Документированная процедура


МОНИТОРИНГ, ИЗМЕРЕНИЕ И АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ

СМК-ДП-8.2.3-01



СОДЕРЖАНИЕ ДОКУМЕНТА

Номер раздела	Наименование раздела	Страница
1	Назначение	3
2	Область применения	3
3	Нормативные ссылки	3
4	Термины, обозначения, сокращения	3
5	Менеджмент процесса
5.1	Общие положения	5
5.2	Информационная карта процесса	8
5.3	Блок-схема процесса	10
5.4	Описание процесса	11
6	Перечень форм и записей	14
7	Приложения:
7.1	Форма «Справки по оценке результативности процесса»	15
7.2	Форма «Справки-отчета о результативности процессов СМК»	16
7.3	Форма «Предложения по улучшению СМК КемГСХИ»	17
8	Лист согласования	18
9	Лист регистрации изменений, дополнений и ревизий документа	19

1.Назначение

1.1 Настоящий документированная процедура устанавливает единый порядок планирования и проведения мониторинга и измерений, выполняемых в рамках основных процессов (образовательный, научно-исследовательский) и вспомогательных с целью получения объективной и достоверной информации, дальнейшей ее обработки и анализа способности процессов СМК достигать запланированных результатов.

1.2 Данная процедура соответствует выполнению требований ГОСТ ISO 9001-2011 «Системы менеджмента качества. Требования» (п. 8.2.3).

2.Область применения

Данный документ распространяется на все структурные подразделения Кемеровского государственного сельскохозяйственного института, входящих в систему менеджмента качества.

3.Нормативные ссылки

• 
  ГОСТ ISO 9001-2011 Системы менеджмента качества. Требования;
  
• 
  ГОСТ ISO 9000-2011 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;
  
• 
  СМК-ДП-8.2.2-01 Внутренний аудит СМК вуза»;
  
• 
  СМК-ДП-8.5-01 «Планы и программы совершенствования СМК вуза»;
  
• 
  СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия»;
  
• 
  СМК-ДП-4.2.3-01 «Управление документацией СМК вуза»;
  
• 
  СМК-ДП-4.2.4-01 «Управление записями»;
  
• 
  СМК-ДП-5.6-01 «Анализ СМК со стороны руководства»;
  
• 
  СМК-П-5.4.2-01 «О Совете по качеству».
  

4.Термины. Определения. Сокращения

1. Термины, определения по ГОСТ ISO 9000-2011:

Анализ – деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности и результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей.

Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса;

Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы;

Процесс измерения – совокупность операций, проводимых с целью определения значения величины.

Результативность – степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству;

Цели в области качества – тo, чего добиваются или к чему стремятся в области качества;

Эффективность – связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами;

Термины, определения, принятые в КемГСХИ:

Методы анализа – способы и методы сбора и обработки информации, необходимой для анализа деятельности предприятия (статистический, социологический, системный, ретроспективный и пр.).

Методы измерения параметров процесса – методы, используемые для мониторинга и контроля, а также последующего оценивания состояния процесса. Для измерения и оценивания процесса могут быть использованы инструментальные, расчетные, экспертные, сравнительные и социологические методы.

Мониторинг – процесс систематического / непрерывного сбора / отслеживания информации, включающий совокупность запланированных действий, методов и средств контроля состояния ресурсов, процессов и их результатов.

2. Сокращения

ГОСТ Р ИСО – национальный стандарт по системе менеджмента качества;

ГУК – группа управления качеством;

ДИ – должностная инструкция;

ДП – документированная процедура;

КемГСХИ – Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт;

ПРК – представитель руководства по качеству;

ППС – профессорско-преподавательский состав;

СК – совет по качеству;

СМК – система менеджмента качества;

СП – структурное подразделение;

УК – уполномоченный по качеству;

Ф – форма;

рук. – руководитель;

зав. – заведующий.

5.Менеджмент процесса

1. Общие положения

5.1.1 Целью процесса мониторинга, измерения и анализа процессов является получение объективных, достоверных данных о текущем состоянии и результативности процессов, результат анализа которых позволяет осуществлять корректирующие, предупреждающие действия, а также действия, направленные на улучшение процессов и системы менеджмента качества вуза в целом.

5.1.2 Результативность является предметом мониторинга, измерения и анализа процессов СМК и средством улучшений функционирования СМК КемГСХИ.

5.1.3 Мониторинг процессов осуществляется при повседневном осуществлении основной деятельности владельцем процесса (разработчиком документа), руководителями и специалистами – участниками процесса во выполнения процесса, ревизии документов и записей, при проведении совещаний, при рассмотрении жалоб и замечаний внутренних и внешних заинтересованных сторон и оценке их удовлетворенности, других действиях.

5.1.4 Оценку результативности осуществляют владельцы процессов (разработчики документов) СМК. Периодичность оценки (пересмотра) результативности определяется владельцем процесса (разработчиком документа) (указывается в п. 5.2 Информационной карте процесса каждой документированной процедуры).

5.1.5 Входными данными для расчета результативности процесса являются результаты мониторинга, измерения и анализа показателей оценки процессов. Оценка результативности процессов осуществляется по показателям оценки процессов, определенных в информационных картах процессов (п. 5.2) документированной процедуры по соответствующему процессу.

5.1.6 Каждый из показателей оценки результативности процесса характеризуется:

- плановым значением показателя процесса (целевое значение показателя на планируемый период) – П;

- фактическим значением показателя процесса – Ф.

5.1.7 Плановый результат показателя оценки процесса (П) устанавливается владельцем процесса (разработчиком документа).

5.1.8 В случае если фактическое значение показателя (Ф) стабильно больше планового значения показателя (П), это говорит о том, что процесс обеспечивает получение результатов по показателю лучше плановых, и является основанием для пересмотра значения показателя П, установления более высоких требований.

5.1.9 Расчет результативности показателей процесса (Р _{i-показателя}) следующим образом:

Р i-показателя =	Фактическое значение показателя (П)
	Плановый результат показателя оценки процесса (П)

i – 1, …….. – n

Если значение Р _{i-показателя} больше 1, то для дальнейших расчетов необходимо принимать 1.

5.1.10 Результативность процесса (Р _{процесса}) определяется как отношение суммы результативностей по каждому из заданных для процесса показателей к общему количеству показателей:

Р процесса =	Суммарное значение показателей результативности по процессу (Р nпоказателей)
	Количество показателей по процессу

5.1.11 Требования настоящей методики не распространяются на процессы, в которых приведены самостоятельные методики расчета результативности.

5.1.10 Результаты оценки результативности процессов используются при анализе СМК со стороны руководства. Сведения о результативности СМК вуза являются входными данными для анализа СМК со стороны руководства (СМК-ДП-5.6-01 «Анализ СМК со стороны руководства»).

5.1.11 Расчет результативности СМК по результатам оценки результативности всех процессов осуществляет руководитель группы управления качеством, полученные результаты докладываются ПРК.

5.1.12 Результативность функционирования СМК (Р _СМК) определяется среднеарифметическим значением показателей результативности процессов:

Р СМК=	Суммарное значение показателей результативности по процессам (Р nпроцессов)
	Количество процессов

5.1.13 После определения результативности процесса, владелец процесса (разработчик документа) проводят ее оценку по шкале зрелости процессов:
Таблица 1 «Шкала зрелости процессов»

Обозначение степени достижения	Характеристика степени достижения	Описание характеристики
Н	Не достигнут	0-15% – доказательство того, что данный показатель принадлежит процессу явно недостаточно. Свидетельствует о неспособности процесса обеспечить достижение установленных требований, необходимости пересмотра условий выполнения процесса, требований к ресурсам (т. е. областью корректирующих действий являются вопросы организации функционирования процесса, обеспеченности его ресурсами, планирования операций по процессу).
Ч	Частично достигнут	16-50% – хотя процесс обеспечивает получение результатов соответствующих установленным требованиям, но находится в критической зоне. Свидетельствует о необходимости корректирующих действий (т.е. областью корректирующих действий является выявление «узких» мест в процессе, нестабильных условий функционирования процесса, выявление и устранение отклоняющих воздействий на процесс)
В	В основном достигнут	51-85% – процесс обеспечивает получение результатов, соответствующих установленным требованиям и требует разработки владельцем процесса предупреждающих действий
П	Полностью достигнут	86-100% – процесс обеспечивает получение результатов, соответствующих установленным требованиям. Корректирующих действий не требуется

5.1.14 Показатели результативности согласуются с потребителями процессов при разработке документов и их ревизии и изменениях.

5.2 Информационная карта процесса

1. Назначение процесса: установление единого порядка планирования и проведения мониторинга и измерений, выполняемых в рамках основных процессов (образовательный, научно-исследовательский) и вспомогательных

2. Цель процесса: получение объективных, достоверных данных о текущем состоянии и результативности процессов, результат анализа которых позволяет осуществлять корректирующие, предупреждающие действия, а также действия, направленные на улучшение процессов и системы менеджмента качеством в целом.

3. Результаты процесса и их потребители

Результат (выход) процесса

Потребитель результатов процесса

Требования потребителей к результатам (выходам) процесса

Справка-отчет о результативности процессов СМК. Предложения по улучшению деятельности

СМК-ДП-5.6-01 – «Анализ СМК со стороны руководства». СМК-ДП-8.5-01 – «Планы и программы совершенствования СМК вуза».

Соответствие требованиям внешних нормативных документов; ГОСТ ISO 9001-2011, внутренним нормативным документам, документам СМК

4. Входы процесса и поставщики

Вход процесса

Поставщики процесса

Требования к входам

Справки по оценке результативности процесса. Показатели Информационной карты процесса (п. 5.2 документированной процедуры). Отчеты по внутреннему и внешнему аудиту. Отчет о функционировании СМК за прошедший год

Процессы СМК

Соответствие требованиям внешних нормативных документов; ГОСТ ISO 9001-2011, внутренним нормативным документам, документам СМК

5. Виды деятельности в рамках процесса, управление и требуемые ресурсы

Виды деятельности в рамках процесса

Регламентирующая документация

Требуемые ресурсы (исполнители (разработчики регламентирующих документов) и материальное обеспечение)

Планирование проведения оценки результативности процессов

Требования ГОСТ ISO 9001-2011, требования внутренних документов СМК

Форма «Справки по оценке результативности процесса», «Плана-отчета корректирующих или предупреждающих действий»

Контроль достоверности и формирование отчета о результативности и эффективности процессов СМК

Требования ГОСТ ISO 9001-2011, требования внутренних документов СМК

Форма «Справки-отчета о результативности СМК КемГСХИ»

Разработка и реализация мероприятий по улучшению процесса

Требования ГОСТ ISO 9001-2011, требования внутренних документов СМК

Форма «Мероприятий по улучшению процесса»

6. Показатели результативности и эффективности процесса (KPI / КПЭ)

Периодичность оценки 1 раз в полгода

Цели процесса

Наименование показателя результативности и эффективности

Ед. изм.

Измеряемое значение

Фактическое значение показателя за предыдущий период

Целевые значения показателя на планируемый период

Метод измерения

Метод анализа

Соответствие показателей о процессах СМК Политике и Целям в области качества вуза и подраздления

Количество показателей процессов, соответствующих выполнению Политике и Целей в области качества

%

Количество показателей процессов, соответствующих выполнению Политике и Целей в области качества

100

периодические анализы данных, внутренние аудиты

сравнительный

Способность процессов СМК КемГСХИ достигать запланированных целей и результатов

Количество процессов СМК, достигших запланированных результатов

%

Количество процессов СМК, достигших запланированных результатов

90

периодические анализы данных, внутренние аудиты

сравнительный

5.3 Блок-схема процесса



5.4 Описание процесса.

1. Планирование проведения оценки результативности процессов СМК, сбор необходимых данных для анализа

Отв.: владелец процесса (разработчик документа), рук. ГУК
Исходными данными для планирования проведения оценки результативности процесса являются:

–отчеты по внутреннему аудиту процессов и подразделений (согласно СМК-ДП-8.2.2-01 – «Внутренний аудит»);

–отчет о функционировании СМК за прошедший год;

–показатели результативности процессов (п. 5.2 Информационная карта процесса);

–План совершенствования СМК.

Рук. ГУК на основании «Плана совершенствования СМК» делает запрос владельцам процессов (разработчикам документов) о результатах функционирования их процессов. Владелец процесса (разработчик документа), используя показатели результативности процессе, приведенные в «Информационной карте процесса» (п. 5.2 документированной процедуры соответствующего процесса), проводит расчеты эффективности функционирования процесса и проводит оценку результативности процесса по «Шкале рейтингов» (Табл. 1, стр. 6 настоящей ДП).

На основании полученных значений владелец процесса делает выводы и заполняет «Справку по оценке результативности процесса» (Приложение 7.1, СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 01), которая должна содержать:

– оценку результативности за отчетный период;

– анализ причин отрицательной динамики процесса;

–предложения и замечания заинтересованных сторон о функционировании процессов СМК вуза;

– предложения по корректирующим и предупреждающим действиям (при необходимости в соответствии с СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия»).

Справка по оценке результативности процесса предоставляется владельцем процесса (разработчиком документа) руководителю ГУК до 10 числа месяца, следующего за отчётным периодом. Копию справки владелец процесса (разработчик документа) подшивает в папку «Документация СМК» раздел «Записи по СМК. Мониторинг, измерение и анализ процессов». Оригинал справки хранится в ГУК в папке «Мониторинг, измерение и анализ процессов КемГСХИ». Если процесс по результатам оценки результативности и эффективности не соответствует установленным показателям в «Шкале зрелости процессов», владелец соответствующего процесса (разработчик документа) разрабатывает «План / отчет корректирующих или предупреждающих действий» (согласно СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия»).

Владелец процесса осуществляет контроль за реализацией и по результатам выполнения ставит отметку о выполнении «Плана корректирующих и предупреждающих действий» (согласно СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия»).
2. Контроль достоверности и формирование отчета о результативности и эффективности процессов СМК

Отв.: рук. ГУК, ПРК
Согласно приведенной в п. 5.1.12 данной ДП методике рук. ГУК в течение 3 рабочих дней заполняет справку-отчет о результативности СМК КемГСХИ (Приложение 7.2, СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 02). Справка-отчет является составной частью «Отчёта о функционировании СМК в КемГСХИ» согласно СМК-ДП-5.6-01 «Анализ СМК со стороны руководства». В процессе анализа выявляются подразделения и процессы, по которым необходимы корректирующие мероприятия. «Справка-отчет о результативности процессов СМК» является инструментом для оценки результативности и эффективности СМК вуза, он отражает степень эффективности и результативности СМК и необходима для формирования «Плана постоянного улучшения СМК» (согласно СМК-ДП-8.5-01 «Планы и программы совершенствования СМК вуза»).

ПРК на основании справок по оценке результативности процессов в течение 7 рабочих дней делает оценку функционирования процессов СМК. ПРК предварительно оценивает результативность и эффективность процессов и определяет соответствие Системы менеджмента качества установленным требованиям ГОСТ ISO 9001-2011, анализирует и рассматривает возможность оптимизации взаимодействия процессов, определяет мероприятия, относящиеся к повышению эффективности и результативности СМК и ее процессов, принимает решение по доработке и внесению изменений в процессы, документацию СМК.

3. Согласование проекта справки-отчета

Отв.: ПРК
Рук. ГУК передает на согласование проект справки-отчета о результативности СМК КемГСХИ представителю руководства по качеству. ПРК в течение 2 рабочих дней рассматривает проект справки. В случае если у ПРК возникают вопросы, замечания и предложения по справке, ПРК возвращает проект справки рук. ГУК на доработку. ПРК может принять решение о необходимости улучшения какого-либо процесса. Данное решение отражается в «Планах и программах совершенствования СМК вуза».

Если замечаний нет, переход к следующему пункту.

4. Разработка и реализация мероприятий по улучшению процесса

Отв.: владелец процесса (разработчик документа), рук. СП, рук. ГУК, ПРК
В случае если принято решение о необходимости улучшения процесса, изменения состава, структуры, показателей результативности, владелец процесса (разработчик документа) в двухнедельный срок разрабатывает «Мероприятия по улучшению процесса» (согласно СМК-ДП-8.5-01 «Планы и программы совершенствования СМК вуза»). Мероприятия утверждает ПРК. Копию документов владелец процесса (разработчик документа) передаёт рук. ГУК. Рук. ГУК включает эти мероприятия в «Планы и программы совершенствования СМК вуза». ПРК, рук. ГУК и владелец процесса (разработчик документа) осуществляют контроль за выполнением мероприятий.
5. Мониторинг, анализ результативности выполненных мероприятий

Отв.: рук. СП, владелец процесса (разработчик документа), рук. ГУК
Оценку результативности выполненных мероприятий осуществляет владелец процесса (разработчик документа) в отчётном периоде, следующим за сроком окончания выполненных мероприятий в рамках «Планов и программ совершенствования СМК вуза» согласно СМК-ДП-8.5-01 «Планы и программы совершенствования СМК вуза» и СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия».

Рук. ГУК включает в «Справку-отчёт о результативности процессов СМК» (Приложение 7.2, СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 02) информацию по результатам улучшения процесса.

6. Перечень форм и записей по процессу

№ п/п	Наименование документа	Код документа	Хранение		Архивирование
			Место	Срок	Место	Срок
	Форма «Справки по оценке результативности процесса»	СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 01	Владелец процесса папка «Документация СМК», ГУК	3 год	–	–
	Форма «Справки-отчета о результативности процессов СМК»	СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 02	Владелец процесса папка «Документация СМК», ГУК	3 год	–	–
	Форма «Предложения по улучшению СМК КемГСХИ»	СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 03	СП, владелец процесса, ГУК	3 год	–	–

Приложение 7.1
Форма «Справки по оценке результативности процесса»

СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 01
Справка по оценке результативности процесса

за период с ___________ по _________

________________________________________________

(подразделение)

________________________________________________________________________

(наименование и идентификационный код документа СМК)

Владелец процесса (разработчик документа)		<Должность>		Периодичность оценки		<Определяется разработчиком процесса>
		<Фамилия И.О.>
Цель процесса		<Выписывается из информационной карты процесса соответствующей документированной процедуры>
№ п/п	Наименование показатели результативности	Ед. изм.	Плановый показатель (норматив)		Фактическое значение показателя		Результаты оценки
Результативность процесса

Вывод: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Владелец процесса

(разработчик документа) _____________ __________ _________

(Фамилия И.О.) (Дата) (Подпись)
Основание, документ, откуда взято фактическое значение показателей ________________

_________________________________________________________________________________
Приложение 7.2
Форма «Справки-отчета о результативности процессов СМК»

СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 02


Справка-отчёт о результативности процессов СМК

за период с ___________ по _________

№ п/п	Наименование процесса / документа	Периодичность оценки	Владелец процесса (разработчик документа)		Результаты оценки
1	2	3	4		5
Результативность СМК

Вывод:__________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Руководитель ГУК _____________ __________ _________

(Фамилия И.О.) (Дата) (Подпись)
Приложение 7.3
Форма «Предложения по улучшению СМК КемГСХИ»
СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 03
Предложения по улучшению СМК КемГСХИ

№ п/п	Предлагаемое место внедрения (подразделение, процесс, документ)	Содержание предложения	Обоснование	Автор

Руководитель подразделения _______________ _________ __________

(Фамилия И. О.) (дата) (подпись)

8. Лист согласования


9. Лист регистрации изменений, дополнений и ревизий документа.

№ изме-нения	Дата внесения изменения, дополнения и проведения ревизии	Номера листов	Документ, на основании которого внесены изменения, проведена ревизия	Краткое содержание изменения	Подпись лица, сделавшего изменение