Задание 2: Настройка политик закупки AX2012

Выполним следующий кейс в системе:

Создадим 2 различных политики по географическому признаку (в Европе и Америке), обеспечивающим различный процесс выполнения закупок, а также контроля этой деятельности.

Для тестового примера, настроим следующие правила для политик:

Политика Закупки в Европе:

• 
  Правило политики для каталога (предоставление разного перечня продукции в каталоге закупаемой продукции на странице сотрудника службы закупки согласно региону)
  
• 
  Правило категории (использование предпочтительных поставщиков только для категорий закупки Phones и Professional Services)
  
• 
  Правило запроса предложения по заявкам на покупку (все заявки на покупку должны иметь предложение и поставщика)
  
• 
  Правило создания заказа на покупку и консолидации спроса (будет использоваться автоматическое создание заказов на закупку для элементов внутреннего каталога, но блокироваться до ручного создания во всех остальных случаях)
  

Политика Закупки в Америке:

• 
  Правило политики для каталога (предоставление разного перечня продукции в каталоге закупаемой продукции на странице сотрудника службы закупки согласно региону)
  

Правило создания заказа на покупку и консолидации спроса (будет использоваться автоматическое создание заказов на закупку для элементов внутреннего каталога, но блокироваться до ручного создания во всех остальных случаях)

Выполнения сценария в системе Microsoft Dynamics AX2012:

Настройка политики «Закупки в Европе»

1. 
   Создайте новую политику с названиями «Закупки в Европе».
   

Для этого перейдите к форме Политики закупок (ГМ -> Закупки и источники -> Настройка -> Политики -> Политики закупок)

2. 
   Создайте новую политику с помощью кнопки или сочетанием клавиш Ctrl+N. Откроется новое окно. Введите наименование политики и её описание.
   

3. 
   Теперь разверните группу полей Организации политики.
   

Здесь необходимо выбрать юридические лица, в которых будет действовать данная политика. В выпадающем списке Выберите организационную иерархию следует выбрать значение Компании, установить курсор на строчке Contoso Entertainment System Europe и нажать кнопку Добавить >>, чтобы добавить данное значение в качестве организационного узла. Таким образом, теперь политика будет распространяться только на этот организационный узел.

4. 
   Настройка правил политики Закупки в Европе
   

Разверните область Правила политики:

5. 
   Настроим правило каталога для политики Закупки в Европе.
   

Установите курсор на строке Правило политики для каталога и нажмите .

Откроется следующее окно:

6. 
   Выберите необходимый каталог из выпадающего списка.
   

Категории и номенклатуры этого каталога будут представлены на странице Сотрудника службы закупки региона Европа. По желанию можно установить дату, с которого политика вступит в силу и прекратит действие. Нажмите ОК.

7. 
   Установите курсор на строке Правило политики категории и нажмите .
   

Откроется следующая таблица:

8. 
   Нажмите , чтобы создать новое правило.
   

В поле Категория из выпадающего списка выберите категорию, на которую вы хотите наложить ограничения.

В поле Выбор поставщика можно выбрать одно из следующих значений:

• 
  Разрешить всех поставщиков
  
• 
  Разрешить только поставщиков, являющихся предпочтительными для этой категории
  
• 
  Разрешить только поставщиков, являющихся предпочтительными или утвержденными для этой категории
  
• 
  Не разрешать выбор поставщиков в этой категории
  

9. 
   Выберите категорию Phones и установите значение «Разрешить только поставщиков, являющихся предпочтительными для этой категории». Создайте аналогичную строчку для категории Professional Services:
   

В данной форме также можно настроить следующие условия:

Показать анкеты. В системе можно завести анкеты, заполнить которые необходимо при выборе данной категории, если установить галку.

Политика проверки соответствия для категории. Можно выбрать следующие значения:

• 
  Двухстороннее: соответствие в заявке количества, цены и данных в накладной
  
• 
  Трёхстороннее: соответствие в заявке количества, цены, данных в накладной и поступления продуктов
  
• 
  Политика компании: должен существовать документ, определяющий политику соответствия:
  

• 
  Не требуется
  

Требовать отборочную накладную. Выберите этот пункт, если вы хотите удостовериться в получении указанного количества, прежде чем оформить заказ.

Требование удержания. Выберите этот пункт, если вы хотите удостовериться в том, что скидка/вычет возвращены поставщику перед оформлением операции возврата

Начислить расходы на покупку при оприходовании. Выберите этот пункт, если вы хотите определить сумму для оплаты поставщику при получении товара, а не по накладной поставщика.

10. 
    Закройте форму.
    
11. 
    Передвиньте курсор на строку Правило запроса предложения по заявкам.
    

При создании правила откроется следующая форма:

Это правило определяет необходимость Запроса предложенной цены в соответствии с настроенными критериями – Можно настроить пороговую сумму по строке или в зависимости от категории продукта. Информационный запрос предложения подразумевает, например, получение предложения от поставщика стоимости продукта по телефону или e-mail, формальный же запрос требует заполнение формы Запрос предложения.

12. 
    Настроим требование формального запроса предложения от общей суммы по строке 1000EUR или 500EUR для категории Software:
    

13. 
    Перейдите к строке Правило управления заявками на закупку и создайте правило. Форма выглядит следующим образом:
    

Здесь можно выбрать поле, которое должно содержать значение, прежде чем Заявка на закупку перейдёт на следующий этап бизнес-процесса. Для каждого из параметров можно установить следующие уровни необходимости:

• 
  Обязательный - Выбранное поле должно содержать существующее значение
  
• 
  Не требуется - Выбранное поле может не содержать значение
  
• 
  Условный - Выбранное поле должно содержать существующее значение при определённых условиях
  

Также здесь настраивается допустимые ограничения по минимальному/максимальному количеству заказа, настройка даты учёта и нового адреса поставки.

14. 
    Установите значение поля Счёт поставщика как Обязательный.
    
15. 
    Закройте форму.
    
16. 
    Перейдите на строку Правило создания Заказа на покупку и консолидация спроса на закладке Политики
    

Откроется следующая форма:

17. 
    Перейдите на закладку Создание заказа на покупку вручную.
    

Выберите пункт Автоматически создавать заказы на покупку за исключением таких условий. Появятся поля для определения условий:

При настройке заявки для предоплаты. Эту галку следует установить, если требуется обрабатывать заявки, требующие предоплаты, вручную.

Номенклатуры внутреннего каталога, Номенклатуры внешнего каталога, Номенклатуры, не содержащиеся в каталоге – для каждого варианта выбор поля ВСЕ будет означать создание всех заказов вручную для таких номенклатур, Нет – автоматическое создание. В пункте При определённых условиях можно определить критерии категории и поставщика для создания вручную.

18. 
    Выберите значение Нет [Все] для полей Номенклатуры внешнего каталога и Номенклатуры, не содержащиеся в каталоге. Теперь автоматическое создание заказов на покупку разрешено только для номенклатур внутреннего каталога.
    

Также в этой форме можно настроить условия:

• 
  консолидации спроса для заявок на покупку;
  
• 
  правила обработки ошибок для заявок на покупку, не прошедших проверку из-за нарушения допустимых отклонений по цене или вследствие блокировки поставщика;
  
• 
  допустимое отклонение суммы по строке, рассчитанной системой от итоговой суммы по строке;
  
• 
  правила разбиения заказа на покупку – по инициатору заказа, типу строки или категории продукции.
  

Настройка политики «Закупки в Америке»

Аналогично нужно создать политику «Закупки в Америке» и добавить узел Contoso Entertainment System USA:

19. 
    Создайте новую политик с названиями «Закупки в Америке».
    

Для этого перейдите к форме Политики закупок (ГМ -> Закупки и источники -> Настройка -> Политики -> Политики закупок)

20. 
    Создайте новую политику с помощью кнопки или сочетанием клавиш Ctrl+N. Откроется новое окно. Введите наименование политики и её описание.
    

21. 
    Теперь разверните группу полей Организации политики.
    

Здесь необходимо выбрать юридические лица, в которых будет действовать данная политика. В выпадающем списке Выберите организационную иерархию следует выбрать значение Компании, установить курсор на строчке Contoso Entertainment System USA East и нажать кнопку Добавить >>, чтобы добавить данное значение в качестве организационного узла. Таким образом, теперь политика будет распространяться только на этот организационный узел.

22. 
    Настройка правил политики «Закупки в Америке»
    

Настройте следующие правила для политики:

Правило каталога – выберите каталог Item Internal Catalog 1

23. 
    Правило создания заказа на покупку и консолидации спроса – аналогично настройке для политики «Закупки для Европы»:
    

Переопределение правила закупочной политики в рамках одного отдела (Недоделано)

Данная настройку необходимо производить если требуется определение различных политик для целей контроля внутренних закупок для разных отделов одной и той же организационной иерархии. (Подробнее см. задание №4)

1. 
   Политики можно назначать на основе различных типов иерархий.
   

Чтобы просмотреть, какие иерархии назначены для определённой цели, перейдите к форме Цели организационной иерархии: ГМ -> Управление организацией -> Настройка -> Организация –> Цели организационной иерархии:

Для закупок используется цель Внутренний контроль закупаемой продукции.

Создавать политики и правила можно на основе различных иерархий, которые можно расположить в порядке приоритета.
Для примера возьмем требование, заключающееся в том, чтобы сотрудники отдела Продаж заполняли анкету при формировании заявки на закупку продуктов категории Professional services . Это правило необходимо соблюсти для всех юридических лиц с приоритетом над правилами Политики Категории в конкретных юридических лицах.

Настроим такую ситуацию в системе:

2. 
   Создайте анкеты во всех юридических лицах и укажите их в категориях закупки Professional services.
   

Для этого перейдите к форме ГМ -> закупки и источники -> Настройка -> Категории -> Категории закупаемой продукции:

3. 
   Выберите категорию Professional Services в древовидной структуре Procurement Hierarchy 1/Workplace services/Professional services
   

4. 
   Добавьте анкету Sales questionnaire.
   

Область Анкеты, нажмите кнопку «Добавить»:

5. 
   Настройка категории примет следующий вид:
   

6. 
   Перейдите к форме Параметры политики из формы Политики закупок (ГМ -> Закупки и источники -> Настройка -> Политики -> Политики закупок) с помощью кнопки .
   

7. 
   Добавьте тип организационной иерархии Department в правое окно и нажмите . Теперь Правила политики иерархии по Отделам будут приоритетнее политик иерархии Компани
   

Данная настройка применяется глобально для всех политик.

8. 
   Создайте новую политику закупки «Политика отдела Продаж».
   
9. 
   Узлы Sales Department добавляется в список политик организации:
   

1. 
   Для данной политики создаётся правило Категории, туда добавляется категория Professional Services , выбирается флажок «Показать анкеты»:
   

Теперь каждый раз при создании запроса на закупку для отдела, являющегося дочерним узлом Sales Department, как было создано в организационной иерархии, правило категории закупок будет соответствовать новой политике Политика отдела Продаж.

Задание 3: Создание заказа на покупку через заявку на закупку с использованием политик

Создание заявки на покупку для компании CEE

Зайдите в систему под пользователем DAVID (login: DAVID, password: pass@word1)

1. 
   В меню слева или в выпадающем списке строки переходов выберите модуль Закупки и источники.
   
2. 
   Разверните вкладку Заявки на закупку в области Обычный откройте форму Заявки на покупку, подготовленные мной:
   

3. 
   Нажмите чтобы создать новую строку заявки на закупку. Заполните поле Имя и нажмите OK.
   

4. 
   В группе полей Строки заявки на закупку создайте новую строку с помощью кнопки . Убедитесь, что юридическим лицом-покупателем является компания CEE.
   

5. 
   В поле Код номенклатуры выберите 5020 (Power Cable). [5009 (4-40 X 1/2" machine screw / 5009 : : : 01)] Остальные поля заполнятся автоматически в соответствии с настройкой данной номенклатуры.
   
6. 
   Теперь вы можете видеть жёлтую строку вверху формы, значит, процесс создания заявки перешёл к workflow. Нажмите . Система выдаст предупреждение:
   

Настроенные с помощью политики ограничения не позволяют отправить заявку без заполнения требуемого поля. Нажмите и заполните поле Деловое обоснование:

При появлении уведомления об изменении поля поставьте галку и нажмите ОК

7. 
   После повторного нажатия кнопки система предложит ввести комментарий. Можно оставить поле пустым и нажать Отправить. Теперь система перешла в статус На рассмотрении:
   

8. 
   Согласно настройкам workflow и правилам политики для компании CEE, заявка проходит автоматическое подтверждение и преобразуется в заказ на покупку. Подождите около 1 минуты, чтобы система обработала заявку. Затем, после нажатия кнопки вы увидите, что статус заявки изменился на Закрыта:
   

9. 
   Закройте форму Заявка на закупку и перейдите к форме Заказа на покупку. (CEE > Закупки и источники > Обычный > Заказы на покупку > Все заказы на покупку) Здесь вы можете увидеть автоматически сформированный заказ по нашей заявке:
   

Дальнейшие действия, которые выполняются с заказом на покупку, будут описаны в другом задании. Обратитесь к оглавлению.

Выводы