УПРАВЛЕНИЕ СУДЕБНОГО ДЕПАРТАМЕНТА В ПЕРМСКОЙ ОБЛАСТИ
ВРЕМЕННЫЕ МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УЧЕТУ, ХРАНЕНИЮ И

СПИСАНИЮ НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫХ АКТОВ, МАТЕРИАЛОВ СУДЕБНОЙ

ПРАКТИКИ И ЮРИДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
СОДЕРЖАНИЕ
1. Общие положения

2. Регистрация и хранение нормативно-правовых актов, материалов судебной практики, юридической литературы в фондах справочной и правовой информации районного/городского суда

3. Сроки хранения фондов справочной и правовой информации районного/городского суда, журналов их регистрации, алфавитно-предметных картотек

4. Инвентаризация фондов справочной и правовой информации

5. Списание фондов справочной и правовой информации

6. Ведение систематической картотеки

7. Приложения
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящие методические рекомендации по учету, хранению и списанию нормативно-правовых актов, материалов судебной практики и юридической литературы определяют порядок регистрации, хранения нормативно-правовых актов, материалов судебной практики, юридической литературы и юридической периодики различного профиля, ведения контрольных экземпляров нормативно-правовых актов и систематических картотек, порядок списания пришедших в негодность фондов справочной и правовой информации.

1.1.1. Временные методические рекомендации действуют до утверждения Судебным департаментом при Верховном Суде РФ соответствующей инструкции по учету, хранению и систематизации нормативно-правовых актов, официальных периодических изданий, судебной практики, юридической литературы в федеральных судах общей юрисдикции.

1.2. Ответственный за ведение учета, систематизации, хранение и списание фондов справочной правовой информации назначается председателем районного/городского суда.

1.3. Основные термины, применяемые в настоящих методических рекомендациях:

1.3.1. Систематизация законодательства - упорядочение нормативных правовых актов в целях удобства пользования ими на практике.

1.3.2. Инкорпорация - процесс объединения правового материала, при котором он полностью или частично размещается вразного рода сборниках в определенном порядке, при этом нормативное содержание актов не меняется.

1.3.3. Систематическая картотека - массив учетных карточек, содержащих информацию о реквизитах правовых актов и других материалов, присвоенных им кодах и расположенных в специальных ящиках в соответствии со структурой классификатора.

1.3.4. Фонды справочной и правовой информации - совокупность нормативно-правовых актов, материалов судебной практики, периодических изданий, юридической литературы, справочно-информационных материалов.

1.3.4.1. Учет фондов справочно-правовой информации включает: прием документов, нормативно-правовых актов, материалов судебной практики, юридической литературы, регистрацию при поступлении, выбытии, а также проверку наличия указанных материалов в фонде.

1.3.5. Справочно-информационные материалы - любые, не относящиеся к юридической литературе издания, содержащие специальные сведения, необходимые для работников суда (справочники, энциклопедии и т.д.).

1.3.6. Официальное периодическое издание - периодическое издание, являющееся источником официального опубликования нормативно-правовых актов, а также постановлений Конституционного Суда РФ, Пленумов Верховного Суда РФ, Высшего Арбитражного Суда РФ и др.
2. РЕГИСТРАЦИЯ И ХРАНЕНИЕ НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫХ АКТОВ,

МАТЕРИАЛОВ СУДЕБНОЙ ПРАКТИКИ, ЮРИДИЧЕСКОЙ ЛИТЕРАТУРЫ В

ФОНДАХ СПРАВОЧНОЙ И ПРАВОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

РАЙОННОГО/ГОРОДСКОГО СУДА

2.1. В фондах справочной и правовой информации районного/городского суда учитываются и хранятся:

- нормативные правовые акты, поступающие на отдельных бумажных носителях;

- периодические издания, осуществляющие официальное опубликование нормативных правовых актов федерального законодательства и законодательства Пермской области;

- иные периодические издания, поступающие в суд;

- материалы судебной практики, разъяснения, указания Верховного Суда Российской Федерации, Пермского областного суда;

- приказы, инструктивно-методические и информационные письма Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, Управления Судебного департамента в Пермской области;

- юридическая и справочно-информационная литература.

2.1.1. Нормативные правовые акты, документы судебной практики, юридическая литература и справочно-информационные материалы подлежат регистрации в специальных журналах.

2.1.2. На каждый вид нормативно-правовых актов, поступающих на отдельных носителях, отмеченных в п. 2.1.3, на каждое официальное периодическое издание как газетной, так и журнальной формы ведется отдельный учет поступлений.

В зависимости от количества поступающих в суд документов и изданий регистрация различных видов нормативно-правовых актов, периодических изданий, осуществляющих официальное опубликование правовых актов, ведется либо в отдельных журналах, либо на раздельных страницах одного журнала.

Рекомендуется вести отдельный учет поступления иных периодических изданий научного и информационного профиля.

Примерные формы журнального учета правовых актов, официальных и иных периодических изданий приведены в приложениях N 1,2.

2.1.3. Отдельно регистрируются следующие документы и правовые акты:

- федеральные конституционные и федеральные законы;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

- постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

- постановления палат Федерального Собрания Российской Федерации;

- правовые акты Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

- акты органов судейского сообщества, Судебного департамента при Верховном Суде РФ;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- правовые акты исполнительных, законодательных органов Пермской области, органов местного самоуправления.

2.1.4. Материалы судебной практики (разъяснения Конституционного Суда РФ, Верховного Суда РФ, Высшего Арбитражного Суда РФ, справки, обобщения, обзоры кассационной и надзорной практики Пермского областного суда, обобщение практики соответствующего районного/городского суда, в том числе апелляционной), а также инструктивно-методические, информационные письма и иные документы, разработанные Судебным департаментом при Верховном Суде РФ, Управлением Судебного департамента в Пермской области тоже следует учитывать и хранить отдельно.

2.2. Индивидуальный учет юридической и справочно-информационной литературы производится с помощью методов инвентаризации.

2.2.1. Все книги по мере поступления регистрируются в журнале инвентарного учета (примерная форма приведена в приложении N 3). Данный журнал в обязательном порядке должен содержать следующие показатели: инвентарный номер, наименование, автор, заглавие, выходные данные (год издания, издательство), а также отметка о выдаче книги работнику суда. В журнале инвентарного учета рекомендуется вводить графы: цена издания, отметка о проверке, номер акта выбытия книги.

2.2.2. Каждому экземпляру книги в журнале соответствует свой инвентарный номер, который является ее индивидуальным опознавательным знаком. На каждом экземпляре книги на первой и семнадцатой странице ставится штамп и инвентарный номер.

2.2.3. Рекомендуется вести журнал регистрации выданной юридической литературы.

2.3. Акты, поступившие на бумажных носителях, хранятся в папках, которые заводятся раздельно по каждому виду журнальной регистрации. Акты в папках располагаются в хронологическом порядке. На корешках папок делается надпись с указанием органа, видов акта и временного периода.

2.3.1. Инкорпоративные сборники (например "Собрание законодательства Российской Федерации", "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", официальные издания законодательных актов Пермской области, органов местного самоуправления) хранятся на полках в хронологическом порядке с картонными разделителями по годам. Тексты актов данных изданий в контрольное состояние не приводятся. При этом на корешках каждого сборника рекомендуется проставлять номер и год издания; на обложке делать "сигнальные" надписи о содержащихся в номере важных актах; на полях издания ставить отметки об утрате силы актом и о внесенных изменениях с указанием реквизитов акта и данных о его опубликовании.

2.3.2. Различные издания газетного формата (например "Российская газета") хранятся в подшивках в расстеленном виде.

2.3.3. Издания в мягких обложках с небольшим количеством страниц хранятся в папках аналогично актам на бумажных носителях.

2.3.4. Издания журнального формата хранятся в шкафах, где располагаются в хронологическом порядке и в порядке возрастания номеров.

2.4. В суде должны вестись контрольные экземпляры кодексов и отдельных законов. Конкретный перечень изданий нормативных актов, которые поддерживаются в контрольном состоянии, устанавливается председателем суда.

3. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ФОНДОВ СПРАВОЧНОЙ И ПРАВОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

РАЙОННОГО/ГОРОДСКОГО СУДА, ЖУРНАЛОВ ИХ РЕГИСТРАЦИИ,

АЛФАВИТНО-ПРЕДМЕТНЫХ КАРТОТЕК
3.1 Сроки хранения в суде нормативно-правовых актов на бумажных носителях, материалов судебной практики, юридической и справочно-информационной литературы определяются главой 3 "Систематизация законодательства" Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.1999 N 171.

3.1.1. Законы, указы Президента РФ, постановления, распоряжения Правительства РФ, контрольные экземпляры кодексов и законов, официальные периодические издания, судебная практика хранятся в районных/городских судах постоянно.

3.1.2. Правовые акты законодательных и исполнительных органов власти Пермской области хранятся 10 лет, правовые акты органов местного самоуправления - 5 лет.

3.1.3. Приказы, решения, инструкции, положения, правила, изданные Судебным департаментом при Верховном Суде РФ, инструкции и методические рекомендации Управления Судебного департамента в Пермской области хранятся в районном/городском суде до замены их новыми.

3.2. Иные периодические издания (все остальные, кроме официальных периодических изданий) хранятся в суде до минования надобности.

3.3. Справочно-информационные материалы, а также юридическая литература, кроме литературы, указанной в п. 3.1.1, хранятся до минования надобности.

3.4. Алфавитно-предметная картотека и журналы регистрации законодательства и судебной практики, юридической литературы хранятся в судах постоянно.

Журнал регистрации выданной юридической литературы хранится до минования надобности.

4. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ФОНДОВ СПРАВОЧНОЙ И ПРАВОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
4.1. Инвентаризация фондов справочной и правовой информации, находящихся в соответствии с Инструкцией по ведению бухгалтерского учета в бюджетных организациях, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.12.1999 N 107н, на субсчете 018 "библиотечный фонд", в районном/городском суде проводится ежегодно.

4.1.1. Инвентаризация проводится в отношении юридической литературы и справочно-информационных материалов. Инвентаризации иных материалов (всех периодических изданий, нормативно-правовых актов на бумажных носителях и др.) не проводится.

4.1.2. Обязательная проверка фондов справочной и информационной информации проводится: при смене материально ответственного лица, выявлении фактов хищения или порчи фондов, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями.

4.1.3. Персональный состав инвентаризационной комиссии назначается председателем районного/городского суда.

4.1.4. Инвентаризация литературы осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, по инвентаризационным описям, направляемым в районный/городской суд Управлением Судебного департамента в Пермской области.
5. СПИСАНИЕ ФОНДОВ СПРАВОЧНОЙ И ПРАВОВОЙ ИНФОРМАЦИИ
5.1. Списание фондов справочной и правовой информации осуществляется по истечении сроков хранения документов и изданий либо в связи с ветхостью (физическим износом), устарелостью по содержанию, "утратой" (в результате затопления помещения, пожара, стихийного бедствия и т.д.).

5.2. Исключение (списание) периодических изданий, литературы и других документов из фондов справочной и правовой информации суда осуществляется на основании решения комиссии, назначаемой председателем районного/городского суда. Решение комиссии оформляется актом об исключении соответствующих изданий, документов (приложение N 4).

5.2.1. В акте об исключении (списании) указывается причина списания фондов. Акт подписывается членами комиссии и утверждается председателем районного/городского суда; акт о списании заверяется гербовой печатью суда. В каждом акте фиксируются сведения об исключаемых документах с указанием причины их исключения. К акту прилагается список документов, изданий, подлежащих исключению из фондов. Информация о выбывших документах, изданиях отражается во всех учетных формах, о чем производится соответствующая запись в акте на списание.

5.2.2. Акты на списание изданий, документов, утраченных в результате порчи (при затоплении, пожаре в кабинете), бедствий стихийного характера утверждаются на основании документов, подтверждающих утрату.

5.2.3. Акты об исключении материалов из фонда справочной и правовой информации суда хранятся в отдельном наряде.

5.3. При списании юридической литературы, справочно-информационных материалов, состоящих на бухгалтерском учете, акт о списании, оформленный в соответствии с п. 5.2.1, для снятия литературы с учета направляется судом в Управление Судебного департамента в Пермской области как на бумажном носителе, так и в электронном виде с соответствующими приложениями.

5.3.1. На основании акта, представленного судом, комиссией Управления Судебного департамента в Пермской области, утверждаемой приказом начальника Управления, оформляется акт Управления об исключении юридической литературы, находящейся в федеральной собственности, из фонда соответствующего районного/городского суда, который направляется на согласование в департамент имущественных отношений администрации Пермской области.

Бухгалтерия Управления Судебного департамента снимает с учета отмеченную в акте суда юридическую литературу только после вынесения соответствующего распоряжения департамента имущественных отношений администрации Пермской области о списании юридической литературы суда.

После исключения литературы из фондов справочной и правовой информации районного/городского суда Управление Судебного департамента направляет в районный/городской суд копию акта Управления о списании литературы из фонда суда с отметкой "списано".

5.3.2. Уничтожение литературы должно происходить только после поступления в суд копии акта Управления о списании.

5.4. Законы, указы Президента РФ, постановления, распоряжения Правительства РФ, а также нормативные акты СССР и РСФСР, утратившие силу, официальные периодические издания РФ (инкорпоративные сборники, отмеченные выше, Бюллетень Верховного Суда РФ, Российская газета и др.), официальные периодические издания СССР и РСФСР (такие как Бюллетень текущего законодательства и др.), содержащие только утратившие силу законодательные акты, материалы судебной практики судов всех уровней, утратившие силу, постоянно хранящиеся в районном/городском суде в соответствии с главой 3 настоящих рекомендаций, могут быть уничтожены при условии отсутствия места и надлежащих условий их хранения либо в связи с их утратой {в результате затопление помещения, пожара, стихийного бедствия и т.д.).

5.4.1. Списание указанных в п. 5.4 нормативных актов, документов, изданий в случае отсутствия места их хранения осуществляется на основании решения Экспертной комиссии суда, которая должна учитывать научно-практическое и социально-культурное значение документов. Решение экспертной комиссии оформляется актом, в котором также делается отметка об отсутствии места и надлежащих условий хранения материалов.

Копия решения экспертной комиссии (акта) по списанию материалов направляется в Управление Судебного департамента в Пермской области.

После решения экспертной комиссии о списании документов и изданий дальнейший порядок списания происходит в порядке, установленном п. 5.1,5.2.

5.5. Исключение из фондов суда остальных материалов и изданий происходит в порядке, установленном п. 5.1,5.2 настоящих рекомендаций.

5.6. После списания все списанные материалы и издания уничтожаются, о чем составляется акт об уничтожении.

5.6.1. Акты об уничтожении изданий, указанных в п. 5.3,5.4, в копии направляются в Управление Судебного департамента.
6. ВЕДЕНИЕ СИСТЕМАТИЧЕСКОЙ КАРТОТЕКИ
6.1 Учету в систематических картотеках (форма карточки приведена в приложении N 5) подлежат нормативные правовые акты как поступающие на бумажных носителях, так и опубликованные в официальных источниках, и судебная практика; ведется систематическая картотека юридической литературы и справочно-информационных материалов. Учет нормативно-правовых актов, материалов судебной практики, юридической литературы должен вестись отдельно.

6.2. Учету в систематической картотеке подлежат нормативные правовые акты, принятые палатами Федерального Собрания Российской Федерации, Президентом РФ, Правительством РФ, Конституционным Судом РФ, Верховным Судом РФ, Высшим Арбитражным Судом РФ, федеральными органами исполнительной власти, органами судейского сообщества, а также действующие нормативные акты, принятые государственными органами законодательной и исполнительной власти РСФСР и СССР.

Учету в систематической картотеке не подлежат: акты хозяйственно-распорядительного характера, акты о наименовании и переименовании отдельных организаций, предприятий, объединений (за исключением федеральных органов исполнительной власти), акты о созыве сессий палат Федерального Собрания Российской Федерации, акты однократного действия, акты временного характера со сроком действия менее года, акты по вопросам административно-территориального деления, за исключением актов об образовании, преобразовании, переименовании республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов, акты персонального характера (о назначении, перемещении или освобождении от должности, о награждении орденами и медалями и т.д.).

6.3. Учету в систематической картотеке подлежат следующие материалы судебной практики:

судебные решения, обзоры судебной практики, разъяснения Верховного Суда Российской Федерации, справки, обобщения, обзоры кассационной и надзорной практики верховных судов республик, областей, автономных округов, автономной области, обобщение практики федеральных судов общей юрисдикции, в том числе апелляционной (либо опубликованные, либо специально отобранные для фонда правовой информации).

В картотеку заносится вся судебная практика, опубликованная в Бюллетене Верховного Суда РФ.

6.4. Принимая во внимание, что во всех районных/городских судах есть электронные базы данных законодательства (КонсультантПлюс), систематическую картотеку на нормативно-правовые акты, поступающие на бумажных носителях, опубликованных в официальных периодических изданиях, вести не обязательно.

6.4.1. Обязательным признается ведение систематической картотеки по судебной практике.

6.4.2. Учитывая незначительное число книг, материалов в фондах районных/городских судов, необходимость ведения систематической картотеки юридической литературы, справочно-информационных материалов определяется в каждом конкретном случае в зависимости от объема фонда и условий хранения литературы.

6.4.2.1. При ведении систематической картотеки по юридической литературе, справочно-информационным материалам систематизация может вестись по упрощенной схеме, проставляя на карточках номера разделов, которым соответствует содержание книги (уголовное, гражданское право и т.д.).

6.5. Систематизация в картотеках осуществляется в соответствии с классификатором правовых актов, одобренным Указом Президента Российской Федерации от 15 марта 2000 г. N 511.

6.5.1. Карточки расставляются в специальные ящики в соответствии с указанными на них кодами классификатора. На передних стенках ящиков указываются коды и наименования разделов и подразделов классификатора, которые отражены в данной части картотеки.

6.5.2. Систематические разделы внутри ящиков отделяются друг от друга картонными разделителями с центральным выступом, подразделы - разделителями с боковыми выступами. На выступах разделителей указываются код и наименование раздела классификатора. В конце раздела ставятся ограничители, которые отделяют карточки, содержащие информацию об актах, полностью утративших силу, отмененных и прекративших действие.

Внутри раздела карточки группируются в соответствии с юридической иерархией. Документы, принятые государственными органами СССР и РСФСР, располагаются вместе с актами соответствующих органов Российской Федерации. Внутри иерархических групп карточки располагаются в хронологическом порядке.

6.5.3. Карточка учета (нормативно-правовых актов, материалов судебной практики) должна содержать полный перечень данных об акте или материале: коды классификатора, вид документа, принявший орган, дату принятия, номер, заголовок документа, материала, сведения об опубликовании, ключевые слова, отметки об изменениях.

6.5.4. Систематические картотеки должны поддерживаться в контрольном состоянии (сведения в карточках должны соответствовать контрольным редакциям нормативных актов, а структура картотеки - действующим редакциям классификаторов).

6.5.5. Поддержание систематических картотек в контрольном состоянии, юридическая обработка правовых актов осуществляется по ранее установленным в судах требованиям.
Приложение N 1
ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

N п/п	Дата поступления в фонд	Номер и дата акта	Вид акта, принявший орган	Заголовок акта	Источник поступления или опубликования	Примечания

Приложение N 2

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСТОЧНИКОВ ОПУБЛИКОВАНИЯ/

ИНЫХ ПЕРИОДИЧЕСКИХ ИЗДАНИЙ

N п/п	Дата поступления в фонд	Название издания	Номер и год издания	"Сигнальные" надписи	Примечания

Приложение N 3

ЖУРНАЛ ИНВЕНТАРНОГО УЧЕТА

Инв. номер	Дата поступления в фонд	Наименование (автор, заглавие, выходные данные)	Цена (руб., коп.)	Местонахождение издания (кому выдано, где хранится)	Примечания (отметка о проверке, номер акта выбытия книги и т.д.)

Приложение N 4

АКТ N ______

О СПИСАНИИ ИЗДАНИЙ/ДОКУМЕНТОВ

от "____" _______________ 20___ г.
______________________________________районный/городской суд Пермской области

Комиссия в составе_______________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

назначенная приказом/распоряжением от "__" ______________ 20____ г. N _______

произвела проверку состояния устаревших по содержанию, пришедших в

в ветхость изданий/документов в фонде суда, сроков хранения документов

и установила, что перечисленные в списке издания/документы подлежат

списанию и исключению из учета по следующим причинам:

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________
Приложение: список на исключение из фонда суда изданий/материалов.

В журнале инвентарного учета выбытие литературы отмечено.

Председатель

комиссии: ______________ __________________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Члены комиссии: ______________ __________________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

______________ __________________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

______________ __________________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Списанные издания/материалы уничтожены по акту N _____ от

"___" _______________ 20___ г.

Приложение

к акту

N ___ от "___"__________ 20___ г.
СПИСОК НА ИСКЛЮЧЕНИЕ ИЗ ФОНДА ИЗДАНИЙ/ДОКУМЕНТОВ

N п/п	Инвентарный номер издания	Название издания/доку- мента, номер, дата	Количество, шт.		Цена, руб.	Сумма, руб.
1	2	3	4		5	6
				Всего

Председатель

комиссии: ______________ __________________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Члены комиссии: ______________ __________________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

______________ __________________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

______________ __________________ __________________________

(должность) (подпись) (расшифровка подписи)

Приложение N 5
КАРТОЧКА СИСТЕМАТИЧЕСКОГО УЧЕТА
┌─────────────────────────┬────────────────────────────────────┐

│Коды и имена рубрик │Орган ______________________________│

│_________________________│____________________________________│

│_________________________│ │

│ │Вид_________________________________│

│ │N ___________________ │

│Гриф_____________________│Дата_________________ │

│ │ │

│Источник │Наименование акта _________________│

│опубликования____________│____________________________________│

│ │ │

│_________________________│____________________________________│

│ │ │

├─────────────────────────│────────────────────────────────────┤

│Ключевые слова___________│Изменения __________________________│

│ │ │

│_________________________│____________________________________│

│_________________________│____________________________________│

└─────────────────────────┴────────────────────────────────────┘