kb.
13 стр.
Учебно-методический комплекс по дисциплине «Операционные системы, среды и оболочки» для студентов специальности 080801 «Прикладная информатика в экономике»
565.65kb.
3 стр.
Учебный план по специальности 080801. 65 «Прикладная информатика (в экономике)»
546.72kb.
4 стр.
Учебное пособие для студентов специальности 240706 «Автоматизированное производство химических предприятий»
484.57kb.
4 стр.
Рабочая программа для студентов специальности 080801. 65 «Прикладная информатика в скс»
222.27kb.
1 стр.
Учебное пособие 28365942 Москва 2008 ббк 66. 0 П 50
2984.78kb.
13 стр.
Методические рекомендации по проведению практических занятий для студентов специальностей 080801 «Прикладная информатика в экономике»
1372.97kb.
6 стр.
Безопасность движения на железных дорогах
2016.84kb.
8 стр.
Учебное пособие Санкт-Петербург 2012
3455.98kb.
18 стр.
Методическое пособие для индивидуальной работы студентов всех форм обучения в 2-х частях ч асть 1
1225.68kb.
5 стр.
Учебно-методическое пособие по подготовке к государственной аттестации для студентов специальности 080109. 65 всех форм обучения
1295.84kb.
6 стр.