Пояснительная записка 4 Глава Основные понятия 6 Глава Этапы создания Базы данных 8

Пояснительная записка

Хотя программа базы данных и сложнее текстового редактора,

ее вполне можно освоить...
Цель пособия – помочь будущему специалисту, которому по роду своей профессиональной деятельности необходимо работать с большим количеством информации, создать базу, ввести в нее данные, отсортировать их, осуществить поиск нужных данных, создать форму и отчет, построить графики и диаграммы.
В методическом пособии представлены следующие разделы:

Определения основных понятий базы данных.

Краткий теоретический материал знакомит с основными понятиями: база данных, система управления базами данных, объекты базы данных - таблицы, формы, запросы, отчеты.

Этапы создания базы данных.

Работа с базой предусматривает следующую последовательность действий: проектирование, создание, наполнение и использование базы данных. В пособии схематично изображены основные этапы и их содержание.

Команды работы с объектами базы данных.

Для создания базы данных в программе Access необходимы команды работы с основными объектами. Точность, четкость, простота и лаконичность записи команд позволит максимально упростить обработку массивов информации.
Успешное освоение программы Аccess гарантирует:

Экономию времени. Намного быстрее обновлять, исправлять, удалять и находить информацию, когда она занесена в базу данных. На основе имеющейся информации можно быстро создавать отчеты, поскольку все это делается автоматически.
Точность информации. Access предоставляет более точную информацию, т. к. любые дополнения, изменения или же удаления данных делаются в одном месте. Отчеты будут точнее, и будут содержать только самую необходимую информацию.

Глава 1. Основные понятия

База данных (БД)- программа для обработки большого количества информации, электронные архивы, в которых хранится структурированная информация об объектах, связанных общей темой или задачей.

Программы, способные обеспечивать эффективное использование баз данных, называются СУБД – системами управления базами данных. Microsoft Access позволяет управлять всеми сведениями об объектах из одного файла базы данных.

СУБД «Access» предоставляет богатый инструментарий для:

создания, редактирования и хранения информации в таблицах Базы данных;
выбора нужной информации из Базы данных;
сортировки данных в Базах;
построения графиков и диаграмм;
оформления отчетов;
использования в управленческой деятельности.

Объекты базы данных

Таблицы.

Вся информация в базах данных хранится в виде таблиц. Строка таблицы (данные об одном объекте) называется записью. Столбец (одна из характеристик объекта) называется полем.

	Поле
№	ФамилияИмяОтчество	Пол	ГодРождения
1	Иванов А. А.	муж	1982
2	Шмакова С. В.	жен	1984
3	Широкова Т. Н.	жен	1985
4	Ясырева О. Г.	жен	1984	Запись
5	Куликов Д. В.	муж	1982
6	Головнин А. М.	муж	1980
7	Ермакова Е. Л.	жен	1982
8	Хохлова Ю. О.	жен	1983
9	Гарифуллина А. Д.	жен	1982
10	Комаров Р. Н.	муж	1979

Формы

Формы используются для отображения таблиц или запросов в удобном для чтения формате. Форма похожа на обычный бланк с полями, который необходимо заполнить.

Запросы

Способ получения данных из таблицы в соответствии с заданными критериями. Запросы позволяют:

Фильтровать и сортировать данные

Производить расчеты

Группировать записи (рассчитывая различные итоговые значения)

Создавать таблицы

Отчеты

Отчеты используются для отображения данных таблицы или запроса в формате, удобном для печати. Сфера применения отчетов:

Анализ и обработка данных

Поддержка при принятии решений

Распространение обработанных данных
Глава 2. Этапы создания Базы данных

Этапы создания базы данных

Глава 3. Команды работы с объектами БД

Работа с таблицами

1. Создание таблицы

Таблицы

В появившемся окне выбрать режим ее создания:

Создание таблицы в режиме конструктора – конструирование таблицы путем определения имен полей, типов данных и свойств полей.
Создание таблицы с помощью мастера – выбор из списка распространенных таблиц и полей данных для делового и личного применения.
Создание таблицы путем ввода данных – ввод данных в пустую таблицу.

2. Конструирование таблиц – настройка свойств полей таблицы

Вид – Конструктор

Укажите:

Имя поля – может содержать любые буквы и цифры, не рекомендуется использовать пробел, точку, запятую и специальные знаки.

Тип данных, свойства поля:

текстовый - алфавитно - цифровые данные (свойства поля: размер поля - максимальное количество символов; значение по умолчанию - текст, появляющийся в каждом вхождении поля);
числовой - числовые данные (свойства поля: размер поля - байт, целое, длинное целое и т. д, формат поля - основной, фиксированный и т. д, значение по умолчанию);
счетчик - автоматическая последовательная нумерация записей;
денежный - число, имеющее денежный формат;
дата/время - задание даты и времени суток (свойства поля: формат поля - краткий формат даты, краткий формат времени и т.д.).

3. Ввод и редактирование таблицы

Вид – Режим таблицы

Удаление записей

Выделить записи (несколько записей выделяются с нажатой клавишей Shift) –

Правка - Удалить запись

Удаление полей

Выделить поля - Правка - Удалить столбец

Перемещение полей

Выделить поле - “Захватить” - переместить с помощью мыши в нужное место

Добавление полей

Вид - Конструктор - ввести имя поля - тип данных - свойства поля

4. Форматирование таблицы

Вид – Режим таблицы

Изменение шрифта символов

Выделить поля или записи – Формат - Шрифт

Изменение оформления таблицы ( линии сетки, цвет фона и линии, вид границы и линий )

Формат – Режим таблицы

Изменение ширины столбца

Выделить столбцы – Формат - Ширина столбца

Изменение высоты строки

Выделить записи – Формат – Высота строки

Сортировка данных в таблице

Выделить поле для сортировки – Записи –

Сортировка по возрастанию/Сортировка по убыванию

5. Связывание таблиц

Связь между двумя полями можно создать при условии, что связываемые поля имеют одинаковые типы данных, одинаковые значения свойства Размер поля.

Создание ключа

Вид – Конструктор

Выделить поле (или, используя клавишу CTRL, несколько полей), которые будут первичным ключом – Правка – Ключевое поле

Просмотр связей

Сервис – Схема данных

Подключение новой таблицы

Связи – Добавить таблицу

Создание связей

Выбрать ключевое поле в главной таблице

и перетащить мышью на связываемое ключевое поле во второй таблице

В появившемся диалоговом окне Изменение связей установить требуемые связи,

Тип отношения, Обеспечение целостности данных.

Изменение связей

Связи – Изменить связь

Удаление выделенной связи

Правка – Удалить

Наполнение базы данных

1. Создание формы

Формы - Создание формы с помощью Мастера

Указать источник данных - таблицу или запрос.
Перенести поля, включаемые в форму, из списка “доступные поля” в список “выбранные поля” при помощи кнопки > . Кнопка >> переносит все поля.
Выбрать внешний вид формы.
Выбрать стиль формы.
Указать название формы.

2. Редактирование формы

Формы - выделить форму - Конструктор

Выделить элементы формы:

с помощью мыши - изменить размер, переместить.
С помощью клавиш на панели инструментов “форматирование” - изменить тип, размер, начертание шрифта, способ выравнивания текста, цвет символа и заливки, цвет и толщину границы, оформление.
Для управления размещением выделенных элементов используются команды:

Формат – Выровнять

Формат – Размер

Формат – Интервал по горизонтали

Формат – Интервал по вертикали

Анализ информации

1. Создание запроса

Запросы – Создание запроса в режиме конструктора

Добавить таблицу или запрос.

Указать имена полей, включаемых в запрос (в строке “Поле”).
Указать способ сортировки (в строке “Сортировка”).
Указать/удалить признак вывода на экран (в строке “Вывод на экран”). Указать условия отбора (в строке “Условия отбора” нажать на правую кнопку мыши для вызова контекстного меню – выбрать пункт “Построить” - с помощью построителя выражений ввести критерии поиска ).
Запрос – Запуск (просмотр выбранных записей).
Сохранить запрос – указать имя запроса.

2. Ввод расчетных формул

Запросы - Создание запроса в режиме конструктора

Добавить таблицу или запрос.
Указать имена полей, включаемых в запрос.
Ввести формулу (в строке “Поле” нажать на правую кнопку мыши для вызова контекстного меню – выбрать пункт “Построить” - с помощью построителя выражений ввести нужную формулу).
Запрос – Запуск (просмотр выбранных записей).
Ввести имя вычисляемого поля (Конструктор - в строке “Поле” нажать на правую кнопку мыши для вызова контекстного меню – выбрать пункт “Свойства” – в строке “Подпись” ввести имя вычисляемого поля )
Запрос – Запуск.
Сохранить запрос – указать имя запроса.

3. Создание отчета

Отчеты – Создание отчета в режиме мастера

Указать источник данных - таблицу или запрос.
Перенести поля, включаемые в отчет.
Добавить уровни группировки (если это необходимо).
Указать поля для сортировки, способ сортировки.
Выбрать внешний вид макета отчета, ориентацию.
Выбрать стиль отчета.
Задать имя отчета.

4. Построение отчета с диаграммой

Отчеты – Создать – Мастер диаграмм.

Указать источник данных – таблицу или запрос.
Выбрать поля для построения диаграммы.
Указать тип диаграммы.
Выбрать тип отображения данных на диаграмме.
Задать имя диаграммы.
Для редактирования диаграммы необходимо два раза щелкнуть мышью для выхода в программу Microsoft Graph.

5. Редактирование отчета

Отчеты - выделить отчет - Конструктор

Выделить элементы отчета:

С помощью мыши - изменить размер, переместить.
С помощью клавиш на панели инструментов “форматирование” - изменить тип, размер, начертание шрифта, способ выравнивания текста, цвет символа и заливки, цвет и толщину границы, оформление.
Переход из конструктора - Вид - Предварительный просмотр
Печать отчета – Файл – Печать

Оглавление

Пояснительная записка 4

Глава 1. Основные понятия 6

Глава 2. Этапы создания Базы данных 8

Глава 3. Команды работы с объектами БД 9