Главная
страница 1

Оглавление




Пояснительная записка 4
Глава 1. Основные понятия 6
Глава 2. Этапы создания Базы данных 8
Глава 3. Команды работы с объектами БД 9

Глава 4. Решение прикладных задач с помощью программы Microsoft Access 14

Примерные вопросы к зачету по теме «База данных» 30

Рекомендуемая литература 31

Пояснительная записка



Хотя программа базы данных и сложнее текстового редактора,

ее вполне можно освоить...
Цель пособия – помочь будущему специалисту, которому по роду своей профессиональной деятельности необходимо работать с большим количеством информации, создать базу, ввести в нее данные, отсортировать их, осуществить поиск нужных данных, создать форму и отчет, построить графики и диаграммы.
В методическом пособии представлены следующие разделы:

  • Определения основных понятий базы данных.

Краткий теоретический материал знакомит с основными понятиями: база данных, система управления базами данных, объекты базы данных - таблицы, формы, запросы, отчеты.

  • Этапы создания базы данных.

Работа с базой предусматривает следующую последовательность действий: проектирование, создание, наполнение и использование базы данных. В пособии схематично изображены основные этапы и их содержание.

  • Команды работы с объектами базы данных.

Для создания базы данных в программе Access необходимы команды работы с основными объектами. Точность, четкость, простота и лаконичность записи команд позволит максимально упростить обработку массивов информации.
Успешное освоение программы Аccess гарантирует:

  • Экономию времени. Намного быстрее обновлять, исправлять, удалять и находить информацию, когда она занесена в базу данных. На основе имеющейся информации можно быстро создавать отчеты, поскольку все это делается автоматически.

  • Точность информации. Access предоставляет более точную информацию, т. к. любые дополнения, изменения или же удаления данных делаются в одном месте. Отчеты будут точнее, и будут содержать только самую необходимую информацию.


Глава 1. Основные понятия

База данных (БД)- программа для обработки большого количества информации, электронные архивы, в которых хранится структурированная информация об объектах, связанных общей темой или задачей.

Программы, способные обеспечивать эффективное использование баз данных, называются СУБД – системами управления базами данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями об объектах из одного файла базы данных.

СУБД «Access» предоставляет богатый инструментарий для:


  • создания, редактирования и хранения информации в таблицах Базы данных;

  • выбора нужной информации из Базы данных;

  • сортировки данных в Базах;

  • построения графиков и диаграмм;

  • оформления отчетов;

  • использования в управленческой деятельности.

Объекты базы данных

Таблицы.

Вся информация в базах данных хранится в виде таблиц. Строка таблицы (данные об одном объекте) называется записью. Столбец (одна из характеристик объекта) называется полем.






Поле






ФамилияИмяОтчество

Пол

ГодРождения




1

Иванов А. А.

муж

1982




2

Шмакова С. В.

жен

1984




3

Широкова Т. Н.

жен

1985




4

Ясырева О. Г.

жен

1984

Запись


5

Куликов Д. В.

муж

1982




6

Головнин А. М.

муж

1980




7

Ермакова Е. Л.

жен

1982




8

Хохлова Ю. О.

жен

1983




9

Гарифуллина А. Д.

жен

1982




10

Комаров Р. Н.

муж

1979






Формы

Формы используются для отображения таблиц или запросов в удобном для чтения формате. Форма похожа на обычный бланк с полями, который необходимо заполнить.



Запросы

Способ получения данных из таблицы в соответствии с заданными критериями. Запросы позволяют:

Фильтровать и сортировать данные

Производить расчеты

Группировать записи (рассчитывая различные итоговые значения)

Создавать таблицы



Отчеты

Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в формате, удобном для печати. Сфера применения отчетов:

Анализ и обработка данных

Поддержка при принятии решений

Распространение обработанных данных
Глава 2. Этапы создания Базы данных

Этапы создания базы данных






Глава 3. Команды работы с объектами БД

Работа с таблицами

1. Создание таблицы

Таблицы

В появившемся окне выбрать режим ее создания:



  • Создание таблицы в режиме конструктора – конструирование таблицы путем определения имен полей, типов данных и свойств полей.

  • Создание таблицы с помощью мастера – выбор из списка распространенных таблиц и полей данных для делового и личного применения.

  • Создание таблицы путем ввода данных – ввод данных в пустую таблицу.

2. Конструирование таблиц – настройка свойств полей таблицы

Вид – Конструктор

Укажите:


Имя поля – может содержать любые буквы и цифры, не рекомендуется использовать пробел, точку, запятую и специальные знаки.

Тип данных, свойства поля:

  • текстовый - алфавитно - цифровые данные (свойства поля: размер поля - максимальное количество символов; значение по умолчанию - текст, появляющийся в каждом вхождении поля);

  • числовой - числовые данные (свойства поля: размер поля - байт, целое, длинное целое и т. д, формат поля - основной, фиксированный и т. д, значение по умолчанию);

  • счетчик - автоматическая последовательная нумерация записей;

  • денежный - число, имеющее денежный формат;

  • дата/время - задание даты и времени суток (свойства поля: формат поля - краткий формат даты, краткий формат времени и т.д.).

3. Ввод и редактирование таблицы

Вид – Режим таблицы

  • Удаление записей

Выделить записи (несколько записей выделяются с нажатой клавишей Shift) –

Правка - Удалить запись

  • Удаление полей

Выделить поля - Правка - Удалить столбец

  • Перемещение полей

Выделить поле - “Захватить” - переместить с помощью мыши в нужное место

  • Добавление полей

Вид - Конструктор - ввести имя поля - тип данных - свойства поля

4. Форматирование таблицы

Вид – Режим таблицы

  • Изменение шрифта символов

Выделить поля или записи – Формат - Шрифт

  • Изменение оформления таблицы ( линии сетки, цвет фона и линии, вид границы и линий )

Формат – Режим таблицы

  • Изменение ширины столбца

Выделить столбцы – Формат - Ширина столбца

  • Изменение высоты строки

Выделить записи – Формат – Высота строки

  • Сортировка данных в таблице

Выделить поле для сортировки – Записи –

Сортировка по возрастанию/Сортировка по убыванию

5. Связывание таблиц
Связь между двумя полями можно создать при условии, что связываемые поля имеют одинаковые типы данных, одинаковые значения свойства Размер поля.

  • Создание ключа
Вид – Конструктор

Выделить поле (или, используя клавишу CTRL, несколько полей), которые будут первичным ключом – Правка – Ключевое поле

  • Просмотр связей
Сервис – Схема данных

  • Подключение новой таблицы
Связи – Добавить таблицу

  • Создание связей
Выбрать ключевое поле в главной таблице
и перетащить мышью на связываемое ключевое поле во второй таблице
В появившемся диалоговом окне Изменение связей установить требуемые связи,
Тип отношения, Обеспечение целостности данных.

  • Изменение связей
Связи – Изменить связь

  • Удаление выделенной связи
Правка – Удалить

Наполнение базы данных

1. Создание формы
Формы - Создание формы с помощью Мастера

  • Указать источник данных - таблицу или запрос.

  • Перенести поля, включаемые в форму, из списка “доступные поля” в список “выбранные поля” при помощи кнопки > . Кнопка >> переносит все поля.

  • Выбрать внешний вид формы.

  • Выбрать стиль формы.

  • Указать название формы.

2. Редактирование формы
Формы - выделить форму - Конструктор

Выделить элементы формы:

  • с помощью мыши - изменить размер, переместить.

  • С помощью клавиш на панели инструментов “форматирование” - изменить тип, размер, начертание шрифта, способ выравнивания текста, цвет символа и заливки, цвет и толщину границы, оформление.

  • Для управления размещением выделенных элементов используются команды:

Формат – Выровнять

Формат – Размер

Формат – Интервал по горизонтали

Формат – Интервал по вертикали

Анализ информации

1. Создание запроса
Запросы – Создание запроса в режиме конструктора
Добавить таблицу или запрос.

  • Указать имена полей, включаемых в запрос (в строке “Поле”).

  • Указать способ сортировки (в строке “Сортировка”).

  • Указать/удалить признак вывода на экран (в строке “Вывод на экран”). Указать условия отбора (в строке “Условия отбора” нажать на правую кнопку мыши для вызова контекстного меню – выбрать пункт “Построить” - с помощью построителя выражений ввести критерии поиска ).

  • Запрос – Запуск (просмотр выбранных записей).

  • Сохранить запрос – указать имя запроса.

2. Ввод расчетных формул
Запросы - Создание запроса в режиме конструктора

  • Добавить таблицу или запрос.

  • Указать имена полей, включаемых в запрос.

  • Ввести формулу (в строке “Поле” нажать на правую кнопку мыши для вызова контекстного меню – выбрать пункт “Построить” - с помощью построителя выражений ввести нужную формулу).

  • Запрос – Запуск (просмотр выбранных записей).

  • Ввести имя вычисляемого поля (Конструктор - в строке “Поле” нажать на правую кнопку мыши для вызова контекстного меню – выбрать пункт “Свойства” – в строке “Подпись” ввести имя вычисляемого поля )

  • Запрос – Запуск.

  • Сохранить запрос – указать имя запроса.

3. Создание отчета
Отчеты – Создание отчета в режиме мастера

  • Указать источник данных - таблицу или запрос.

  • Перенести поля, включаемые в отчет.

  • Добавить уровни группировки (если это необходимо).

  • Указать поля для сортировки, способ сортировки.

  • Выбрать внешний вид макета отчета, ориентацию.

  • Выбрать стиль отчета.

  • Задать имя отчета.

4. Построение отчета с диаграммой
Отчеты – Создать – Мастер диаграмм.

  • Указать источник данных – таблицу или запрос.

  • Выбрать поля для построения диаграммы.

  • Указать тип диаграммы.

  • Выбрать тип отображения данных на диаграмме.

  • Задать имя диаграммы.

  • Для редактирования диаграммы необходимо два раза щелкнуть мышью для выхода в программу Microsoft Graph.

5. Редактирование отчета
Отчеты - выделить отчет - Конструктор

Выделить элементы отчета:

  • С помощью мыши - изменить размер, переместить.

  • С помощью клавиш на панели инструментов “форматирование” - изменить тип, размер, начертание шрифта, способ выравнивания текста, цвет символа и заливки, цвет и толщину границы, оформление.

  • Переход из конструктора - Вид - Предварительный просмотр

  • Печать отчета – Файл – Печать








Смотрите также:
Пояснительная записка 4 Глава Основные понятия 6 Глава Этапы создания Базы данных 8
96.06kb.
1 стр.
Книга Иисуса Навина 1 Глава 1 1 Глава 2 2 Глава 3 3 Глава 4 4 Глава 5 5 Глава 6 5 Глава 7 7 Глава 8 8
525.38kb.
10 стр.
Книга Притчи Соломона 1 Глава 1 2 Глава 2 2 Глава 3 3 Глава 4 4 Глава 5 5 Глава 6 5 Глава 7 6 Глава 8 7
474.69kb.
9 стр.
Дисциплина "Базы данных" Пояснительная записка к курсовой работе Тема: "Библиотека"
510.35kb.
1 стр.
Глава Референдум и плебисцит – понятия Глава Виды референдумов Глава Значение и особенности института референдума в некоторых государствах Заключение Библиография
173.63kb.
1 стр.
Роберта Орнштейиа Глава Проснитесь в своих снах! Глава Истоки и история осознанного сновидения Глава Новый мир осознанных сновидений Глава исследование
3156.37kb.
11 стр.
История создания и основные этапы развития североатлантического союза
232.33kb.
1 стр.
Пояснительная записка 3 Основные понятия 5
514.57kb.
3 стр.
Лекция №1 по дисциплине «Базы данных» базы данных и системы управления базами данных план лекции
219.44kb.
1 стр.
Бабкин А. В. Специальные виды туризма Глава Эволюция туризма. Классификация туризма Глава Религиозный туризм
2433.31kb.
22 стр.
Название государствачлена мы, (Глава государства/Глава правительства/ Министр иностранных дел)
12.26kb.
1 стр.
Учебное пособие предназначено для обучающихся в высших технических образовательных учреждениях. Список сокращений 8 Глава Основные понятия и определения, цель и задачи дисциплины «Технология конструкционных материалов»
88.19kb.
1 стр.