Главная
страница 1

УПРАВЛЕНИЕ

ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ


КИРОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ул. Молодой Гвардии, 14а,
г. Киров, 610000

Тел./факс (8332) 64-49-56

E-mail: archiv@ako.kirov.ru

13.03.2012
На № ______от ____

Справка о проведении плановой

выездной проверки КО ГАУ

«Управление государственной экспертизы»

В соответствии с приказом управления по делам архивов Кировской области от 13.02.2012 № 17 «О проведении плановой выездной проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя» консультантом отдела развития архивного дела, организационной и контрольной работы управления по делам архивов Кировской области Осколковой Алевтиной Анатольевной 13.03.2012 проведена плановая выездная проверка с целью контроля за соблюдением нормативных правовых актов об архивном деле и состоянием сохранности документов Архивного фонда РФ, находящихся на хранении в архиве Кировского областного государственного автономного учреждения «Управление государственной экспертизы» (далее – КО ГАУ «Управление государственной экспертизы»).

Во время проверки установлено:



1. Наличие нормативных правовых актов по архивному делу

В КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» имеются следующие нормативные и методические документы:



  • Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558.

  • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

  • Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

  • Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Кировской области, утверждённая распоряжением Правительства Кировской области от 23.12.2010 № 480.

  • Инструкция по делопроизводству в КО ГАУ «Управление государственной экспертизы», утверждённая директором КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» 01.03.2012.

2. Должность руководителя, курирующего вопросы организации делопроизводства и деятельности архива учреждения

Вопросы организации делопроизводства и деятельности архива курирует директор КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» Светлана Николаевна Мушкова.



3. Существует ли практика рассмотрения вопросов деятельности архива организации на оперативных совещаниях при руководителе учреждения

Вопросы обеспечения сохранности документов и организации делопроизводства рассматриваются на оперативных совещаниях у директора КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» по мере необходимости.



4. Определён ли приказом руководителя ответственный за архив организации? Является ли эта обязанность для работника основной или дополнительной? Должность ответственного за архив, стаж работы по данному направлению

Ответственной за архив КО ГАУ ««Управление государственной экспертизы» назначена специалист 1-ой категории Крюкова Наталья Алексеевна (обновлённый приказ КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» от 10.01.2012 № 05-п о возложении обязанностей за сохранность, учёт, отбор и упорядочение документов, образующихся в деятельности организации). Обязанность является дополнительной. Стаж работы специалиста 1-ой категории Н.А. Крюковой - 23 года.



5. Наличие в организации утверждённых руководителем положений об архиве и экспертной комиссии (ЭК)

Положения об экспертной комиссии и архиве КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» утверждены директором КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» 01.03.2012 и согласованы Протоколом ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области от 28.02.2012 № 2.



6. Наличие номенклатуры дел, согласованной с ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области и утверждённой руководителем организации

Номенклатура дел на 2012 год утверждена директором КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» 01.03.2012 и согласована Протоколом ЭПК при управлении по делам архивов Кировской области от 28.02.2012 № 2.



7. Организация работы по проведению экспертизы ценности и упорядочению документов

Документы после завершения в делопроизводстве подвергаются экспертизе ценности непосредственно самими специалистами учреждения, техническая обработка осуществляется ответственным за архив, специалистом 1-ой категории Н.А.Крюковой под контролем и с методической помощью куратора из КОГКУ «Центр комплектования государственных архивов Кировской области».



8. Организация работы ЭК

Экспертная комиссия (далее - ЭК) КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» организует свою работу в соответствии с Положением об ЭК. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, все заседания протоколируются. Последнее заседание ЭК проходило 07.02.2012.



9. Порядок передачи дел из структурных подразделений организации в архив организации (периодичность, наличие плана-графика)

Документы в архив учреждения поступают после проведения экспертизы ценности и технической обработки. Структурных подразделений в штатном расписании не предусмотрено (штатная численность -19 человек), поэтому нет необходимости в составлении графика передачи документов из структурных подразделений. Упорядочиванием документов занимается специалист 1-ой категории Н.А.Крюкова.



10. Характеристика помещения архива организации

На момент проверки помещение под архив не выделено по причине переезда КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» в новое здание по адресу ул. Халтурина, 56/1 в январе 2012 года.



11. Периодичность проведения проверки наличия дел с оформлением её результатов

Проверка наличия дел постоянного хранения запланирована на 2012 год в обязательном порядке после переезда в новое здание.



12. По какой год включительно документы постоянного хранения переданы в государственный архив? Дата последней передачи дел

На момент проверки документы постоянного срока хранения сданы в КОГКУ «Государственный архив Кировской области» по 1999 год включительно. Последняя передача документов в количестве 96 ед.хр. за 1998-1999 годы была осуществлена в 2010 году. В архиве КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» хранятся документы постоянного срока хранения - 339 ед.хр. за 2000-2006 годы. Очередная передача документов постоянного срока хранения в количестве 44ед.хр. за 2000 год запланирована на апрель 2012 года.



13. Как обеспечивается сохранность документов по личному составу, которые хранятся в организации 75 лет

В архиве КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» хранятся документы по личному составу в количестве 42 ед.хр. за 1989 - 2006 годы. Документы находятся в хорошем состоянии.



14. Использование документов архива организации

По документам по личному составу за последние годы запросы в КО ГАУ «Управление государственной экспертизы» не поступали. Запросы поступают только от организаций по документам постоянного срока хранения. Запросы эти регистрируются специалистом 1-ой категории и передаются на рассмотрение директору КО ГАУ «Управление государственной экспертизы», а затем с визой руководителя передаются непосредственно для исполнения конкретным специалистам, которые практически не пользуются документами архива учреждения, т.к. имеют все необходимые для ответа документы в электронном виде. Поэтому выдачи документов во временное пользование сотрудникам учреждения или в другие организации на практике не существует.



14. Выводы и предложения

Проведённая проверка показала, что сохранность документов, образующихся в результате деятельности КО ГАУ «Управление государственной экспертизы», обеспечена.

Рекомендуем в связи с переездом в новое здание предусмотреть в обязательном порядке выделение помещения для документов архива КО ГАУ «Управление государственной экспертизы».
Консультант управления

по делам архивов Кировской области А.А. Осколкова

Со справкой ознакомлены:

Директор КО ГАУ «Управление

государственной экспертизы» С.Н. Мушкова

Ответственный за архив,



специалист 1-ой категории Н.А. Крюкова


Смотрите также:
Управление по делам архивов
66.76kb.
1 стр.
Управление по делам архивов
1055.92kb.
13 стр.
Состав научного совета при управлении по делам архивов Правительства Хабаровского края
43.56kb.
1 стр.
2. Виды, задачи и функции архивов
2029.24kb.
12 стр.
Памятка по определению категорийности фондов муниципальных архивов
39.88kb.
1 стр.
«Управление (Комитет) по делам муниципальной собственности города Кирова информирует. «03» октября 2007 года
51.26kb.
1 стр.
«Качество электронных ресурсов и сервисов библиотек, музеев, архивов как фактор эффективного взаимодействия с пользователями»
15.85kb.
1 стр.
Главное архивное управление при Совете Министров СССР
1214.6kb.
7 стр.
Управление по делам образования г. Челябинска
54.93kb.
1 стр.
Управление по делам загс правительства Саратовской области
47.3kb.
1 стр.
Управление по делам образования администрации троицкого муниципального района
50.75kb.
1 стр.
Управление по делам образования администрации троицкого муниципального района
139.62kb.
1 стр.