Главная
страница 1
Волкова В. П.,

директор ГУО «Государственный архив

Псковской области»

 

Основные направления работы по комплектованию государственных и муниципальных архивов Псковской области

 

         На сегодняшний день в Псковской области действуют пять государственных архивов: Государственный архив Псковской области, Государственный архив новейшей истории, Государственный архив документов в г. Великие Луки, Государственный архив страхового фонда и аудиовизуальных документов, Архив документов по личному составу и 24 муниципальных архива, каждый из которых является комплектующимся архивом.



Важнейшим направлением работы по комплектованию архивов является работа со списком организаций - источников их комплектования. По данным паспортизации на 01.12.2006 в Сводный список  было включено 1129  организаций, передающих управленческую документацию в  архивы области, из них 232 – источники комплектования государственных архивов, остальные – муниципальных архивов. Для сравнения: на 01.12.2004 в списке было 1287 организаций, на 01.12.2005 – 1257. Снижение количества источников комплектования явилось следствием ликвидации органов исполнительной власти в связи с проводимой административной реформой и банкротством организаций сельского хозяйства. В ходе реформы  были ликвидированы администрации волостей и образованы муниципальные образования «сельские и городские поселения». В большинстве районов были ликвидированы отделы (комитеты, управления) культуры, образования, сельского хозяйства. В этой ситуации перед архивными работниками стояла важная задача – отследить все изменения, происходящие с организациями, своевременно провести снятие с учета старых организаций и постановку на учет новых.

Немало работы прибавило и постановление Администрации Псковской области от 22.12.2004 «О ликвидации органов исполнительной власти области и сокращении Аппарата Администрации области», согласно которому были упразднены 16 действовавших управлений и комитетов и созданы новые. В течение года под постоянным контролем экспертно-проверочной и методической комиссии (ЭПМК) Государственного архивного управления Псковской области проводилась работа по упорядочению документов этих учреждений по момент ликвидации. Все «старые» органы исполнительной власти после прохождения процедуры  ликвидации были исключены из списка, в список включены вновь созданные новые.

         К сожалению, несмотря на значительные усилия, нам не удалось  расширить список источников комплектования. Одна из причин этого была названа выше. Другая причина связана с правом организаций, не являющихся государственными или муниципальными, отказаться от сотрудничества с архивом и хранить документы в своем собственном архиве. Так, мы утратили одно из крупнейших действующих предприятий города Пскова – ОАО «Авар» (ранее завод «Автоэлектроарматура»). Мотивируя причины отказа от сотрудничества, руководители предприятия сослались на коммерческую тайну, содержащуюся в документах. Второй крупной утратой оказался институт «Псковгражданпроект», который являлся главным источником комплектования НТД. В данном случае причина отказа заключить договор с архивом не была обозначена, генеральный директор института воспользовался правом, предоставленным ему действующим законодательством, несмотря на все доводы, выдвигаемые архивистами. Тенденция снижения доли негосударственных организаций в Сводном списке источников комплектования в последние годы  сохраняется.

В  целях реализации норм Федерального закона от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской федерации»  и Закона Псковской области от 13.01.2006 № 524-ОЗ «Об архивном деле Псковской области» о взаимодействии архивов с негосударственными организациями, а также, учитывая отсутствие муниципальных архивов в городских округах «Великие Луки» и «Псков»,  были разработаны и согласованы на заседании  ЭПМК Государственного архивного управления области проекты примерных договоров о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства государственных архивов с органами местного самоуправления муниципальных городских округов и муниципальными учреждениями. Был также обсужден и согласован проект примерного договора архивов с негосударственными организациями и частными лицами. В настоящее время идет активная работа по пролонгированию действовавших ранее договоров и заключению новых. Как правило, с муниципальными организациями никаких проблем не существует, они заинтересованы в сотрудничестве с архивами, в то время как негосударственные организации затягивают рассмотрение договора и настаивают на заключении договора на год, что совершенно невыгодно архивному учреждению. Кроме того, есть такие Главы районов, которые считают, что в списке источников комплектования муниципального архива должны быть только органы местного самоуправления и муниципальные учреждения и не заключают договора с негосударственными предприятиями.

На очереди заключение договоров с федеральными организациями, механизм взаимодействия с которыми относительно передачи документов в архивы еще до конца не определен. Но, в любом случае, работа с этими организациями не прекращается: они находятся в списке источников комплектования, им оказывается необходимая методическая помощь.

Еще одним важным направлением работы является контроль за соблюдением архивного законодательства по хранению, комплектованию и учету документов в организациях. К решению этой проблемы мы стараемся подходить комплексно. Обычно для проверки выбирается целая система, т. е. орган исполнительной власти и подведомственные ему учреждения. Результаты проверки обсуждаются на заседании ЭПМК Государственного архивного управления. Например, в конце 2006 года сотрудниками архивных учреждений области было проверено Главное государственное управление социального развития и труда Псковской области, 18 территориальных управлений городов и районов, 14 государственных учреждений социального обеспечения «Центр социального обеспечения» и 20 государственных учреждений социальной защиты.  Согласно решению ЭПМК управление социального развития  должно было выполнить ряд мероприятий по улучшению  работы  в области архивного дела, одним из которых явилась подготовка  дел персональных пенсионеров союзного, республиканского и местного значения для передачи в Государственный архив Псковской области. Уже в  2007 году в архив поступило  свыше 5 тысяч пенсионных дел.

Аналогичные проверки в этом же году были проведены в органах, организациях и учреждениях культуры Псковской области и Главном государственном управлении юстиции и  судебных участках мировых судей городов и районов области. Большое внимание при подобных проверках уделялось деятельности центральных экспертных комиссий (ЦЭК),  от качества работы которых зависит, какие документы поступят по истечении ведомственного хранения в государственные и муниципальные архивы. Их нацеливали на более активное сотрудничество с экспертными комиссиями (ЭК) подведомственных учреждений: заслушивание  отчетов комиссий на своих заседаниях, анализ состояния дел по экспертизе ценности и упорядочению документов. Например, в целях совершенствования работы по проведению экспертизы ценности документов мировых судей, их упорядочению, а также для осуществления организационно-методического руководства деятельностью  ЭК судебных участков было рекомендовано создать ЦЭК Главному государственному управлению юстиции.

Со своей стороны в помощь организациям  архивистами были разработаны и утверждены на заседании ЭПМК примерные положения об архиве организации-источника комплектования и об экспертной комиссии.

Одним из главных направлением работы по комплектованию Архивного фонда области является контроль за качеством номенклатур организаций, а также соблюдением сроков ведомственного хранения архивных документов. В данном вопросе главную роль играет ЭПМК архивного управления, его эксперты, от которых требуется знать основные направления деятельности организаций своей системы и проследить, чтобы все они были отражены в номенклатуре дел. В 2006 году было согласовано и рекомендовано к использованию в работе 327 номенклатур дел и областных, и муниципальных организаций. Иногда возникают ситуации, когда организации, ссылаясь на производственную необходимость, просят продлить сроки ведомственного хранения на определенные категории документов (обычно это организации, связанные с собственностью на имущество). Каждый подобный случай рассматривается на ЭПМК, тщательно изучается  обоснованность просьбы, проверяется наличие указанных дел, условия их хранения.  Если принимается решение оставить дела  в организации, составляется договор между ней и архивом, и со стороны архива осуществляется регулярный контроль за сохранностью дел. 

Одной из главных целей является предотвращение утраты документов на этапе ведомственного хранения, однако, к сожалению, утраты имеют место и связаны, прежде всего, с переездами архива в новое помещение, реорганизациями источников комплектования, частой сменой ответственных за архив, непониманием ими поставленных перед ними задач. В связи с эти сотрудники управления и архивов регулярно проводят семинары по организации делопроизводства и архивного дела. Эти занятия с каждым годом приобретают все большую популярность, и организации сами выходят с предложениями об их проведении. Только в первом полугодии  2007 года архивисты были приглашены  для проведения занятий по делопроизводству и организации архива для глав и их заместителей городских и сельских поселений, нотариусов области, для работников Судебного департамента. Специалисты Государственного архивного управления провели выездные семинары с ответственными за архивы организаций в Гдовском и Невельском районах.



Вопросы  и проблемы комплектования постоянно обсуждаются на ЭПМК управления, ЭПК государственных архивов, потому что от  проведенной  в настоящее время работы зависит состав будущего Архивного фонда Псковской области.


Смотрите также:
Основные направления работы по комплектованию государственных и муниципальных архивов Псковской области
61.22kb.
1 стр.
Муниципальных образований псковской области
1159.55kb.
5 стр.
Памятка по определению категорийности фондов муниципальных архивов
39.88kb.
1 стр.
Система архивной службы ленинградской области
306.04kb.
1 стр.
2. Виды, задачи и функции архивов
2029.24kb.
12 стр.
Теоретические аспекты проблемы использования интернет-технологий в муниципальном управлении
764.73kb.
6 стр.
Псковской области о предельных (максимальных и минимальных) размерах
27.77kb.
1 стр.
Архивного сектора Администрации
88.6kb.
1 стр.
Сведения о Многофункциональных центрах по предоставлению государственных и муниципальных Смоленской области
33.64kb.
1 стр.
Закона от 21. 07. 2005 №94-фз «О размещении заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»
38.4kb.
1 стр.
Основных спортивных, туристских и молодежных мероприятий проводимых на территории
207.48kb.
1 стр.
Решение областного органа, осуществляющего управление в сфере образования
52.62kb.
1 стр.