Главная
страница 1

Правовое регулирование оформления служебных и докладных записок

Оглавление


Правовое регулирование оформления служебных и докладных записок 1

Составление докладных и служебных записок 2

Правовое регулирование оформления служебных и докладных записок 2

Оформление докладных и служебных записок 3

Когда, как и зачем нужно составлять записки: докладные, служебные 5

Докладная записка 5

Классификация докладных записок 7

Служебная записка 9

Приложение. 10




Составление докладных и служебных записок

Служебные и докладные записки относятся к внутренним документам организации и являются отнюдь не редкостью, при этом достаточно часто запрашиваются контролирующими органами в случае проведения проверок. Вместе с тем у работников кадровых служб, а также руководителей подразделений, как правило, возникают вопросы о порядке составления и оформления этих документов. Рассмотрим в настоящей статье имеющиеся по данному вопросу нормы, а также обобщим арбитражную практику.



Правовое регулирование оформления служебных и докладных записок

Единого нормативного правового акта, определяющего термин, а также регламентирующего порядок составления и оформления служебных и докладных записок, в настоящее время не существует. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом, ВНИИДАД в 1974 году, предложены следующие определения указанных терминов:

- докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя;

- служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299 (ред. от 08.06.2009, далее - ОКУД), содержится упоминание о докладной записке лишь в связи с нарушением трудовой дисциплины (код унифицированной формы N 0286041). Ее составляет, как правило, руководитель подразделения с целью информирования руководителя организации о какой-либо ситуации и побуждения к принятию какого-либо решения.

Но докладные записки составляются не только в случае нарушения трудовой дисциплины. Они могут использоваться для уведомления работодателя о ходе или результатах работы, о необходимости предоставления дополнительного финансирования, трудовых ресурсов или материалов и т.д. То есть докладные записки обеспечивают вертикальную связь между уровнями должностной иерархии и подаются нижестоящими должностными лицами вышестоящим. Такие записки могут действовать внутри организации либо направляться в вышестоящие органы.

Относительно служебной записки можно сказать следующее: в ОКУД упоминание о таком документе отсутствует, однако во многих нормативных правовых актах, регламентирующих деятельность государственных служащих, он упоминается наравне с докладной запиской. Поскольку специальных требований к ее оформлению не установлено, рекомендуем оформлять ее так же, как и докладную, с той лишь разницей, что в качестве адресата будет указано должностное лицо того же уровня управления (переписка идет между подразделениями). Наиболее часто в служебных записках содержатся вопросы, просьбы, предложения материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

Необходимо сказать и о сроках хранения документов данного вида. Согласно п. 408 и 413 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003), служебные и докладные записки хранятся один год. После этого они могут быть уничтожены в установленном законом порядке.


Оформление докладных и служебных записок

Для оформления докладной или служебной записки существуют правила, изложенные в ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003). Первое, на что следует обратить внимание, - документы изготавливаются на бланках. Требования к бланкам документов установлены в разд. 4 ГОСТ Р 6.30-2003. В частности, указано, что стандартными форматами бланков документов являются А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Для изготовления бланков используется белая бумага или бумага светлых тонов. Каждый лист документа должен иметь поля не менее 10 мм правое и не менее 20 мм левое, верхнее и нижнее.

Кроме этого, обратим внимание на состав реквизитов и правила их размещения на листе бумаги. Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, перечислен в разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Наиболее важными и используемыми из них применительно к оформлению служебных и докладных записок являются:

- наименование структурного подразделения;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер;

- заголовок к тексту;

- текст;

- адресат;

- подпись составителя (с указанием должности);

- визы согласования документа;

- резолюция.

Если составляется внутренняя докладная (служебная) записка, в верхнем левом углу указывается наименование структурного подразделения - автора документа. Наименование вида документа необходимо писать прописными буквами (докладная записка) и располагать по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа - угловой или продольный) через два межстрочных интервала.

Дата и индекс записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например, 2 февраля 2006 года.

Регистрационный номер на внутренней докладной (служебной) записке в зависимости от порядка, принятого в организации, может проставляться по месту составления или по месту получения.

Как правило, докладная и служебная записки имеют заголовок, который кратко раскрывает содержание документа.

Текст докладных и служебных записок излагают от первого лица единственного числа ("предлагаю", "прошу"). В резолюции сведения указываются в том же порядке (например, "приказываю").

В тексте докладной (служебной) записки выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Если в тексте записки необходимо изложить анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, это указывается после первого абзаца, и только в третьем делаются выводы и подаются предложения о конкретных действиях. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Кроме того, информация в докладной и служебной записках может быть представлена в табличном варианте. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф. Об этом сказано в п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

После рассмотрения записки заинтересованными лицами на ней проставляются визы согласования, включающие в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

При наличии замечаний они излагаются на отдельном листе, который подписывают и прилагают к документу.

После принятия решения на документе ставится резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).



Когда, как и зачем нужно составлять записки: докладные, служебные

Иногда работники сталкиваются с необходимостью составления разного рода записок: докладных, служебных, объяснительных, аналитических, пояснительных. Во многих ситуациях эти информационно-справочные документы могут быть очень полезны, но написать их не так просто. К тому же далеко не все понимают, в чем разница между разными видами этих документов, а также когда, как и почему нужно составлять ту или иную записку. Ответы на данные вопросы содержатся в данной статье.



Докладная записка

Понятие "докладная записка" как самостоятельное определение законодательными актами не установлено. Согласно определениям, данным в толковых словарях, докладная записка - это:

- письменное сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству (Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона, 1907-1909);

- документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь, под редакцией А.Н. Азрилияна, Институт новой экономики, 1999);

- документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов. Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, Москва, 1974). Таким образом, докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, как правило, вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения, либо иному вышестоящему или линейному руководителю, и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, то есть они направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу (например, от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации, от дочерней компании в материнскую и т.д.).

Докладные записки (фиксирующие или предупреждающие о наступлении событий, перечисленных в ч. 2 и ч. 3 ст. 72.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) служат основанием для документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299, этот документ упоминается только один раз как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), который относится к классу 0286000 "Документация по оформлению дисциплинарных взысканий".

А вот в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000, докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов.

На основании вышеприведенного можно сделать вывод, что докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.), по административно-хозяйственным вопросам и т.д.

Существует следующая классификация докладных записок:


Классификация докладных записок





Докладные записки

По инициатору

По содержанию и назначению

По адресату

инициативные

по требованию

информационные

отчетные

внутренние

внешние

Инициатором записки является автор, ее цель - привлечь внимание адресата к какой-либо проблеме и побудить его принять предложение, изложенное в тексте автором

Записка составляется по устному или письменному требованию руководства

Содержат информацию о ходе выполнения каких-либо проектов, работ, составляются с определенной периодичностью (например, записка о состоянии работы по обучению и повышению квалификации персонала)

Сообщают о ходе состояния и выполнения проектов, заданий, планов, указаний, поручений, работ, и т.д., составляются с определенной периодичностью

Направляются внутри организации: руководителю структурного подразделения организации или руководителю организации

Направляются за пределы организации (из дочерней компании в материнскую; из подведомственного учреждения в вышестоящую организацию)

В зависимости от содержания докладной записки ее автор может изложить в ней выводы, предложения или ограничиться простым изложением фактов. Исходя из этого структура докладной записки может состоять из следующих смысловых разделов:

- I раздел - изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для написания этого документа (констатирующий раздел);

- II раздел - анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы (анализирующий раздел). Данный раздел является рекомендательным: он может присутствовать или отсутствовать в этом документе (в зависимости от каждой конкретной ситуации);

- III раздел - описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению автора записки, необходимо предпринять (резюмирующий раздел).

Проще говоря, в первых строках докладной записки надо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Текст докладной записки излагается от первого лица единственного числа.

Не создавайте "вступительных речей": никаких "Уважаемый Иван Иванович!", "Довожу до Вашего сведения", "Обращаюсь к Вам, потому что..." и т.д. Гораздо лучше начать: "По Вашему поручению мною проведена...", "Во исполнение приказа...", "В соответствии с планом..." и т.д.

Избавляйте текст от слов-паразитов, они производят не самое приятное впечатление и говорят о бедном словарном запасе автора записки.

Не рекомендуем заканчивать текст докладной записки словами "Вносится на Ваше рассмотрение", "Докладывается для принятия решения" и т.д. В конце текста докладной записки лучше четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: "Считаю... (необходимым, целесообразным и т.д.)", "Предлагаю...", "Прошу... (выделить, направить и т.д.".

Краткость - сестра таланта. Не забывайте об этом, когда составляете текст докладной записки. Учитывая занятость адресата, он пробегает первую страницу глазами и либо принимает решение, либо навсегда забывает про записку, на вторую страницу у него, как правило, времени нет.

Внутренняя докладная записка. Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм), но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.


Обратите внимание! Положения этого документа носят рекомендательный характер (абз. 4 п. 1 ГОСТ Р 6.30-2003, Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании").
К таким реквизитам применительно к внутренней докладной записке относятся:

- наименование структурного подразделения - автора записки;

- наименование вида документа - докладная записка;

- дата документа - дата подписания докладной записки;

- регистрационный (исходящий) номер документа;

- адресат (должностное лицо, к которому обращаются);

- заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает краткое содержание докладной записки. В нем не рекомендуется использовать глагольные конструкции. Заголовок к тексту оформляется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и начинается предлогом "О" или "Об";

- текст документа. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании;

- отметка о наличии приложения (если оно есть). Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров;

- подпись составителя. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего записку; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении докладной записки можно пользоваться как угловым, так и продольным расположением реквизитов заголовочной части.

Внешняя докладная записка. Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации. Составление и оформление внешней докладной записки по структуре и расположению реквизитов аналогично оформлению внутренней докладной записки. При этом полное или сокращенное наименование организации-адресата используется согласно уставу такой организации. Наименование организации-автора также должно соответствовать ее наименованию в учредительных документах. Подписывает такую записку руководитель организации. Документ подлежит регистрации.

Служебная записка

Основное различие служебной записки от докладной состоит в том, что докладная записка обеспечивает связь объектов управления на вертикальном уровне управления (от нижестоящего должностного лица к вышестоящему должностному лицу), а служебная записка - на горизонтальном, то есть между руководителями или работниками одного уровня по вопросам, входящим в их компетенцию.

Самого понятия "служебная записка" нет ни в одном нормативном документе.

Приложение.


Примеры докладных и служебных записок.
Директору ИМЭИ

проф. Ю.Д. Королькову

декана физического факультета

Ю.В. Аграфонова



Служебная записка
В связи с проведением тестирования прошу 20 октября 2011 года предоставить компьютерный класс 123а.
_________________

(Дата, подпись)

Ректору ИГУ

проф. А.И. Смирнову

директора ИМЭИ

Ю.Д. Королькова



Докладная записка
За активное участие в научно-исследовательских работах по направлению «Современные технологии обучения» прошу премировать из стипендиального фонда ИГУ в размере стипендии следующих студентов:

  1. Гошева Владимира Андреевича, группа 2351

  2. Осипова Матвея Сергеевича, группа 2551

_________________



(Дата, подпись)


Смотрите также:
Правовое регулирование оформления служебных и докладных записок
146.33kb.
1 стр.
По курсу правовое и этическое регулирование рекламной деятельности
153.81kb.
1 стр.
Семинар «Правовое регулирование и саморегулирование в мультимедийных parcipatory media»
124.68kb.
1 стр.
Перечень вопросов к зачету по курсу «Правовое регулирование социальной сферы» игс
96.69kb.
1 стр.
Инструкция по организации работы государственных аттестационных комиссий для секретарей гак
56.5kb.
1 стр.
Реферат по дисциплине "Избирательное право" тема: Информационное обеспечение выборов. Правовое регулирование предвыборной агитации в РФ
222.77kb.
1 стр.
Организация и правовое регулирование деятельности суда присяжных в Симбирской губернии /вторая половина Х1Х начало ХХ вв./: Историко-правовое исследование
290.03kb.
1 стр.
Правовое регулирование кадастрового учета земель
277.72kb.
1 стр.
Правовое регулирование комплектования пограничных органов и пограничных войск федеральной службы безопасности военнослужащими на контрактной основе
2482.86kb.
16 стр.
Правовое регулирование гражданского оборота лесных участков
260.85kb.
1 стр.
1. правовое регулирование авиаперевозок и организация структуры транспортного производства 3
144.89kb.
1 стр.
Международно-правовое регулирование военного и враждебного воздействия на природную среду
140.57kb.
1 стр.