ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к Показателям основных направлений

и результатов деятельности архивного

отдела Администрации города Волгодонска

за I полугодие 2013 года

0. Организационные мероприятия
В нормативно-правовой базе, регулирующей деятельность архивного отдела Администрации города Волгодонска, в первом полугодии 2013 года изменений не происходило. Основными задачами архивного отдела были обеспечение сохранности документов, повышение пожарной безопасности и антитеррористической защищенности помещений отдела, ведение системы автоматизированного государственного учета документов АФ РФ и предоставление муниципальных услуг, в первую очередь связанных с социальной защитой граждан, участие в информационных мероприятиях, проводимых органами местного самоуправления.

11-14 февраля 2013г. Комитетом по управлению архивным делом Ростовской области проведена проверка соблюдения законодательства об архивном деле в архивном отделе Администрации города Волгодонска и обследование состояния документов АФ РФ в организациях – источниках комплектования архивного отдела – Управлении образования и Комитете по управлению имуществом города. По результатам проверки разработана и утверждена распоряжением Мэра города от 06.03.2013 № 41 Инструкция о мерах пожарной безопасности в соответствии с Федеральным законом «О внесении изменений в Федеральный закон «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» от 22. 07.2008 № 123-ФЗ.

Приобретены архивные коробки за счет областных средств на сумму 97тыс.850 руб.

По заданию Комитета подготовлена информация о документах по личному составу по хронологическим периодам и организациям с 1943 по 2012гг. Оформлена подписка на 2013 год на журнал «Отечественные архивы». Заведующая отделом приняла участие и выступала с информацией по обмену опытом на заседании коллегии Комитета 25.04.2013г. по теме: «Реализация долгосрочной программы по информатизации архивной отрасли на 2010-2014гг.»

30 мая приняли участие в областной видеоконференции по вопросу электронного взаимодействия с отделением Пенсионного фонда. Принимали участие в еженедельных планерных совещаниях при Мэре города и управляющем делами. Вносились изменения в постановления и распоряжения Мэра города за предыдущие годы.

Подготовлен отчет о работе архивного отдела за I полугодие 2013 года.

Изготовлены бланки заявлений по запросам документов по личному составу в количестве 4 тыс. экз.

Приняли участие в областных семинарах по работе с документами по личному составу 2 апреля и 20 июня 2013г.

Приняли участие в областном конкурсе «Лучшая опись 2013 года» совместно с ведомственным архивом Управления образования г. Волгодонска.

Подготовлен проект постановления Мэра города об утверждении списков организаций - источников комплектования архивного отдела.

В архивном отделе согласно номенклатуре дел заведены и оформлены дела на 2013 год, ведется делопроизводство, личный прием граждан, подготовка и выдача архивных справок и выписок, выполняются копировальные работы и работы на компьютере. Регистрация документов ведется в электронном виде.

Изучается и внедряется «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010.

Работа по запросам граждан и юридических лиц ведется в соответствии с Административным регламентом.

Истребованы приказы от организаций-источников комплектования о назначении ответственных за архив и приказы об экспертных комиссиях (обновление приказов не позднее 2011 г.).

Штатная численность работников отдела на 01.01. 2013 года составляла 8 единиц, в т.ч. 2 единицы муниципальных служащих: заведующий архивным отделом и главный специалист – руководитель фондов документов по личному составу, 6 единиц – старшие инспектора архивного отдела. Изменений в штатном расписании не происходило.

1. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации

101. Улучшение физического состояния документов:



102/1.2 Закартонировано 397 вновь принятых дел

7 фондов постоянного срока хранения и 244 дела по личному составу :

• 
  фонд № 25 – Городской отдел народного образования
  
• 
  фонд № 18- Отдел культуры Волгодонского горисполкома;
  
• 
  фонд № 53 – Комитет по физической культуре и спорту;
  
• 
  фонд № 41 – Красноярский сельский Совет. Похозяйственные книги;
  
• 
  фонд № 48 – Комитет по управлению имуществом города;
  
• 
  фонд № 45 – Администрация города Волгодонска;
  
• 
  фонд № 28 - Управление здравоохранения г. Волгодонска;
  
• 
  фонд № 24Л - Частные индивидуальные предприятия (ЧИП);
  
• 
  фонд №66Л - Муниципальный архив документов по личному составу
  

Другие мероприятия по организации хранения документов:

- закреплены ответственные из числа сотрудников отдела за архивохранилища №№ 1-14;

-систематизированы и размещены на стеллажах закартонированные дела фондов №№ 24Л, 66Л;

- вновь принятые дела размещены в хранилищах, оформлены ярлыки на архивные коробки, дополнены пофондовые указатели. Производилось первичное картонирование и перекартонирование в процессе рационального размещения фондов;

- проводилась ежедневная влажная уборка помещений, обеспыливание архивных коробок -1 раз в месяц;

- ежедневно архивохранилища сдавались под охрану на пульт управления охраны, остальные помещения – под роспись дежурному сторожевой охраны;

- поддерживались оптимальные показания приборов по температуре и влажности воздуха в помещениях архивохранилищ;

- ежеквартально (25 января и 31 мая) проводился осмотр архивохранилищ по соблюдению нормативных режимов хранения документов с последующим проведением рабочих совещаний с ответственными за архивохранилища и устранением выявленных недостатков.

104. Учёт документов.
104.1 Составлена опись похозяйственных книг Красноярского сельского Совета за 1980-1995, 1997-2001гг. Похозяйственные книги приняты на государственный учет в количестве 176 ед.хр.

Проведена экспертиза документов по личному составу, поступивших в архивный отдел без описей в неупорядоченном состоянии в предыдущие годы:

- предприниматели без образования юридического лица (ПБЮЛ) за 1991-2003гг., документы сшиты, подготовлены к описанию;

- Управление производственно-технической комплектации «Гражданстрой» за 1975-1994гг., документы сшиты, составлена опись на 166 ед. хр.;

- МУ «Поисково-спасательная служба» за 1997-2004гг., документы сшиты, подготовлены к описанию;

-ЖРЭУ-4, документы переплетены, составлена опись на 31 ед.хр..

104/1.3 Произведена выверка комплекта учетных документов 60 фондов документов по личному составу.
Другие мероприятия по учету документов:

- проводилась систематизация дел фондов по личному составу Волгодонской речной порт);

-уточнены учетные справочники (список организаций-источников комплектования архивного отдела, список фондов, карточки фондов);

- оформлены новые папки «Дела фондов документов по личному составу в количестве 60 шт.;

- составлено 80 исторических справок о реорганизациях и переименованиях предприятий по фондам документов по личному составу;

-велась картотека о местонахождении документов по личному составу ликвидированных организаций города;

- проводились мероприятия по соблюдению и совершенствованию нормативных требований по организации хранения и выдаче документов различным категориям пользователей (ведение журнала учета выдачи документов, топографирование, соблюдение правил противопожарной безопасности);

- проводились консультации и направлялись методические рекомендации

руководителям (представителям) действующих и ликвидируемых организаций по решению вопросов сохранности документов по личному составу, их формированию, обработки дел для передачи на архивное хранение (ПО «Атоммаш», СОК-Логистик, торговая компания «Пирамида», ОАО «Бытпрокат», Южтехмонтаж, Межрайгаз, торговый дом «Шервуд», ООО «Панем»).

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации
201.Прием документов:

201/1 Управленческой документации

- Всего организаций, сдавших документы в I полугодии 2013 г. 7 орг.

- в том числе негосударственные нет.

- досрочно принято документов (от Администрации города) 1 орг.

- дел 164 дела

- годы 2009

- ликвидировано отставание нет

201/3. -201/7. Работа по данным разделам не планировалась.

201/8.Принято документов по личному составу - 244 дела.

201/10. Работа по данному разделу не планировалась.

202/2. Работа по данному разделу не планировалась.

203. Включение документов в состав Архивного фонда Российской

Федерации (утверждение описей на ЭПК комитета)
203/1 Управленческой документации

- Всего организаций, утвердивших описи на ЭПК

в I полугодии 2013 года 13 орг.

- в том числе негосударственные 1 орг.

- досрочно утвердили описи на ЭПК нет

- дел нет

- годы -

в том числе негосударственных нет

- составлены предисловия к описям за 2010 год 13 организаций - источников комплектования:

• 
  Волгодонской районный суд;
  
• 
  Управление образования города Волгодонска;
  
• 
  Комитет по физической культуре и спорту города Волгодонска;
  
• 
  Комитет по управлению имуществом города;
  
• 
  Управление здравоохранения;
  
• 
  Отдел культуры Администрации города Волгодонска;
  
• 
  Прокуратура г. Волгодонска;
  
• 
  Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы №4 по Ростовской области;
  
• 
  Территориальная избирательная комиссия;
  
• 
  Редакция газеты «Вечерний Волгодонск»;
  
• 
  Комитет по градостроительству и архитектуре;
  
• 
  ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Волгодонске»;
  
• 
  МКУ «Департамент строительства и городского хозяйства»
  

203/2. Работа по данному разделу не планировалась.

203/5. Описи фотодокументов не утверждались.

203/8. Работа по данному разделу не планировалась.

203/9 «Архивная Россика» - не планировалась
204.Упорядочение (обработка) документов в организациях:
204/1.1Управленческой документации 102 ед. хр. + 176 ед.хр. по описи Красноярского сельского Совета, всего- 278 ед. хр.;

204/2 – 204/9 Работа по данным разделам не планировалась.

Другие мероприятия по формированию Архивного фонда

Российской Федерации:

-30 мая четыре сотрудника отдела приняли участие в областной совместной с отделением Пенсионного фонда видеоконференции «Формирование и использование документов по личному составу, обеспечивающих пенсионные права граждан, в организациях».

- во исполнение письма Комитета от 07.03.2013 № 35/139 подготовлен проект постановления Администрации города об утверждении списков организаций - источников комплектования архивного отдела.

-проведены консультации с работниками 23 организаций и структурных подразделений по составлению номенклатуры дел;

- в связи с кадровыми изменениями в 2 организациях –источниках комплектования отдела истребованы приказы о создании экспертной комиссии и утверждении положения о ней, о назначении ответственного за ведомственный архив и положение об архиве:

- Волгодонская городская Дума;

-МКУ «Департамент строительства и городского хозяйства»;

- согласованы номенклатуры дел 19 организаций из 19 в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

- согласованы описи по личному составу 10 организаций - источников комплектования архивного отдела г.Волгодонска;

- проведено 125 консультаций гражданам и организациям города по вопросам архивного дела, 100 консультаций физических и юридических лиц по вопросам местонахождения документов по личному составу.

- оказана методическая помощь 13 организациям по подготовке описей дел, номенклатур дел, формированию документов, их оформлению и размещению в архиве;

- ведется формирование наблюдательных дел организаций;

- принимали участие в 2 заседаниях ЭК Администрации города;

- проведены проверки и подготовлены сведения об организации сохранности документов в следующих организациях:

-Комитет по управлению имуществом города - февраль;

-Управление образования г. Волгодонска - февраль;

- МКУ «Департамент строительства и городского хозяйства- июнь.

По итогам проверок ведомственным архивам выданы рекомендации с указанием конкретных сроков устранения замечаний. Результаты проверок доведены до сведения руководителей организаций.

3. Создание учетных БД, автоматизированного НСА и

информационно-поисковых систем
301.Создание учетных БД, автоматизированного НСА:

301/1 Ведение (АСГУ) документов Архивного фонда РФ

На 01.01.2013 г. в БД «Архивный фонд РФ» введены данные по 39 фондам документов постоянного срока хранения и 60 фондам по личному составу (100%). В первом полугодии 2013 года продолжено дальнейшее введение сведений по вновь принятым документам: 7 фондов постоянного срока хранения и 2 фондам по личному составу. Продолжается внедрение четвертой версии отраслевого программного комплекса «Архивный фонд РФ»;

302/1. Ведение автоматизированного НСА

Из Администрации города принята электронная база текстов нормативно-правовых актов Мэра города за 2008-2009 гг. по фонду № 45 «Органы местного самоуправления».
304.Создание информационно-поисковых систем:
304/1.1 Создана информационно-поисковая система по постановлениям и распоряжениям Мэра города за 2007-2009г.


4. Предоставление информационных услуг и использование

документов
401/1. Проведение информационных мероприятий.

Архивным отделом за I полугодие 2013 года проведено 8 информационных мероприятий.

Регулярно обновляется страница архивного отдела на официальном сайте Администрации города в сети Интернет www volgodonskgorod. ru.

Для информирования граждан на сайте размещена информация о месте нахождения отдела, телефонах, почтовом адресе, режиме работы, сведения из Административного регламента, положение об отделе, сведения о месте нахождения документов, адреса архивов, а так же материалы из истории развития архивного дела Ростовской области и города Волгодонска.

Подготовка информационных мероприятий:

401/1.1. Подготовка информаций - 4

по инициативе архивного отдела подготовлены информационные материалы:

- материалы и фотографии военных лет и мирного времени участника Великой Отечественной войны Гузыниной Александры Леонтьевны, работавшей заведующей архивом города Волгодонска с 1966г. по 1982г.- к 68 годовщине Великой Победы размещены на сайте Администрации города;

-списки фондов управленческих документов и документов по личному составу размещены на сайте Администрации города;

- информация «Из опыта работы архивного отдела по вопросу электронного взаимодействия с отделением Пенсионного фонда г. Волгодонска» на заседание коллегии Комитета 25 апреля 2013.

-информация «О совершенствовании организации рассмотрения и исполнения запросов социально-правового характера архивным отделом Администрации города Волгодонска» на семинар с заведующими муниципальными архивами документов по личному составу 20 июня 2013 года.

401/1.2. Организация выставок документов

В первом полугодии не планировалось.

401/1.3. Проведение радио и телепередач

Не планировалось

401/1.4 Публикация статей и подборок документов

2 публикации «Живет история в архивах» в газете «Вечерний Волгодонск» от 09.03.2013г. к Дню архивов и «Век нынешний и век минувший» с коллажем из 20 фотографий в газете «Местное время. Волгодонск» от 20.04.2013 к 20-летию органов местного самоуправления. Перепечатки из газет размещены на сайте.

401/1.5. Проведение конференций, круглых столов, лекций :

- студенческая практика - Волгодонской техникум информационных технологий, бизнеса и дизайна 2 человека– с 17 мая по 22июня 2013года.

401/1.6 Проведение экскурсий

1 обзорная экскурсия для студентов, обучающихся по специальности «Делопроизводитель», 17 мая 2013 года -6 человек.

401/2. Исполнение социально-правовых запросов

За I полугодие 2013 г. исполнено 1955 запросов социально-правового характера. Решено положительно 1611 запросов.

401/3. Посещение читального зала

Читальный зал архивного отдела посетили 13 пользователей: студенты, представители органов местного самоуправления, журналист, руководитель школьного музея.
401/4. Посещение web-сайта

5254 посещений web-сайта.

401/5. Пользователи архивной информации

В I полугодии 2013 года – пользователей архивной информации – 2343

- пользователи в читальном зале - 13

- по тематическим запросам –367

- по социально-правовым запросам – 1955

-экскурсантов - 6

-студентов на практике - 2

В I полугодии 2013 года поступило 367 тематических запроса от юридических и физических лиц о переименовании улиц, о выделении земельных участков, квартир, об установлении опеки, об утверждении штатного расписания и т д.

401/6. Выдача документов пользователям

За I полугодие 2013 года выдано 10848 ед.хр. ,в том числе:

- 149 ед.хр. в читальный зал пользователям;

- 9 ед.хр. во временное пользование по запросам организаций-источников;

- 10690 ед.хр. работникам архивного отдела для подготовки ответов на запросы (1100 уд., 9590 л/с)
401/8. Изготовление копий документов

За I полугодие 2013 изготовлено копий архивных документов

в количестве 3040 листов для исполнения запросов сотрудниками архивного отдела (1595уд. +1445л/с)

Работники архивного отдела принимали активное участие в общественно значимых мероприятиях:

- посвященных Великой Победе: встречались с ветеранами, бывшими работниками Администрации города, встречали ретро-поезд (поезд Победы), организованный Северо - Кавказской железной дорогой;

- приняли участие в проведении «Последнего звонка» в школе- интернате

города Волгодонска 25 мая ;

-работали на 2 городских субботниках по уборке и благоустройству города в апреле-мае 2013 года;

-участвовали в спартакиаде среди работников Администрации города;

-провели празднование Дня архивов с приглашением ветеранов архивной отрасли. В ознаменование профессионального праздника все сотрудники архивного отдела премированы Мэром города денежным поощрением в размере по 1 тысяче рублей каждый.

5. Материально-техническая база

501/1Оснащение современными системами пожарной сигнализации не планировалось. Установлено ранее.

501/2 Оснащение современными системами охранной сигнализации.

Охранная сигнализация установлена до 2011 года в 17 из 18 архивохранилищ. Одно хранилище без охранной сигнализации – 55м2, установка ее в 2013 году не планировалась из-за отсутствия средств. Есть сторожевая охрана.

501/3. Оснащение системами автоматического пожаротушения не планировалось.

501/3.1. Установка и обслуживание систем кондиционирования и вентилирования архивохранилищ.

Проведена профилактика работы 4 сплит-систем.

501/3.2. Установка и обслуживание систем видеонаблюдения.

Установлена система видеонаблюдения по периметру здания в январе 2013 года.

501/3.3. Огнезащитная пропитка стеллажей и чердаков не планировалась.

501/4.3 Проведение текущего ремонта помещений не планировалось

501/5. Прирост протяженности архивных полок не происходил.

501/6. Количество работников на один компьютер – 1. Обеспеченность компьютерами - 100%.

-информация о сетевой и телекоммуникационной инфраструктуре

Наличие ЛВС с указанием кол-ва рабочих мест	Адрес электронной почты	Адрес Web-сайта или Web-страницы на стороннем сайте	Дополнительная информация о ЛВС и работе с сетью Интернет
1	2	3	4
Создана сеть на 8 рабочих мест	archivotd@vlgd61.ru	http://www.volgodonskgorod.ru/read.php?id0=1823	Имеется корпоративная электронная почта и выход в интернет на всех компьютерах отдела

- информация о наличии компьютерной техники:

Кол-во компьютеров класса ниже PENTIYM-4	Кол-во компьютеров класса PENTIYM-4	ИТОГО
2	6	8

6. Расчет бюджета рабочего времени
6.1 Плановый бюджет рабочего времени (число календарных дней

в году без праздничных и выходных дней): 116 х 8 = 928

6.2 Затраты времени, исключаемые из планового бюджета рабочего времени:
- очередной отпуск	- 95
- дополнительный отпуск	-0
- учебный отпуск	-23
- временная нетрудоспособность	-16
-отпуск по беременности и родам	-0
- выполнение государственных и общественных обязанностей (работа в комиссиях, общественных организациях, выборных органах)	-0
-административный отпуск	-0
Полезный фонд рабочего времени (плановый бюджет п.6.1 минус непроизводительные затраты п.6.2)	794

Заведующий архивным отделом В.В.Глушенко
28.06.2013