Главная
страница 1


Утвержден

приказом комитета культуры, туризма

и архивного дела Новгородской области

от 04.03.2008 № 142


Административный регламент

по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных справок (тематических, социального правового, имущественного, биографического и генеалогического характера) по заявлениям и запросам юридических и физических лиц, в том числе поступившим из-за рубежа»
1. Общие положения
1.1.Наименование государственной услуги
Выдача архивных справок (тематических, социального правового, имущественного, биографического и генеалогического характера) по заявлениям и запросам юридических и физических лиц, в том числе поступившим из-за рубежа.

1.2. Нормативное правовое регулирование предоставления государственной услуги

Предоставление государственной услуги «Выдача архивных справок (тематических, социального правового, имущественного, биографического и генеалогического характера) по заявлениям и запросам юридических и физических лиц, в том числе поступившим из-за рубежа», осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук". (Зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г. , № 9059);

Уставом Новгородской области;

областным законом от 11.05.2004 № 273-ОЗ «О порядке предоставления информации органами государственной власти Новгородской области»;

областным законом от 21.03. 2005 № 441-ОЗ « Об архивном деле в Новгородской области»;

постановлением Администрации Новгородской области от 07.07. 2006 № 320 «О мероприятиях по проведению административной реформы на территории области».

постановлением Администрации Новгородской области от 11.01.2008 № 6 «О комитете культуры, туризма и архивного дела Новгородской области».

1.3. Наименование органов и организаций, предоставляющих государственную услугу

Государственная услуга предоставляется уполномоченным органом исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела – комитетом культуры, туризма и архивного дела Новгородской области (далее комитет), а также подведомственными ему государственными областными учреждениями: «Государственный архив Новгородской области» (далее ГАНО), «Государственный архив новейшей истории Новгородской области» (далее – ГАНИНО).

В ходе предоставления государственной услуги комитет взаимодействует с Федеральным архивным агентством, управлением внутренних дел по Новгородской области, управлением Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Новгородской области, иными территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, органами исполнительной власти Новгородской области, уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органами местного самоуправления Новгородской области, Новгородским региональным отделением «Российского общества историков-архивистов».

2. Требования к порядку предоставления государственной услуги

2.1. Порядок информирования о государственной услуге

Конечным результатом предоставления государственной услуги является:

выдача архивной справки, архивной выписки, архивной копии (далее – архивная справка);

уведомление об отказе в выдаче архивной справки с указанием причин отказа.

Информация о месте нахождения, справочных телефонах, факсах, адресах электронной почты, графике работы комитета, архивного управления комитета и государственных областных архивных учреждений прилагается (приложение № 1), а также размещена на WEB-сайте Архивной службы Новгородской области: www.novarchiv.by.ru , и на информационных стендах в помещениях государственных областных архивных учреждений.

Для получения архивной справки физические и


юридические лица (далее – заявитель) лично или по
электронной почте представляют заявление, в котором заявитель обращается с просьбой выдать архивную справку.

Заявление заполняется разборчиво от руки или с помощью печатного устройства, на русском языке. Заявление должно содержать необходимые сведения о заявителе: фамилия, имя, отчество заявителя, адрес места жительства. В заявлении с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения.


При заполнении заявления не допускается использование сокращений слов. Заявление заверяется личной подписью заявителя с указанием даты. Образцы заявлений прилагаются (приложение № 2).

Юридические лица представляют запрос, оформленный на официальном бланке организации, содержащем сведения о наименовании организации и его юридическом адресе. Запрос заверяется подписью руководителя (заместителя руководителя) организации.

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

Для получения консультаций по процедуре предоставления архивной справки заявители обращаются лично или по телефону в приемную архивного управления комитета (телефон (88162) 77-22-59), приемную ГАНО (тел. (88162)77-36-81), приемную ГАНИНО (тел. (88162)77-37-30).

При ответах на телефонные звонки и устные обращения должностные лица, ответственные за прием заявлений и выдачу архивных справок, обязаны:

назвать свою фамилию, имя, отчество, занимаемую должность, наименование учреждения;

подробно и в вежливой форме информировать заявителя о порядке получения архивной справки.

Консультирование должно проводиться четко, понятно и предоставляться всем заинтересованным лицам бесплатно.

Прием заявителей осуществляется в служебных кабинетах ответственных за выдачу архивных справок: в приемной архивного управления комитета, в отделе использования документов и исполнения запросов ГАНО, отделе использования документов ГАНИНО. Помещения для приема снабжаются соответствующими табличками с указанием номера кабинета, названием подразделения, фамилий, имен, отчеств, должностей ответственных за выдачу архивных справок.

Рабочие места ответственных за выдачу архивных справок оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать исполнение государственной услуги. Ответственным за выдачу архивных справок выделяется бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для исполнения государственной услуги.

Для ожидания приема отводятся специальные помещения, оборудованные стульями или скамьями, столами (стойками) для возможности оформления заявлений. В зимнее время места ожидания приема оборудуются гардеробом. В местах ожидания приема на столах должна быть писчая бумага и канцелярские принадлежности (пишущие ручки) в количестве, достаточном для оформления заявлений. Ответственный за выдачу архивных справок обязан предложить заявителю воспользоваться стулом.

На информационных стендах, размещаемых в местах приема заявлений и выдачи архивных справок, содержится следующая информация:

график (режим) работы, номера телефонов архивного управления комитета, государственных областных архивных учреждений;

график приема по личным вопросам председателем комитета, начальником архивного управления комитета и директорами государственных областных архивных учреждений;

наименование государственной услуги;

порядок оказания государственной услуги ;

блок-схема, отражающая алгоритм прохождения административной процедуры (приложение № 3);

перечень необходимых для получения государственной услуги документов;

прейскуранты платных работ и услуг, оказываемых государственными областными архивными учреждениями, утвержденные приказами директоров этих учреждений;

образец заполнения заявлений получателей государственной услуги;

порядок обжалования решения, действия (бездействия) ответственных за выдачу архивной справки и должностных лиц комитета, архивного управления комитета и государственных областных архивных учреждений.
2.2. Условия и срок предоставления государственной услуги
Право на получение архивной справки предоставлено заявителям, представившим заявление лично, по почте или по электронной почте.

Архивные справки выдаются заявителю под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа, доверенным лицам – при предъявлении нотариально удостоверенной доверенности.

По запросам, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 дней с момента регистрации поступивших заявлений заявителю направляется письмо с предложением представить дополнительные данные.

Сроки предоставления государственной услуги:

письменные, в том числе поступившие на электронный адрес, обращения физических и юридических лиц рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации обращения. В случае необходимости предоставления заявителем дополнительных данных, о чем он письменно уведомляется в течение 5 дней с момента регистрации его заявления, директор государственного областного архивного учреждения вправе продлить исполнение запроса на 30 дней с момента уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных данных.

В исключительных случаях (ремонт помещений, иные форс-мажорные обстоятельства) председатель комитета, начальник архивного управления комитета, директор государственного областного архивного учреждения вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.

Прием граждан проводится в порядке очереди. Время ожидания в очереди при подаче заявлений и при получении архивных справок не должно превышать 20 минут. В целях более комфортного обслуживания заявителей государственное областное архивное учреждение может организовать предварительную запись заявителей на срок до 60 дней.

Продолжительность приема у ответственного за выдачу архивных справок (включая время для разъяснения порядка и условий получения документа, для проверки правильности оформления заявления, регистрации заявления, проверки правильности заполнения платежного документа, внесения сведений о заявителе в регистрационные журналы) - до 20 минут, при условии, что заявитель сообщает точные сведения.



2.3.Перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги

Основанием для отказа заявителю в предоставлении архивной справки являются:

отсутствие в заявлениях в форме письменных обращений, а также полученных по электронной почте, фамилии, имени, отчества, почтового адреса и/или электронного адреса (в случае поступления заявления по электронной почте) заявителя;

отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию;

отсутствие документа, подтверждающего оплату платной услуги.

Не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.



2.4. Другие положения, характеризующие требования к предоставлению государственной услуги

Выдача архивных справок осуществляется на бесплатной и на платной основе. Прейскуранты платных работ и услуг, оказываемых государственными областными архивными учреждениями утверждаются директорами этих учреждений и согласовываются руководством комитета.

Оплата за предоставление архивной справки производится путем наличного и безналичного расчета. Заявители производят оплату за выдачу архивной справки по квитанции в бухгалтерию соответствующего государственного областного архивного учреждения при получении архивной справки.

Оплата может производиться путем безналичного расчета через банки Российской Федерации.

Тематические запросы, поступившие от федерального органа государственной власти, органа государственной власти Новгородской области, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, рассматриваются в первоочередном порядке на безвозмездной основе.

3. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении государственной услуги

Выдача архивных справок включает в себя следующие административные процедуры:

- разъяснение заявителю порядка получения архивных справок;

- проверка правильности заполнения заявлений;

- прием и регистрация заявлений в журнале регистрации обращений граждан и юридических лиц;

- выявление сведений, указанных в заявлении, по архивным фондам и печатным изданиям;

- направление запросов на исполнение в организации по принадлежности (в случае необходимости);

- при оказании платной услуги – выписка квитанций об оплате;

- выдача архивной справки заявителю (при получении платной услуги – при предъявлении квитанции об оплате);

- подготовка и направление ответов заявителям;

-внесение необходимых отметок в журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц;

- подшивка документов в дело.

Основанием для начала предоставления государственной услуги является письменное или полученное по электронной почте обращение заявителя. В обращении должна быть указана форма получения информации: архивная справка, архивная выписка или архивная копия.

Заявителю разъясняется порядок получения архивной справки и предлагается заполнить бланк заявления, оказывается помощь при заполнении заявления.

Ответственный за выдачу архивных справок проверяет правильность заполнения заявления и полноту указанных в нем сведений.

На основании представленного заявления ответственный за выдачу архивных справок принимает решение о предоставлении или отказе в предоставлении архивной справки в соответствии с основаниями, установленными настоящим Регламентом. Заявитель информируется о принятом решении и о сроках выдачи архивной справки.

В случае отказа в предоставлении архивной справки разъясняются причины отказа. При личной явке заявителя причины отказа могут быть сообщены в устной форме.

В случае отказа в предоставлении архивной справки на поступившее заявление посредством почтовой или электронной связи ответственный за выдачу архивных справок оформляет уведомление об отказе в письменной форме и высылает его заявителю по почте. Срок выполнения действия – 1 день.

При необходимости заявитель информируется о порядке и размере оплаты за архивную справку. Ответственный за выдачу архивных справок проставляет на заявлении регистрационный штамп (входящий) и вносит в Журнал регистрации обращений граждан и юридических лиц. Порядковый номер записи соответствует регистрационному номеру заявления на штампе (входящий). В журнале также указываются: дата приема заявления, данные о заявителе, краткое содержание заявления.

Ответственный за выдачу архивных справок осуществляет поиск требуемых сведений по хранящимся в государственных учреждениях документам, относящимся к предмету запроса, используя при этом научно-справочный аппарат и базы данных.

По результатам поиска заявителям выдается архивная справка, архивная выписка или архивная копия.

Заверенная апостилем архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, выдается в случае личного обращения заявителя в архив при предъявлении квитанции об оплате государственной пошлины. При направлении справок и копий документов, заверенных апостилем, через Росархив государственная пошлина не взимается.

Ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, ответственный за выдачу архивных справок направляет в соответствующие организации копии запроса с просьбой о направлении ответа в адрес заявителя. Заявитель уведомляется о направлении его заявления в соответствующую организацию.

В случае, если запрос не может быть исполнен, ответственный за выдачу архивных справок направляет заявителю письмо с объяснением причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса, и т.д. При этом заявителю должны быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.

Рассмотрение запроса заявителя считается законченным, если по нему проведено выявление сведений по документам архивов и заявитель проинформирован о результатах рассмотрения.

Текущий контроль за совершением действий по выдаче архивных справок и принятием решений осуществляют: в комитете – заведующий канцелярией архивного управлении комитета, в ГАНО - заведующий отделом использования и исполнения запросов, в ГАНИНО - заведующий отделом использования документов.

Контроль за полнотой и качеством выданных архивных справок осуществляют в комитете – начальник (заместитель начальника) архивного управления комитета, в государственных областных архивных учреждениях - директора учреждений. Контроль включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав получателей государственной услуги, рассмотрение, принятие решений по обращениям получателей государственной услуги, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц и ответственных за выдачу архивных справок.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и Новгородской области.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы архивного управления комитета и государственных областных архивных учреждений) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

3.2. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе исполнения государственной услуги

Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) должностных лиц, ответственных за выдачу архивных справок в комитете и в государственных областных архивных учреждениях:

председателю комитета;

начальнику архивного управления комитета;

директору государственного областного архивного учреждения.

Принятое в результате рассмотрения обращения решение может быть обжаловано в судебном порядке.

Заявители имеют право обращаться непосредственно в судебные органы.

Обращение (жалоба) подается в письменной форме и должно содержать:

при подаче обращения физическим лицом – фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) физического лица, его место жительства или пребывания; при подаче обращения юридическим лицом – его наименование, адрес;

наименование органа, должности, фамилию, имя и отчество должностного лица (при наличии информации), действие (бездействие) или решение которого обжалуется;

обжалуемое действие (бездействие) или решение.

Дополнительно могут быть указаны:

обстоятельства, на основании которых автор обращения считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации или незаконно возложена какая-либо обязанность;

иные сведения, которые автор обращения считает необходимым сообщить.

К обращению должны быть приложены копии документов, подтверждающих изложенную в обращении информацию.

Обращение подписывается подавшим его заявителем.

По результатам рассмотрения обращения председателем комитета, начальником архивного управления комитета, директором государственного областного архивного учреждения принимается решение об удовлетворении либо об отказе в удовлетворении требований автора обращения.

Письменный ответ направляется заявителю не позднее 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

В случае если по обращению требуется провести проверку, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения обращения заявитель уведомляется письменно с указанием причин продления.

Если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, председатель комитета, начальник архивного управления комитета (заместитель начальника), директор государственного областного архивного учреждения вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.

Обращение не рассматривается при:

отсутствии в обращении сведений о заявителе (фамилии, имени, отчества (последнего – при наличии), почтового адреса, наименования учреждения и его юридического адреса);

отсутствии в обращении сведений об обжалуемом действии, бездействии, решении (в чем выразилось, кем принято);

отсутствии подписи автора обращения.








Приложение 1

к административному регламенту комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области по предоставлению государственной услуги




Информация

о месте нахождения, справочных телефонах, факсах, адресах электронной почты, режиме работы архивного управления комитета культуры, туризма и архивного дела Новгородской области, государственных областных архивных учреждений

Архивное управление комитета культуры, туризма и архивного дела области:

173001, г. Великий Новгород, ул. Новолучанская, д. 10.

Телефон: (8-8162) 77-22-59

Факс: (8-8162) 73-68-34

E-mail: arhupr@ mail. natm.ru

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв – 13-00 – 14-00, выходные – суббота, воскресенье.


Государственное областное учреждение «Государственный архив Новгородской области»:

173003, г. Великий Новгород, Духовская ул., д. 31.

Телефон/факс: (8-8162) 77-36-81

E-mail: giano@niac. ru

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв – 13-00-14-00, выходные – суббота, воскресенье. Прием заявлений с 9-00 до 12-00.
Государственное областное учреждение «Государственный архив новейшей истории Новгородской области»:

173007, г. Великий Новгород, ул. Десятинная, д. 6,

Телефон/факс: (8-8162) 77-37-79

E-mail: roia@mail.natm.ru

Режим работы: с 8-30 до 17-30, обеденный перерыв – 13-00 – 14-00, выходные – суббота, воскресенье. Прием заявлений с 9-00 до 12-00.
.





Приложение 2

к Административному регламенту комитета

культуры, туризма и архивного дела области по предоставлению государственной услуги




ОБРАЗЕЦ

заполнения заявления физическим лицом
Директору Государственного архива Новгородской области А.Э. Дубоносовой

Иванова Павла Александровича,

проживающего по адресу: ул. Народная,

д. 1, кв. 1, г.Великий Новгород, 173007,

тел. 45-18-12
Заявление

Прошу выдать архивную справку, подтверждающую дату рождения моего отца Александра Семеновича, который родился в д. Иванково Крестецкого уезда в 1905 г., был крещен в церкви с. Усть-Волма.


Его родители: отец Семен Григорьевич Иванов, мать Галина Николаевна Иванова.
07.07.2004 П.А. Иванов

Приложение 2.1.

к Административному регламенту комитета

культуры, туризма и архивного дела области

по предоставлению государственной услуги

ОБРАЗЕЦ

Директору Государственного архива

новейшей истории Новгородской области

Т.М. Ворониной

Иванова Петра Ивановича,

проживающего по адресу: г. Великий

Новгород, пр. Мира, д. 22, корп. 3,

кв. 120, тел. 66-65-64



Заявление
Прошу выдать архивную справку об организационно-правовой форме Производственного объединения «Пульс» в 1989-1992 гг. и его преобразованиях в 1992-1998 гг. Сведения необходимы для представления в судебные органы.

07.08.2007 П.И. Иванов

Приложение 2.2.

к Административному регламенту комитета

культуры, туризма и архивного дела области

по предоставлению государственной услуги

ОБРАЗЕЦ
Директору Государственного архива

Новгородской области А.Э. Дубоносовой

Петровой Марии Алексеевны,

проживающей по адресу: ул. Псковская, д.1, кв. 300, г. Великий Новгород, 173015

тел. 54-55-56


Заявление
Прошу выдать архивную справку о моей трудовой деятельности в Производственном объединении «Волна» за период 11.05.1975 – 12.11. 1985 гг. и размере заработной платы для предоставления в органы Пенсионного фонда Российской Федерации.



      1. М.А. Петрова

Приложение 2.3.

к административному регламенту комитета

культуры, туризма и архивного дела области

по предоставлению государственной услуги

ОБРАЗЕЦ


Бланк организации Директору Государственного

архива Новгородской области

А.Э. Дубоносовой
О подготовке справки

Просим подготовить справку об истории создания Нервинского леспромхоза, расположенного на территории Хвойнинского района Новгородской области. Сведения необходимы для подготовки юбилейных мероприятий организации.

Оплату гарантируем.


Директор И.П. Иванов

Приложение № 3

к административному регламенту комитета

культуры, туризма и архивного дела области

по предоставлению государственной услуги
БЛОК-СХЕМА,

отражающая алгоритм прохождения административной процедуры по

предоставлению государственной услуги



Поступление заявления (запроса) от

юридического или физического лица






Рассмотрение заявления (запроса) и принятие по нему решения








Исполнение заявления (запроса)




Оформление архивной справки (копии, выписки)

Оформление отрицательного ответа заявителю

Архивная справка (копия, выписка) подписывается руководителем и специалистом

Отрицательный ответ подписывается руководителем и специалистом

Направление (выдача)

заявителю архивной справки (копии, выписки)



Направление (выдача) заявителю отрицательного ответа




Смотрите также:
Административный регламент по предоставлению государственной услуги «Выдача архивных справок
191.54kb.
1 стр.
Выдача архивных справок, копий документов и выписок из архивных документов
87.42kb.
1 стр.
Регламент по предоставлению Государственной услуги государственным бюджетным учреждением здравоохранения «Краевая станция переливания крови»
125.83kb.
1 стр.
Административный регламент Министерства социальной защиты населения и труда Республики Марий Эл по предоставлению государственной услуги
556.7kb.
3 стр.
Регламент по предоставлению государственной услуги по включению в списки лиц, претендующих на присвоение звания «Ветеран труда»
526.99kb.
4 стр.
Административный регламент предоставления государственной услуги по выдаче удостоверения о праве на льготы бывшим несовершеннолетним узникам концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания
674.13kb.
4 стр.
Регламент по предоставлению государственной услуги по организации исполнения запросов граждан РФ в Архивный отдел администрации Липецкого муниципального района
19.8kb.
1 стр.
Постановления акимата области
121.62kb.
1 стр.
Утвержден приказом Министерства здравоохранения и социального развития Пензенской области от № Административный регламент предоставления государственной услуги
545.64kb.
3 стр.
Административный регламент Министерства здравоохранения Республики Адыгея по предоставлению государственной услуги по лицензированию деятельности по обороту наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров
1246.62kb.
5 стр.
Административный регламент Министерства социальной защиты населения Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги «Назначение и выплата ежемесячной доплаты к пенсии лицам
809.88kb.
6 стр.
Административный регламент Комитета по физической культуре и спорту Мурманской области «Назначение дополнительного материального обеспечения лицам, имеющим особые заслуги перед Российской Федерацией в сфере физической культуры и спорта»
321.15kb.
1 стр.