ОТЧЕТ

о работе общего отдела администрации города за 2011 год
Общий отдел администрации города Георгиевска осуществляет деятельность по организации делопроизводства и документационного обеспечения в аппарате администрации города, кадровую работу, а также работу с обращениями граждан.

Основными направлениями общего отдела являются:

Осуществление организационного и документационно - технического обеспечения деятельности Главы города и заместителей главы администрации города;

организация и ведение делопроизводства в аппарате администрации города, в том числе, кадрового;

организация работы с письменными и устными обращениями граждан;

контроль за соблюдением сроков исполнения документов;

обеспечение типографской продукцией, почтовыми конвертами и канцелярскими товарами структурных подразделений администрации города;

оказание методической помощи работникам структурных подразделений администрации города в вопросах работы с документами.

В соответствии с данными направлениями общим отделом осуществляется документационное обеспечение деятельности Главы города и заместителей главы администрации города: прием, обработка входящих и исходящих документов, передача после подписания в структурные подразделения администрации города или адресатам.

Регистрация входящих и исходящих документов осуществлялась в программе «Делопроизводство», использование которой в повседневной деятельности повысило эффективность работы с документами, а это: создание информационной базы документов, по которой осуществлялся быстрый поиск документов по запросам юридических и физических лиц, контроль за исполнением документов, изготовление отчетных форм. То есть, дало возможность более организованно работать с документами.

В 2011 году в программу внесено 7504 входящих документа и 4290 исходящих. На контроль было поставлено 863 входящих документа. Только из Георгиевской межрайонной прокуратуры поступило 157 запросов о предоставлении информации (требований прокурора - 26, протестов – 3, представлений - 16), из краевых органов власти – 654 документа (протокольные поручения, запросы, требования и т.д.).

Помимо этого, в картотеке общего отдела находятся на контроле документы из краевых органов власти многократного срока исполнения (ежегодные, ежеквартальные, ежемесячные), на каждой карточке отмечалась дата исполнения и номер исходящего документа.

Несмотря на проводимый предупредительный контроль, имели место незначительные нарушения сроков исполнения документов структурными подразделениями (1-2 дня), грубое нарушение срока допустил 1 муниципальный служащий, к которому применено дисциплинарное взыскание за несвоевременное предоставление информации в Правительство края.

Система электронного документооборота (СЭДД) предназначена для организации межведомственного и межуровневого электронного взаимодействия между органами власти и служит для передачи данных (документов, писем и т.д.) по защищённым каналам связи. Сервис обмена данными обрабатываются на сервере комитета по информационным технологиям и связи (г.Ставрополь), данные поступают в региональную СМЭВ и далее могут быть переданы в федеральную СМЭВ. Данная технология позволит перейти на безбумажную технологию работы с документами, путём прикрепления электронных копий документов (в текстовом, графическом, аудио и видео-форматах), что позволит ускорить обработку запросов и автоматизировать этот процесс. На данный момент будет установлено одно автоматизированное рабочее место в общий отдел администрации города бесплатно. При наличии локально-вычислительной сети в здании администрации количество рабочих мест и участников электронного документооборота для работы с системой может быть увеличено.

Осуществлялись прием-передача документов в электронном виде напрямую с Правительством края по системе «ГАС-Выборы». За 2011 год получено по электронной почте 449 файлов, отправлено - 67.

Отделом выдано 62 справки гражданам города: о составе семьи, рождении матерью ребенка-инвалида, многодетной матери о рождении детей для получения ими социальных выплат.

Структурные подразделения обеспечивались бланочной продукций и журналами учета, изготовленные Георгиевской типографией, канцелярскими принадлежностями и конвертами.

Проведена учеба руководителей структурных подразделений по вопросам делопроизводства, в ходе которой давались рекомендации по работе с документами, их составлением, оформлением, организации контроля за их исполнением. Особое внимание уделялось оформлению информаций на протокольные поручения Губернатора края, организационно – распорядительной документации, обращений граждан.

Осуществлялось методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, оказывалась практическая помощь работникам администрации города в вопросах работы с документами. Однако нарушения при оформлении документов продолжают иметь место, это связано с поступлением на муниципальную службу новых работников.

Проведено 2 заседания экспертной комиссии при администрации города, на которых согласованы проекты сводной номенклатуры дел администрации города, описи дел постоянного хранения по личному составу администрации города за 2004-2006 годы и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. В архивный отдел сданы 163 дела за 2004-2006 годы.

Уделялось внимание и работе по профилактике коррупционных правонарушений в аппарате администрации города. Осуществлялся ежеквартальный мониторинг деятельности комиссии по соблюдению требований к служебному поведению муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов на муниципальной службе в администрации города Геор­гиевска, результаты которого свидетельствуют о значительной активизации деятельности комиссии и повышении ее результативности. За 2011 год проведено 5 заседаний комиссии. Среди муниципальных служащих совместно с управляющей делами проведена учеба по антикоррупционной тематике, посвященная ответственности муниципальных служащих за совершение коррупционных правонарушений. Проведена разъяснительная работа с муниципальными служащими в целях выявления условий, способствующих возникновению конфликта интересов на муниципальной службе. Информация, посвя­щённая деятельности комиссии систематически размещалась на официальном сайте города Георгиевска, в газете «Георгиевская округа» и на информационном стенде в помещении администрации города для сведения граж­дан, муниципальных служащих, организаций. О состоянии работы по противодействию коррупции в администрации города ежеквартально информировалось Управление кадров, государственной, муниципальной службы и наград аппарата Правительства края.

Проводилась и определенная работа для обеспечения поступления, увольнения и прохождения муниципальной службы муниципальными служащими и другими категориями работников аппарата администрации:

подготовлено 407 проектов распоряжений администрации города по кадровым вопросам;

подготовлены и оформлены документы по проведению 7 конкурсов на замещение вакантных должностей муниципальной службы;

проведён сбор сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципальных служащих, сводная информация размещена на сайте администрации;

составлен график отпусков работников аппарата администрации на 2012 год;

подготовлены сведения по военнообязанным работникам аппарата администрации в Георгиевский ОВК;

проведён обмен медицинских полисов работников аппарата администрации;

ежемесячно обновляется и передается информация на всех штатных работников администрации города Георгиевска в соответствии с программным комплексом «Кадры государственной и муниципальной службы».

Обеспечена работа с письменными и устными обращениями граждан, поступившими в администрацию города. В 2011 году сменилось 3 специалиста по работе с обращениями граждан. Одним из специалистов был допущен ряд нарушений в данной работе, что послужило направлению в адрес Главы города представления Георгиевского межрайонного прокуратура. За ненадлежащее исполнение должностных обязанностей работник привлечен к дисциплинарной ответственности.

В 2011 году в администрацию города поступило 2435 письменных и устных обращений граждан, из них 1139 – письменных, что на 4 процента больше в сравнении с 2010 годом. Все поступившие обращения зарегистрированы в программе «Система учета писем и обращений граждан» и доложены руководству. Средний срок рассмотрения обращений в 2011 году составил 19 дней. По вопросам жилищно-коммунального хозяйства поступило 655 обращений, по вопросам строительства и архитектуры – 130, по социальному обеспечению – 67, по торговле – 38, по образованию – 28. По социальному положению большая часть обращений поступила от пенсионеров. Получено 278 коллективных обращений.

Информация о порядке приема обращений размещена на официальном сайте администрации города в Интернете. В 2011 году в Интернет-приемную обратилось 52 гражданина.

На телефон доверия Главы города поступило 81 обращение. Все обратившиеся граждане проинформированы по интересующим их вопросам и им даны соответствующие рекомендации. Средний срок рассмотрения составил 16 дней.

Специалист общего отдела оказывает помощь заявителям в отправке обращений через терминал «Электронной приемной Президента Российской Федерации», установленного в здании администрации города.

Проводилась работа по организации приемов граждан по личным вопросам руководством аппарата администрации города согласно установленному графику, осуществлялась предварительная запись на прием. Так, в 2011 году принято 1197 граждан по личным вопросам, в т.ч. Главой города принято 616 граждан, заместителями главы администрации города - 581 гражданин.

Ежемесячно проводился анализ работы с обращениями граждан с оформлением аналитической справки на имя Главы города, ежеквартально проводился анализ заявлений граждан, поступивших на имя Президента Российской Федерации с подробным анализом вопросов, с которыми обращаются к Президенту страны и как они разрешаются на местном уровне.

В целях совершенствования работы с обращениями граждан в администрации города принимались нормативные документы, направленные на улучшение работы в данном направлении. В феврале 2011 года был разработан План мероприятий по повышению эффективности работы с обращениями граждан, защите их политических, экономических прав и законных интересов, согласно которому руководители структурных подразделений администрации города, муниципальных учреждений и предприятий города предоставляли информацию о его выполнении.

Вопрос о работе с обращениями граждан рассматривался на учебе с руководителями структурных подразделений администрации города.

Специалистами отдела осуществлялось техническое обеспечение деятельности Главы города и заместителей главы администрации города, подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководством, прием-передача телефонограмм, факсограмм, рассылка постановлений и распоряжений администрации города и других документов, оформление табеля учета рабочего времени работников аппарата администрации города, командировочных документов руководителям и работникам структурных подразделений администрации города. Также проводилась работа по оформлению и выпуску постановлений и распоряжений администрации города Георгиевска, в соответствии со стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации, набору писем, информаций, отчетов, протокольных поручений для работников структурных подразделений администрации города. За 2011 год выпущено 1723 постановления и 834 распоряжения. Оформлялись в дела постановления и распоряжения администрации города в целях сдачи в архив.

Успешно прошли аттестацию 2 работника отдела.

В целях повышения профессионального уровня работников общего отдела считаю неоходимым решение вопроса по повышению квалификации работников отдела в области кадрового делопроизводства и по работе с обращениями граждан.

Общий отдел продолжит свою работу в 2012 году, выполняя первостепенные задачи, направленные на:

качественное осуществление организационного и технического обеспечения деятельности Главы города и заместителей главы администрации города;

осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения документов и обращений граждан;

оказание максимальной помощи посетителям и сотрудникам администрации города в разрешении проблемных вопросов;

внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»;

качественную подготовку организационно – распорядительной документации.

Заведующая общим отделом

администрации города Е.Г.Киселева