Грищенко Т. Б., директор библиотеки

Грищенко Т. Б., директор библиотеки
Никитенко А. Н., доцент, инженер техн. службы библиотеки
Этенко Н. Ю., ученый секретарь библиотеки
Шевченко Т. Е., зав. отделом научной обработки документов

Харьковский национальный университет радиоэлектроники

пр. Ленина, 14, г. Харьков, Украина, 61166

e-mail: library@kture.kharkov.ua
СИСТЕМА КАТАЛОГОВ И КАРТОТЕК ВУЗОВСКИХ БИБЛИОТЕК:

Состояние, проблемы, тенденции.

(по материалам работы «Секции по обработке документов

и ведению справочного аппарата» НМБК МОН Украины).
Современная вузовская библиотека – сложный информационный институт, сочетающий в своей работе традиционные библиотечные процессы и новые информационные технологии (НИТ). Важную роль среди главных составляющих информационных ресурсов библиотеки, играет ее справочно-поисковый аппарат (СПА). Одна из основных его частей – система каталогов и картотек (СКиК) – активно востребована реальными и виртуальными пользователями современных библиотек и отражает их политику в системе предоставления услуг и использования фондов.

В рамках работы «Секции по обработке документов и ведению справочного аппарата» НМБК МОН Украины было проведено исследование процессов формирования СКиК ряда вузовских библиотек Украины. Это исследование проводилось с июня по декабрь 2008г. под руководством председателя секции - Грищенко Т.Б, директора библиотеки Харьковского национального университета радиоэлектроники (ХНУРЭ).

Цель исследования: анализ тенденций развития СКиК, выявления проблем в этой области и подготовки вопросов для дальнейшего рассмотрения на мероприятиях, запланированных в Программе работы секции на 2009г (круглый стол, Интернет-семинар, обучение в фокус-группах).

Для достижения цели необходимо было решить следующие задачи:

проанализировать основные направления деятельности библиотек в вопросах, связанных с СКиК, а также уровня автоматизации в этой области;
уточнить среднестатистические показатели электронного каталога и определить его место в современной СКиК;
определить проблемные зоны и сформировать компетенции в вопросе их решения;
составить перечень методической документации, требующей создания или обновления, для разработки типовых документов в области обработки литературы и ведения СКиК.

Необходимо отметить, что мы не ставили задачи оценить качество каталогов и эффективность их использования читателями. Мы считаем, что это скорее тема - для локальных исследований в библиотеках.

Объектом исследования являлись библиотеки высших учебных заведений Украины.

Предметом исследования стали каталоги и картотеки библиотек, их количественные характеристики, а также кадровое обеспечение и документальные базы, регламентирующие работу библиотек в области научной обработки литературы и ведения СПА.

Проведение социологического исследования требует выбора методов сбора данных, который определяется его задачами, объектом, предметом. В аналогичных исследованиях используют четыре основных метода, каждый имеет по две основные разновидности: опрос (анкетирование и интервьюирование); анализ документов (качественный и количественный); наблюдение (невключенное и включенное); эксперимент (контролируемый и неконтролируемый). Каждый из этих методов имеет свои преимущества и недостатки. Проанализировав свойства перечисленных методов, мы пришли к выводу, что самым подходящим для проведения данного исследования является метод анкетирования, т.к он менее ресурсозатратный, и с его помощью можно достаточно быстро получить необходимые результаты. Специалистами библиотеки ХНУРЭ была разработана анкета из 15 вопросов. Из них: 3 - составлены в виде блоков вопросов по одной тематике; 6 – неструктурированных (открытых) вопросов включали субъективные данные (указание методических разработок или высказывание предложений); 7 структурированных вопросов (закрытых) предлагали выбор ответа из предложенного списка, как дихотомического (один вариант ответа из двух), так и множественного типа выбора (более двух вариантов ответа).

Режим Интернет-анкетирования через веб-сайт библиотеки ХНУРЭ позволил проставлять ответы сразу в загруженной странице и автоматически отправлять на URL-адрес нашего сайта. Таким образом, при исследовании применен метод заочного опроса библиотек с помощью онлайновых анкет.

Для сокращения временных затрат технология обработки и анализа данных основывалась на специально разработанных программах, с помощью которых можно образовывать обобщенные результаты в виде таблиц Microsoft Excel и создания соответствующих секторных и столбчатых диаграмм. Тексты ответов на открытые вопросы обрабатывались организаторами исследования вручную. Полученные данные ввводилась в компьютер с помощью составления сводных анкет и двухмерных таблиц. Отображение обработанных данных в таблицах и диаграммах, которые представлены в презентации, повышает наглядность результатов их группировки.

Результаты обработки и анализ анкет позволили сделать определенные выводы по поводу современного состояния СКиК, а также сформулировать проблемы и тенденции развития этой части СПА вузовских библиотек.

Респонденты проведенного анкетирования - 51 библиотека (из всех методических объединений вузовских библиотек Украины). Это составило 25% от общего количества (204) библиотек Украины (см. диаграмму 1). К сожалению, очень мало анкет поступило из таких методических зон, как Киевская, Донецкая, Львовская - менее 15% от количества библиотек в этих зонах. Однако поскольку наибольшее количество респондентов – это крупные библиотеки ведущих вузов, определяющие библиотечную политику в регионах, предоставленные данные позволяют проследить определенные тенденции в рассматриваемых вопросах.

Традиционно обработкой и формированием СКиК в библиотеках занимаются отделы по научной обработке литературы и организации каталогов или сектора отделов комплектования и обработки, а также подразделения, выполняющие информационно-библиографическое обслуживание. Видны и новые тенденции: появление в 6 библиотеках специальных подразделений, обрабатывающих е-ресурсы. Это отделы, занимающиеся развитием НИТ, автоматизацией библиотечных процессов и формированием е-ресурсов библиотеки. В 48 библиотеках в указанных подразделениях от 50 до 100% составляют специалисты с полным или базовым высшим библиотечным образованием, остальные сотрудники, чаще всего, имеют высшее образование гуманитарного направления (педагогическое, филологическое и др.), а также экономическое, естественнонаучное. Это отметили 38 библиотек. В 32 библиотеках кадровый состав дополнен специалистами по профилю ВУЗа. А в 22 из них работают сотрудники с техническим образованием. Сравнивая укомплектованность кадрами данных подразделений разных библиотек, нужно отметить наилучшее положение у библиотек классических университетов. Вопросами создания СПА у них заняты большие коллективы (от 20 до 50 специалистов), в которых работают представители разных современных направлений образования. Недостаточное количество или полное отсутствие квалифицированных кадров с техническим или другим образованием по профилю вуза у 15 библиотек.

Анализ блока вопросов о наличии и ведении каталогов и картотек показал, что в 49 библиотеках ведутся карточные алфавитные и систематические каталоги. Исключение составляют библиотеки НаУ «Киево-Могилянская академия» и ЦНГИ ХГУ «Народная украинская академия», имеющие каталоги только в е-виде. Что касается служебных каталогов, то уже видна тенденция к их сокращению, - их ведут 42 б-ки. Для структурирования информационных массивов вузовские библиотеки применяют иерархические классификации: только УДК - 13 библиотек, только ББК – 10, и те, и другие используют в своей работе 28 библиотек, 3 библиотеки, наряду с названными, используют ДК Дьюи.

Предметные каталоги ведутся в 12 библиотеках, и в основном, отражают медицинскую, аграрную и природоведческую тематику. 26 библиотек вузов технической направленности ответили утвердительно на вопрос об имеющемся у них опыте создания словарей предметных рубрик. На сегодняшний день ситуация такова, что зачастую отраслевые предметные рубрики (ПР) – примитивная форма вербального поиска по ключевым словам, которые зачастую формируют с обложки, титульного листа или издательской аннотации. А для качественного поиска нужно разработать список ПР, который отражает горизонтальные ассоциативные, а также вертикальные иерархические связи. Кроме того, сегодня существует проблема дефицита на информационном рынке лингвистического обеспечения СКиК. Сложившаяся ситуация вынуждает библиотеки создавать собственное лингвистическое обеспечение, что является неэффективным из-за затрат на дублирование усилий квалифицированных специалистов, отвлечение их от основных производственных функций, отсутствие гарантий качественного результата. Так как создание данного инструментария трудоемко и требует высокого интеллектуального уровня ученых и специалистов различного профиля, то решение данной проблемы находится в области разработки национальной программы по созданию отраслевых Тезаурусов на базе научных учреждений (например: Академии наук Украины или Книжной палаты Украины).

Основные картотеки вузовских библиотек – это систематическая картотека статей (СКС), которую ведут 49 библиотек и картотека трудов ученых вуза в 41 библиотеке. Кроме того, 22 библиотеки ведут тематические картотеки по профильным темам и социально-экономической направленности (общим числом - 359). Многие карточные картотеки дублируются в е-виде.

Показательны ответы на вопрос о политике библиотек в отношении карточных каталогов и картотек. Если 55 % из опрошенных выступают за консервацию или ликвидацию карточных картотек, то в отношении карточных каталогов у 88 % библиотек сформулирована позиция их сохранения. Однако 11 библиотек, которые активно используют преимущества ЭК и отразили в нем более 50 % своих фондов, высказываются за их консервацию, а затем и ликвидацию в ближайшем будущем.

Электронный каталог (ЭК) на базе различных автоматизированных систем ведут 50 библиотек. Анализ блока вопросов об ЭК показал, что вузовские библиотеки продолжают наращивать мощность компьютерной техники и формируют свои ресурсы с помощью АИБС по мере появления и продвижения их на рынке (сперва иностранные, потом – украинские). Начинали почти все библиотеки со своих локальных разработок либо простых (на тот момент) версий АИБС «МАRК», «ISIS».

К началу 2009г. библиотеки-респонденты формируют ЭК на базе следующих АИБС (см. диаграмму 2):

Оценка полученных количественных данных позволила выявить, что наполняемость ЭК у всех библиотек различная и зависит от времени организации ЭК и приобретения АИБС. У библиотек, которые раньше начали наполнять ЭК, его общий объем составляет от 200 тыс. и до 1 млн. и больше (как у библиотек ДонНУ и КНУ им. Т.Шевченко), у тех, где процесс формирования начат позже – от 50 до 100 тыс. записей. Но хочется отметить, что некоторые библиотеки наращивают темпы пополнения ЭК с завидной быстротой. Например: ЭК библиотек: ЛНУ им. И. Франко – уже насчитывает более 200 тыс. записей, ОНЮА – около 300 тыс., ОНУ им. И. Мечникова - более 300 тыс., хотя АИБС приобретены в 2000г.

Наращивание темпов ЭК также связано у многих библиотек с форсированием процесса ретроконверсии. 39 библиотек отметили, что занимаются внесением в ЭК ретроспективной части своих фондов. Библиотеки используют различные методики: от «сплошного ввода» до обработки активной части фонда (наиболее запрашиваемой). Таким образом, с помощью ретроввода и обработки новых поступлений специалистами этих библиотек отражено от 15 до 60% своих фондов.

При ответе на вопрос о типовидовом составе ЭК, выяснилось, что больше учебно-методических изданий отражено в ЭК 17 библиотек, в ЭК 27 библиотек отражаются больше научные издания. Наличие в каталоге другой литературы больше, чем материалов учебного и научного назначения, - у 15 библиотек. Это объясняется наличием в фондах вузовских библиотек большого количества законодательных, правовых, справочных, нормативных и т.п. источников литературы, необходимых для обучения и научной деятельности ВУЗов. Интересно, что в 5 вузовских библиотеках с\х, технического, медицинского и юридического профиля в 2-3 раза больше, чем учебная, в ЭК отражена художественная литература.

Должность редактора ЭК имеется в штатном расписании 13 библиотек. Больше всех – в библиотеках Одесской зоны. Наличие редактора - очень важный нюанс при организации ЭК. Для ускорения процесса наполнения ЭК задействованы все возможные силы (ретрогруппы, сотрудники многих отделов) и, как следствие, - очень большой процент ошибок, описок, опечаток. Не всегда к описанию привлекаются библиотечные специалисты, к сожалению, и не все досконально знают новый стандарт на библиографическое описание ДСТУ ГОСТ 7.1-2006. Таким образом, введение должности редактора ЭК подлежит решению в 38 библиотеках.

Опыт обмена библиографическими записями имеют 20 библиотек из опрошенных. Предпосылками для обмена может и должно стать объединение библиотек по АИБС, что даст возможность использования единых форматов баз данных, создания единой технологии при описании и обмене.

В 17 библиотеках доступ в ЭК организован только в локальной сети (Интранет), в 21 библиотеке – через Интранет и Интернет, а в 9 - в глобальной сети. Из них: открытый доступ в ЭК предоставляют 26 библиотек-респондентов. У 14 – частично открытый, у 8 – доступ авторизован. Доступность ЭК и других БД через Интернет сегодня можно назвать стратегической задачей автоматизации библиотечных процессов. Решение данной проблемы связано, как правило, с развитием телекоммуникационной инфраструктуры и интеграции локальной сети вуза.

На сегодняшний день можно констатировать, что ЭК не является альтернативой традиционным каталогам, но уже прочно занял свое место и лидирующее положение в СКиК. Так как является не просто каталогом в машиночитаемой форме, а информационно-поисковой системой, которая объединяет в себе функции всех каталогов и имеет более широкие возможности для предоставления свободного доступа как локальным, так и удаленным пользователям.

Наличие документации в библиотеках, которая регламентирует их работу во всех сферах деятельности, является одним из условий и этапов менеджмента качества. Поэтому отдельным блоком были вынесены вопросы о наличии и использовании документов при работе с СПА. 82% библиотек-респондентов используют при нормировании производственных процессов обработки и ведения каталогов нормативную документацию. Из них: в 22-ти библиотеках свои нормативы, полученные опытным путем, 7 библиотек удовлетворились заимствованием из государственных сборников норм, а 12 библиотек используют комбинированные. Одним из типов организационно-распорядительной документации являются положения и инструкции. Перечень положений по изучаемым процессам представили – 50 библиотек, инструкций - 37. В основном, были названы положения о библиотеках (8), об отделах (11), о системе каталогов и картотек или СПА (26), о каждом виде каталогов, картотек и АПУ (25), из них положения об ЭК (22), паспорта каталогов (6). Нас также интересовал пакет инструктивных документов, созданных в библиотеках и отражающих порядок работы с СКиК. Библиотеки назвали инструкции на различные процессы аналитико-синтетической обработки, в т.ч. «Путь книги (документа) в библиотеке», о порядке ведения, редактирования каталогов и картотек, ретроввода, а также технологические карты и блок-схемы для выполнения операций по наполнению ЭК. Наиболее полно обеспечили документацией названные процессы 8 библиотек вузов: КНУ им. Т. Шевченко, НТУ «КПИ», НТУ «ХПИ», УИПА, ОНАПТ, ОНПУ, ЛНУ им. И.Франко, НаУ «Острозька академія».

Кроме регламентирующей документации, в 40 библиотеках создаются различные пособия в помощь пользователям ЭК: памятки, советы, плакаты, открытки, руководства, инструкции, путеводители, алгоритмы по правилам поиска и навигации в е-ресурсах, а также методические пособия, указания, рекомендации и мультимедийные слайд-лекции к занятиям по «Основам информационной культуры».

В конце анкеты было помещено обращение к опрашиваемым с просьбой высказать свои пожелания по работе секции. Конкретные и представляющие интерес для дальнейшей работы секции предложения поступили от 28 библиотек: утверждение и введение в действие в Украине стандартов, идентичных ГОСТам 7.8 – 2000. Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления и 7.83 – 2001. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения; создание координационного центра корпоративной каталогизации; разработка лингвистического обеспечения ЭК для научных и вузовских библиотек (единого словаря ПР, отраслевых тезаурусов); внедрение таблиц УДК и ББК в е-варианте; разработка документации на процессы аналитико-синтетической обработки, в т.ч. типовой; организация системы повышения квалификации сотрудников, занимающихся обработкой литературы и ведением СПА, проведение практических мероприятий (семинаров, тренингов, мастер-классов, в т.ч. в режиме он-лайн) по вопросам каталогизации и систематизации.

Мы уже учли предложения о предоставлении результатов работы секции и открыли на сайте http://www.lib.kture.kharkov.ua/ соответствующую рубрику, содержащую информацию о составе и плане работы секции, о результатах проведенных меропрятий, принятых решениях и разработанных документах, а также ссылки на литературу по изучаемым вопросам.

Анализ результатов анкетного опроса позволил проранжировать проблемы по степени важности. В процессе исследования были выявлены актуальные вопросы, решение которых находятся в компетенции секции: разработать пакет типовых документов, регламентирующих работу библиотек с СПА, инициировать создание отраслевых словарей и Тезаурусов, организовать обучение и повышение квалификации сотрудников, занимающихся формированием и обслуживанием СПА. Последовательное и рациональное внедрение этих решений в практику работы вузовских библиотек позволит достичь более высокого уровня информатизации в области рассматриваемых процессов.