Система управления базами данных (СУБД)

Microsoft Access

( 8 часов).

 

Уроки 1-2: Основные понятия MS Access.

 

Цель урока: познакомиться с основными понятиями MS Access.

 

MS Access – это система управления базами данных под управлением Windows. MS Access входит в пакет Microsoft Office.

База данных (БД) предназначена для хранения и организации информации, ввода новых записей, изменения уже существующих записей, выборки и управления информацией.

Запуск MS Access.

Пуск àПрограммы àMicrosoft Access

или щелкнуть по значку в панели Microsoft Office.

Завершение работы MS Access.

Любым из стандартных способов завершения работы в Windows.

Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение .MDB

В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Объекты MS Access.

MS Access работает со следующими объектами:

-          таблицами

-          формами

-          запросами

-          отчетами

Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями.

Макрос – набор специальных макрокоманд (открыть форму, напечатать отчет).

Модуль – это программа, написанная на специальном языке.

Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц. Таблица – это объект предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.

 

Форма не является самостоятельным объектом MS Access, она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.

Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции. Запрос – объект БД , позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Отчет – объект БД предназначенный для печати данных.

Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени не более 64 символов, включая русские буквы и пробел (исключение – точка и некоторые специальные символы).

Поле – элемент таблицы, столбец или ячейка.

Запись – полный набор данных об определенном объекте, в режиме таблицы это строка.

С каждым объектом работают в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:

1)оперативный режим – когда просматривается, изменяется, выбирается информация;

2)режим конструктора – когда создается, изменяется макет, структура объекта.

Кроме того в файл БД входит еще один документ, имеющий собственное окно – Схема данных. В этом окне создают, просматривают, изменяют и разрывают связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.

Окно приложения MS Access и окно БД.

1)Заголовок приложения MS Access;

2)Горизонтальное меню;

3)Панель инструментов;

4)Окно базы данных:

а)заголовок окна;

б)три командные кнопки: Открыть, Конструктор, Создать;

в)шесть вкладок по числу объектов: Таблицы, Запросы, Формулы, Отчеты, Макросы, Модули.

Если выбрана вкладка Таблицы, в окне этой вкладки отображается список существующих таблиц данной БД.

-          Чтобы открыть существующую таблицу, надо выделить ее имя в этом списке и нажать кнопку Открыть.

-          Чтобы включить в БД новую таблицу, надо нажать кнопку Создать.

-          Чтобы исправить макет существующей таблицы, надо выделить ее имя и нажать кнопку Конструктор.

Такие же операции выполняются со всеми другими объектами MS Access.

Набор пунктов горизонтального меню и состав панелей инструментов зависят от типа и режима окна документа, которое в данный момент активно.

Любой объект можно создавать либо вручную (Новая таблица), либо с помощью мастера.

Уроки 3-4: Создание базы данных. Создание таблицы с помощью Мастера.

 

Цель урока: освоить с учащимися приемы создания новой базы данных, освоить с учащимися приемы создания таблицы с помощью мастера.

Актуализация опорных знаний: опрос учащихся по вопросам:

1)Что такое Microsoft Access?

2)Дайте определение базы данных;

3)Запуск, завершение MS Access;

4)Объекты MS Access:

- таблицы;

- формы;

- запросы;

- отчеты;

- макросы и модули;

5)Запись, поле;

6)Окно MS Access;

7)Открыть существующую таблицу;

8)Создать новую таблицу;

9)Исправить макет существующей таблицы;

10)Два режима работы с объектом БД.

 

Новая тема.

Создание базы данных.

Прежде чем приступить к разработке базы данных, создайте на жестком диске каталог, в котором впоследствии будет храниться файл базы данных. Если, изучая MS Word и MS Excel, можно было работать с документами не сохраняя их, то для MS Access это является непозволительной роскошью.

Итак, создадим на диске С: каталог BAZA.

1)Запустим MS Access.

2)В окне MS Access выбрать Новая база данных и ОК.

3)Откроется диалоговое окно Файл новой базы данных, куда следует внести имя файла БД и указать имя каталога для сохранения БД.

 

 

Создание таблицы с помощью мастера.

1)В окне База данных нажмите кнопку Таблица, затем кнопку Создать.

2)В окне Новая таблица выберите Мастер таблиц и ОК.

3)В окне Разработка таблицы выберите образец таблицы , например Сотрудники.

4)Определите перечень полей. Для этого поочередно выделяйте мышью имя поля в списке образцов полей и нажимайте кнопку > чтобы образец поля попал в список полей новой таблицы.

5)Нажимайте кнопку Далее пока она активна и потом один раз Готово.

6)Появится таблица Сотрудники с выбранными полями. В качестве ключа MS Access сама выбрала Код сотрудников.

Ключ – одно или несколько полей, значения которых однозначно определяет любую запись таблицы. Это поле – счетчик нумерует записи в порядке ввода.

7)Заполним таблицу.

 

Практика.

Карточки – задания по теме MS Access (Лекция 2).

 

I.Создайте новую БД.

1)Запустите MS Access.

2)В окне MS Access выберите Новая база данных и ОК.

3)В окне Файл новой базы данных укажите имя файла БД и имя каталога для сохранения БД.

II.Создайте таблицу с помощью Мастера.

1)В окне База данных нажмите кнопку Таблица, затем Создать.

2)В окне Новая таблица выберите Мастер таблиц и ОК.

3)В окне Разработка таблицы выберите образец таблицы Сотрудники и поля

4)Нажимайте кнопку Далее пока она активна и потом один раз Готово.

5)Появится таблица Сотрудники с выбранными полями.

6)Заполните таблицу.

7)Измените маску ввода для поля Дата рождения (установлен краткий формат даты замените его на средний формат ):

а) установите курсор на первую ячейку столбца Дата рождения;

б) щелкните по черному треугольнику кнопки Вид и выберите Конструктор или пункт меню Вид à Конструктор.

в) щелкните напротив Формат поля и выберите Средний формат;

г) вернитесь в режим Таблица (при этом нужно подтвердить сохранение таблицы ДА) через кнопку Вид.

 

Уроки 5-6 : “Работа с таблицей в MS Access”.

 

Цель урока: освоить с учащимися основные приемы заполнения и редактирования таблиц в MS Access.

Актуализация опорных знаний: опрос учащихся по вопросам (фронтальный опрос):

1)Что такое Microsoft Access?

2)Дайте определение базы данных;

3)Где находится созданная вами БД?

4)Объекты MS Access:

- таблицы;

- формы;

- запросы;

- отчеты;

- макросы и модули;

5)Запись, поле;

6)Два режима работы с объектом БД.

 

Новая тема.

На прошлом уроке мы заполняли таблицу. Если внимательно посмотреть на содержимое ячейки Дата рождения, то можно увидеть некоторую разметку – маску ввода.

Маска ввода – это шаблон, позволяющий вводить в поле значения, имеющие одинаковый формат. Маска ввода автоматически изображает в поле постоянные символы.

Как мы уже знаем, любой из объектов MS Access может работать в двух режимах (оперативный режим и режим конструктора). В каком режиме заполняли таблицу? (оперативный)

А чтобы изменить маску ввода, какой нужно выбрать режим? (режим конструктора)

 

Изменение маски ввода.

Чтобы изменить маску ввода :

1)Переключиться в режим конструктора, пункт меню Вид à Конструктор или кнопка Вид в панели инструментов;

2)В окне конструктора выбрать нужное поле (Дата рождения);

3)В нижней части окна щелкнуть по строке с указанием формата, раскрыть меню и выбрать нужный формат даты (Средний);

4)Закрыть окно (щелкнуть по Х) и сохранить изменения (ДА).

5)Открыть БД.

 

 

Закрепить новый материал.

 

Изменение ширины столбца.

 

Заполняя таблицу, мы видели, что ширина полей может не соответствовать размеру введенных записей: для поля Счетчик слишком велика, для поля Адрес – мала.

Существует несколько способов изменения ширины столбца.

Как мы изменяли ширину столбца в электронной таблице?

1)Вручную: установить курсор на правую границу столбца и , удерживая левую клавишу мыши, изменить ширину столбца;

2)Выделить столбец, пункт меню Формат à Ширина столбца, кнопка По ширине данных.

 

Закрепить новый материал.

 

Практика.

 

1)Открыть свою БД.

2)Добавить 2-3 новые записи, убедиться, что у поля Дата рождения есть Маска ввода.

3)Какой установлен формат поля Дата рождения?

4)Поменяйте маску ввода у поля дата рождения.

5)Измените ширину поля Имя вручную.

6)Измените ширину поля Домашний адрес через пункт меню Формат.

7)*Оформите таблицу пункт меню Формат.

 

Итак, подведем итог: какие приемы работы с таблицей в MS Access мы освоили. Для чего нужна маска ввода?

 

Оценки с комментариями.

 

Домашнее задание.

Конспект Темы3. Повторить основные определения предыдущих занятий.

 

Практическое занятие по Access (тема3).

1)Создайте базу данных

2)Измените маску ввода даты рождения краткий формат на средний

3)Измените ширину столбцов таблицы.