1. 
   Ведение деловой документации на предприятии
   

Номенклатура дел

Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» обязывает все предприятия и организации Украины вне зависимости от формы собственности, в т.ч. юридических лиц-субъектов предпринимательской деятельности обеспечивать сохранность документов, накопившихся за время их деятельности.

Составление номенклатуры дел является одним из самых главных этапов ведения деловой документации на предприятии.

Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» определяет, что «номенклатура дел» - это обязательный для юридического лица систематизированный перечень названий дел, которые формируются в ее делопроизводстве, с указанием сроков хранения документов».

Номенклатура дел - это систематизированный и проиндексированный перечень дел, которые создаются в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке (ДСТУ 2732-94 «Делопроизводство и архивное дело». Сроки и определения). Составляется номенклатура дел для создания в учреждении единой системы формирования дел, обеспечения их учета, быстрого розыска документа по его содержанию и виду, отбора документов на государственное хранение в процессе делопроизводства.

Сроки хранения дел, которые включены в номенклатуру, определяются с учетом их научной, историко - культурной ценности в соответствии с действующим «Перечнем типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов», утвержденного приказом Главного архивного управления при КМ Украины от 20.07.1998 № 41 (с изменениями) как обязательный нормативно-правовой акт для всех организаций, независимо от их форм собственности.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, брошюры, справочники, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информация и т. п.

Номенклатура дел подлежит согласованию с соответствующим государственным архивом один раз в пять лет или безотлагательно в случае существенных изменений в форме собственности, структуре, функциях и характере работы учреждения.

Перед направлением на согласование в государственный архив номенклатура дел учреждения должна быть одобрена его экспертной комиссией (ЭК). После согласования с госархивом номенклатура дел подлежит утверждению руководителем учреждения.

В конце делопроизводственного года номенклатуру дел учреждения обязательно закрывают итоговой записью, в которой указывается количество дел, заведенных в организации за год. Итоговую запись скрепляет своей подписью руководитель делопроизводственной службы (лицом, ответственным за делопроизводство).
Формирование дел

После того как составлена номенклатура, формируют дела. При формировании дела необходимо группировать следующим образом:

а) оригиналы документов (в случае их отсутствия - засвидетельствованные в установленном порядке копии);

б) документы одного делопроизводственного года (за исключением личных, судебных, переходных дел. Личные дела формируются в течение всего времени работы лица в учреждении);

в) отдельно документы постоянного и временного сроков хранения.

После окончания делопроизводственного года или перед передачей дела в архивное подразделение учреждения документы должны быть разложены по отдельным делам согласно номенклатуре:

в одном деле документы по личному составу, в другом - документы временного срока хранения;

включать в дело документы только по одному вопросу или группе родственных вопросов, составляющих единый тематический комплекс, вначале - инициативный документ, а затем остальные в логической последовательности;

если документы по своему содержанию и сроку хранения не могут быть сгруппированы в дела, предусмотренные номенклатурой, заводят новое дело с обязательным внесением его наименования и срока хранения в действующую номенклатуру дел;

документы, созданные посредством персонального компьютера, группируются в дела на общих основаниях;

дело не должно превышать 250 листов (толщиной 30 - 40 мм).

Приказы по основной деятельности

О приеме, переводе, увольнении, поощрении, совместительстве работников; о предоставлении отпусков; о наложении взыскания на работника, командировке работников, по административно-хозяйственным вопросам и т. п. группируют в различные дела.

Приказы по личному составу

Приказы необходимо сформировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Затем внутри года приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке. Обратите внимание на следующий нюанс: обычно номера ставятся в соответствии с датами, но встречаются случаи нарушения такого порядка. Например, приказ от 28 января имеет №12-к, а приказ от 16 февраля - № 7-к и т.п. Это явное нарушение правил регистрации внутренних служебных документов, которое, к сожалению, исправить юридически корректно невозможно. Если вы столкнулись с подобным казусом, необходимо придерживаться порядка систематизации приказов только по датам, отразив этот факт при составлении предисловия к описи. Что касается оснований и приложений к приказам, следует помнить: приложение является составной частью документа, а значит, должно остаться вместе с ним; основания таковыми не являются и поэтому должны из приказов изыматься и формироваться в отдельные дела (если так не было сделано изначально). Так же необходимо изъять копии и черновики приказов. К сожалению, в небольших предприятиях приказы директора по основной деятельности, как и приказы по административно- хозяйственным вопросам, часто ведутся вместе с приказами по личному составу. Это является нарушением правил регистрации и правил формирования документов. По логике, в таких случаях изменить ничего нельзя: ведь приказы уже зарегистрированы в валовом порядке, и поэтому их необходимо оставить в деле по порядку тех номеров и дат в соответствии с которыми они были заведены.

Личные карточки уволенных работников формы Т-2

Личные карточки формируются по дате увольнения работников и систематизируются в алфавитном порядке с обязательным составлением внутренней описи.

Личные дела уволенных работников

В личное дело входят листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные работником предприятия, и могут служить основанием для справки только в том случае, если содержат контрольные отметки отдела кадров о достоверности приведенных в них данных. Личные дела систематизируются, как и личные карточки, в алфавитном порядке с обязательным составлением внутренней описи.

Лицевые счета по начислению заработной платы (расчетные ведомости, табуляграммы)

Бухгалтерская документация представлена в виде лицевых счетов, расчетных ведомостей и табуляграмм формируется по годам.

Лицевые счета формируются в алфавитном порядке, и составляется внутренняя опись. Расчетные ведомости – по структурным подразделениям, табуляграммы – по табельным номерам и по структурным подразделениям, в этих случаях обязательно прилагается журнал с расшифровкой табельных номеров.

Подлинные личные документы (невостребованные трудовые книжки, документы об образовании)

Все невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету. Они формируются в картонные папки с завязками. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись.

Оперативное хранение документов

Документы со времени создания (поступления) и до передачи их в архивное подразделение учреждения хранят по месту их формирования в делах.

Для повышения оперативности розыска документов дела размещают в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указывают индексы по номенклатуре. Дела должны храниться в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, в шкафах и столах, которые закрываются.
Создание архивного подразделения

В соответствии со статьей 14 Закона Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24.12.1993 №3814-XII, объединения граждан, предприятия, учреждения и организации, основанные на коллективной и частной формах собственности, имеют право создавать архивы (архивные подразделения) для хранения документов. Положение об архивах (архивные подразделения) объединений граждан, предприятий, учреждений и организаций, основанных на коллективной и частной формах собственности, утверждают их учредители.

II. Передача документов в архив учреждения,

и сроки их хранения
В соответствии инструкцией по делопроизводству от 30.11.2011 №1242 законченные делопроизводством дела длительного (свыше 10 лет) сроков хранения должны быть сданы в архив учреждения для дальнейшего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) можно передавать в архив учреждения по согласованию с его руководителем.

Подготовка документов к передаче в архив предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел;

передачу дел в архив учреждения и обеспечение сохранности документов.

Создание экспертных комиссий

Вся деловая документация, образующаяся вследствие деятельности хозяйствующих субъектов, может быть зачислена по следующим критериям: до ликвидации предприятия, по личному составу, длительного срока хранения или уничтожена после проведения экспертизы ценности.

В соответствии с Законом Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24.12.93 г. №3814-XII , предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности и объединения граждан создают экспертные комиссии для проведения предварительной экспертизы ценности документов и предоставления ее результатов на утверждение экспертной комиссии государственного архива.

Что такое экспертная комиссия (сокращенно - ЭК)? ЭК является совещательным органом. Решения экспертной комиссии утверждают руководители учреждения, после чего они становятся обязательными для исполнения структурными подразделениями учреждения (если таковые имеются).

Одной из основных задач ЭК, в соответствии с Типовым положением об экспертной комиссии, утвержденным приказом Главархива от 13.03.96 г. №9 и зарегистрированного Министерством юстиции Украины 10.04.96 г. под №173/1198, является организация и проведение совместно с делопроизводственной службой и архивом учреждения, предприятия ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения, осуществление контроля за организацией документов в делопроизводстве.

ЭК предприятий, учреждений, организаций, независимо от форм собственности и объединений граждан, составляют их работники. Председателем ЭК назначают, как правило, заместителей руководителей предприятий, учреждений, организаций и объединений граждан.

Заседания ЭК проводят не реже одного раза в год и считают правомочными, если на них присутствует не менее двух третей состава членов комиссии.

ЭК рассматривают вопрос и принимают решение об одобрении и предоставлении на согласование в установленном порядке:

описей документов, отнесенных предварительной экспертизой ценности документов:

- номенклатур дел текущего года делопроизводства;

- до ликвидации учреждения;

- описей дел по личному составу;

- актов о выделение документов для уничтожения.
Составление и оформление описи дел по личному составу

Описи дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда.

Опись дел по личному составу в зависимости от количества дел или периода времени, за который составляется опись, может составляться на отдельные виды документов по личному составу ли на весь комплекс документов.

Для систематизации дел в описи используются различные схемы.

Наиболее приемлемая схема: хронологически – номинальная, когда основной расположения дел является год, внутри года по видам документов или номинально - хронологическая, когда сначала располагаются дела по видам документов, внутри годам.

Номинально – хронологическая схема, как правило применяется в крупных организациях с большим количеством работников.

Примерная схема расположения документов внутри годового раздела описи может выглядеть таким образом:

- приказы по личному составу или другие распорядительные документы заменяющие их;

- списки, книги, карточки учета личного состава;

- личные дела; контракты (трудовые договора), не вошедшие в состав личных дел;

- личные карточки Т-2;

- лицевые счета или расчетно-платежные ведомости;

- протоколы и акты о несчастных случаях;

- списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

- табеля, наряды работников вредных профессий;

- протоколы аттестационных, квалифицированных комиссий и документы к ним;

- невостребованные трудовые книжки;

-документы по награждению правительственными и ведомственными наградами и присвоению почетных званий (наградные дела, списки, книги учета выдачи наград).

Личные дела и личные карточки уволенных работников располагаются в описи по году увольнения. В описи целесообразнее включать документы одного срока хранения, исключение составляют дела представленные фрагментарно. Если в фонде находятся документы других организаций, их включают в отдельную опись.

Документы постоянного срока хранения (до ликвидации учреждения) и долговременного включаются в отдельные описи.

Справочный аппарат к описи

Справочный аппарат к описи дел по личному составу традиционен – титульный лист, список переименований организаций, предисловие, оглавление, указатель.

Состав справочного аппарата к описи диктуется его целесообразностью.

Справочный аппарат обязательно составляется:

- к первому годовому разделу описи;

- при включении в опись несколько годовых разделов; при составлении описи дел ликвидированной организации (максимальный состав справочного аппарата);

- полное и сокращенное название организации с указанием ее подчиненности.

При изменении названия организации в течении периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указываются изменения в названии организации в хронологической последовательности и с указанием крайних дат существования организации под каждым названием.

В случае многократного изменения названия организации (более трех раз), на титульном листе указывается последнее название организации, все изменения указываются на отдельном листке, следующим за титульным. Крайними датами каждого названия организации являются даты приказов, распоряжений вышестоящих организаций (если они имеются) или дата регистрации изменений в Уставе организации в связи с ее переименованием.

- гриф утверждения описи руководителем организации;

- название описи, в которое включается: номер описи, крайние даты документов, включенных в опись;

Название описи может быть общим, если в опись включены разные виды документов: «Опись №__ дел по личному составу за ____ годы», или, в опись включен один вид документов, указывается конкретный вид документов: «Опись №__ лицевых счетов за ___ годы.

- срок хранения документов на титульном листе может быть указан, если в опись включены документы одного срока хранения.

Титульный лист может не составляться на годовой раздел описи дел по личному составу.

Оглавление (содержание) описи отражает ее состав и построение, а также показывает на каких листках начинаются ее составные части. В оглавлении указываются номер листа, на котором находится предисловие, название разделов (групп дел), включенных в опись, указатели и.т.д. К описям, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять. Оглавление помещается за титульным листом или за списком переименований организации (если имеется).

Предисловие к описи является важным элементом справочного аппарата. Предисловие включает: историю фондообразователя; историю фонда: аннотацию состава, содержания документов и особенности формирования дел, состав справочного аппарата к описи. Обычно в предисловии к описям по личному составу история фондообразователя дается кратко: дата образования, переименования организации-предшественницы, подведомственная сеть, основные функции. Основной акцент в предисловии делается на описание состава документов описи и особенности их формирования. Однако, при описании ликвидированных организаций в предисловии приводятся наиболее полные сведения по истории фондообразователя, а также история фонда: при написании предисловия используются законодательные источники, устав, положение организации, официальные издания организации. В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и.т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.
Сроки хранения документов

Перечень типовых документов, создающихся в процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков их хранения является основным нормативным документом при определении сроков их хранения и отбора для уничтожения документов.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года (2011год остается в делопроизводстве, считаем назад - 2010,2009,2008г.г.- документы, срок хранения которых 3 года списываются по 2007 год включительно).

Для документов, которым установлен срок хранения 75 лет - "В", исчислять данный срок следует с учетом возраста человека (обозначенного буквой "В") на момент завершения дела. Длительность хранения дела после его окончания делопроизводством должна равняться разнице 75 лет - "В", где "В" - возраст лица на момент завершения дела.

Отметка "Пока не истечет необходимость" означает, что документация имеет длительное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.

Сроки хранения документов, определенные в Перечне, являются минимальными, их нельзя сокращать. Продление в организациях сроков хранения документов, предусмотренных данным Перечнем, допускается в случаях, если эта необходимость вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации.

Члены ЭК полистно изучают все документы, приготовленные на уничтожение. По результатам деятельности ЭК составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Акт оформляется только, если была оформлена опись дел (согласованная с ЭК государственного архива и ободренная на ЭК организации)

Однородные дела вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества.

Часть бухгалтерской документации уничтожается после 3-х лет хранения при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, относящихся к сфере управления министерств, другим центральным органам исполнительной власти, - ревизии. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы хранят до принятия окончательного решения.

Предназначенные к уничтожению и включенные в соответствующие акты документы передают организациям, занимающимся заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными
Рекомендации составлены на основе «Основных правил работы архивных учреждений, письма Госкомархива №01-197 от 24.03.1998», Распоряжения Президента Украины от 13.04.2005 № 957 «О неотложных мерах по обеспечению сохранности архивныхдокументов”