Главное архивное управление Московской области

Методические рекомендации

для органов местного самоуправления Московской области
«Порядок хранения и формирования архивных документов мест захоронений в Московской области»
Методические рекомендации «Порядок хранения и формирования архивных документов мест захоронений в Московской области» (далее Методические рекомендации) являются методическим документом, подготовленным в целях оказания органам местного самоуправления Московской области помощи в организации работы по хранению и формированию архивных документов мест захоронений.
Методические рекомендации подготовлены в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", #M12291 982300317Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"#S, Законом Московской области № 115 / 2007-ОЗ

«О погребении и похоронном деле в Московской области», Законом Московской области № 65/2007-ОЗ «Об архивном деле в Московской области», рекомендациями Федерального архивного агентства, нормативными правовыми актами Московской области, #M12291 982300896Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002)#S.

1. Общие положения
1.1. Основные понятия и термины

Основные понятия и термины, используемые в Методических рекомендациях:

- уполномоченный орган Московской области в сфере погребения и похоронного дела – уполномоченный Правительством Московской области центральный исполнительный орган государственной власти Московской области, наделенный полномочиями в сфере погребения и похоронного дела;

- уполномоченный орган местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела – уполномоченный орган местного самоуправления, наделенный полномочиями в сфере погребения и похоронного дела;

- архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

- архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

- документ Архивного фонда Московской области - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

- муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Московской области, а также других архивных документов;

- опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

- упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описание и оформление таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством.

2. Формирование и хранение архивных документов мест захоронений

(формирование (комплектование) дел, хранение документов

и передача их в уполномоченный орган)
Каждое захоронение, произведенное на территории кладбища, регистрируется организацией, управляющей кладбищем (далее – специализированная организация), в книге регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) (Приложение №1). Книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) (далее - книги) являются документами строгой отчетности и относятся к делам с постоянным сроком хранения.

Законченные делопроизводством книги хранятся в специализированных организациях в течение одного года.

По истечении годичного срока хранения книги передаются на хранение в уполномоченный орган местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела, который осуществляет дальнейшее постоянное хранение книг. Книги передаются в упорядоченном состоянии по описям (Приложение № 2).

При расторжении со специализированной организацией договора на право содержания и эксплуатации кладбища незаконченные делопроизводством книги регистрации захоронений (захоронений урн с прахом) передаются на временное хранение в уполномоченный орган местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела по описям (Приложение №3).

Уполномоченный орган местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела не реже одного раза в течение пяти лет представляет описи книг на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области.
2.1. Упорядочение книг
Упорядочение книг проводится ответственными за ведение книг работниками специализированной организации при методической помощи специалистов муниципальных архивов.

Упорядочение книг предусматривает:

- оформление обложек книг;

- нумерацию листов;

- составление заверительных надписей;

- переплет книг, если обложки книг пришли в негодность.

2.1.1. Оформление обложек книг

На обложке книг должно быть указано: название уполномоченного органа местного самоуправления, название муниципального образования, название кладбища, заголовок дела («книга регистрации захоронений» или «книга регистрации урн с прахом»), крайние даты произведенных записей в книге (00.00.0000 - 00.00.0000), отметка «хранить постоянно», количество листов в книге, архивные шифры (№ описи и № дела по описи).

2.1.2. Нумерация листов и составление заверительных надписей

Все листы книг, кроме чистых, должны быть пронумерованы черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. В конце книг на последнем чистом листе или листе, вклеенном в книгу, в целях учета количества листов и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель (Приложение № 4).

В случаях, если книга имеет типографскую нумерацию страниц, то в заверительной надписи указывается количество страниц.

2.1.3. Переплет книг

В случаях необходимости (повреждение обложки книг) книги переплетаются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста записей, сделанных в книге.

2.2. Составление описей дел

1. 
   Первый этап составления описей книг
   

На все завершенные делопроизводством и обработанные книги в специализированных организациях составляются архивные описи.

Описи дел составляются в 4-х экземплярах, подписываются составителями и утверждаются руководителями специализированных организаций.

Книги в описи систематизируются в хронологической последовательности по годам последних записей в книгах.

К первому разделу описи составляется краткое предисловие, отражающее историю организации, характеристику содержания и полноты описи книг. Книги вместе с тремя экземплярами описей передаются в уполномоченный орган местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела.

2. 
   Второй этап составления описей книг
   

В уполномоченном органе местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела описи книг хранятся на протяжении пяти лет по каждой специализированной организации отдельно.

По истечении пятилетнего срока описи книг систематизируются в единую опись в алфавитном порядке названий специализированных организаций и каждой описи присваивается свой порядковый номер (1,2,3 и т.д.). Описи дел сопровождаются единым титульным листом, оглавлением (перечень специализированных организаций) и исторической справкой.

На титульном листе указывается название фонда (название уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела), номер фонда, номер и название описи дел, крайние даты книг, включенных в опись (Приложение № 5). Название фонда состоит из названия уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела, подчиненности, его местонахождения и дат существования под данным названием. Если название уполномоченного органа изменялось в течение периода, за который составлена опись, то на титульном листе в хронологической последовательности приводятся все изменения в его названии с указанием начальной и конечной даты существования под данным названием.

Историческая справка – документ, содержащий сведения по истории уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела и истории специализированных организаций, а также краткую характеристику состава и содержания документов.

Историческая справка состоит из 2-х частей: история уполномоченного органа и история фонда. История уполномоченного органа освещает дату создания, преобразования и ликвидации его со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы, название организации - предшественника, основные вопросы деятельности, изменения в названии и подчиненности и т.д..

История фонда включает сведения: дата первого поступления книг в архив, их объем и крайние даты; степень сохранности книг, особенности формирования, описания и систематизации книг, сведения о наличии документов, выходящих за рамки фонда. Описи дел согласовываются с экспертными комиссиями (ЭК) Администрации муниципального района или городского округа.
2.3. Хранение книг
В целях обеспечения сохранности книг уполномоченные органы местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела распорядительными документами назначают ответственных лиц, которые организуют работу и несут персональную ответственность за сохранность книг.

Упорядоченные книги хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света, или в специально отведенных для этой цели помещениях, отвечающих архивным требованиям сохранности документов.

Не допускается хранение документов в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещениях, а также помещениях зданий, занятых службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

Уничтожение документов мест захоронений запрещается.

2.4. Порядок передачи книг на хранение в архивы

уполномоченных органов местного самоуправления

в сфере погребения и похоронного дела и их учет
Книги передаются в уполномоченные органы местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела по акту приема – передачи документов на хранение (Приложение № 6).

В целях учета принятых на хранение книг создается учетные документы:

- книга учета поступлений и выбытия книг, для учета каждого поступления в архив (Приложение № 7);

- описи дел,

- листы фондов для учета состава и объема книг по каждой специализированной организации (Приложение № 8),

- паспорт архива для суммарного количества дел, хранящихся в архиве. Паспорт составляется ежегодно в декабре месяце и один экземпляр представляется в муниципальный архив (Приложение № 9).

- дело фонда, в состав дела включаются акты приема-передачи книг, исторические справки, акты и листы проверки наличия книг, акты выдачи книг, документы о работе с фондом, изменениях его объема и состава.

3. Использование документов
Использование документов - применение документов и (или) информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства.

Основными формами использования документов являются:

- исполнение запросов граждан (информация по запросам выдается в виде архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании письменного заявления и по установленной форме) (Приложение № 10);

- выдача документов во временное пользование (Приложение №11).

Срок исполнения запросов граждан и организаций не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения. Выдача книг во временное пользование на срок не более 3-х месяцев.

Книги, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с действующим законодательством, подлежат возврату.

4. Порядок передачи документов

на хранение в муниципальный архив
При ликвидации уполномоченного органа описи книг передаются на хранение в муниципальный архив. Все работы, связанные с передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их транспортировкой, выполняются за счет средств уполномоченного органа местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел между уполномоченным органом местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела и муниципальным архивом. Вместе с документами передаются три экземпляра описей. Книги передаются в муниципальный архив в архивных коробках.

5. 
   Контроль за обеспечением сохранности книг
   

Контроль за обеспечением сохранности и порядком передачи книг захоронений (захоронений урн с прахом) в муниципальных образованиях Московской области осуществляет уполномоченный Правительством Московской области центральный исполнительный орган государственной власти Московской области, наделенный полномочиями в сфере погребения и похоронного дела, совместно с Главным архивным управлением Московской области.

Приложение №1

КНИГА РЕГИСТРАЦИИ ЗАХОРОНЕНИЙ

№ регист-ра	Ф.И.О. умер-шего	Возраст умершего	Дата смерти	Дата захо-роне-ния	№ свиде-тельства о смерти из ЗАГСа	Каким ЗАГСом выдано свиде-тельст-во	Фамилия земле-копа	№ участ-ка	Ф.И.О. ответ-ствен-ного за похо-роны
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

КНИГА РЕГИСТРАЦИИ ЗАХОРОНЕНИЯ УРН С ПРАХОМ

№ п/п	Ф.И.О.	Дата кремации	Участок	Ф.И.О. ответственного за могилу или нишу
1	2	3	4	5

Примечание. Книга регистрации захоронений урн заполняется на основании учетных карточек.

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА

Колумбарий №____ Секция №____ Ряд №____ Ниша №____

Участок №____ Аллея №____ Могила №____

№ п/п	Ф.И.О.	Дата кремации	Кремационный номер	Примечание

Квитанция №_____ от ____________ Сумма ___________ Удостоверение №___________

Лицо, имеющее право пользования нишей, могилой _______________________________

Почтовый адрес ______________________________________________________________

______________________________________ Телефон ______________________________

Надмогильное сооружение ____________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

организации Формат А4 (210  297)

Приложение № 2

(наименование уполномоченного органа)

_____________________________________________

(наименование организации, заведующей кладбищем)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

Фонд № __________________ руководителя организации
ОПИСЬ № ________________ Подпись Расшифровка

подписи

дел постоянного хранения Дата
за ____________________ год

№ пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечания
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел

(цифрами и прописью)
с № _________________________ по № _______________________ , в том числе:
литерные номера: ______________________________________________________
пропущенные номера: __________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК ________________ Протокол ЭПК ____________________

(наименование органа) (наименование уполномоченного

_________________________________ _________________________________

органа исполнительной власти в области

архивного дела, федерального архива)
от ______________ № ______________ от ______________ № ______________

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

организации Формат А4 (210  297)
Приложение № 3
_______________________________________________________

(наименование организации, заведующей кладбищем)

ОПИСЬ

книг, переданных на

временное хранение
за _______________ год

№ пп	Заголовок дела	Крайние даты	Примечания
1	2	3	4

В данный раздел описи внесено книг

_____________________________________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий архивом

Организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

организации Формат А4 (210  297)

Приложение № 4

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ листов

(цифрами и прописью)

с №________________ по №__________________
в том числе:

литерные номера листов ____________________________________________

пропущенные номера листов ____________________________________________

____________________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование

должности

работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

Форма листа-заверителя дела Формат А4 (210  297)

Приложение №5
___________________________________________________

(Название уполномоченного органа уполномоченного органа

местного самоуправления в сфере погребения и похоронного дела).

Фонд №________

Опись №_______
____________________________________

(Название описи)

__________________________________

(Крайние даты)

Форма титульный лист к описи

Формат А4 (210  297)

Приложение №6

УТВЕРЖДАЮ ___________________________ (наименование должности руководителя ______________________________________ организации-сдатчика) Подпись Расшифровка подписи Дата Печать

УТВЕРЖДАЮ _____________________________ (наименование должности руководителя ______________________________ организации-приемщика) Подпись Расшифровка подписи Дата Печать

АКТ

_________№__________

(дата)
приема-передачи документов

на хранение

___________________________________________________________________

(основание передачи)

___________________________________________________________________

(название передаваемого фонда)

___________________________________________________________________

_______________________________________________________________сдал,

___________________________________________________________________

(название организации-сдатчика)

а ____________________________________________________________принял

(название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

№ пп	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5

Итого принято___________________________ ед. хр.

Передачу произвели: Должность Подпись Расшифровка Подписи Дата

Прием произвели: Должность Подпись Расшифровка Подписи Дата

Форма акта приема-передачи документов на хранение
Форма титульный лист к описи

Формат А4 (210  297)

Приложение №7
КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ

№ пп	Дата поступ­ления	Наименование организации, (фамилия, ини­циалы лица), от которой посту­пили документы	Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы	Название фонда	Годы доку-ментов	Кол-во ед. хр. или неописанных документов (листов)	Краткая характе-ристика состоя- ния	Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов	Приме-чания
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого поступило за_________год________________________________________________________ед. хр. (документов, листов)

(цифрами и прописью)

в том числе *:__________________________________________

__________________________________________

__________________________________________

Наименование

должности

работника Подпись Расшифровка подписи
Дата

___________________________

* В общих архивах допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи.

Форма книги учета поступлений документов

Формат A3 (420 х 297)

Приложение №8
ЛИСТ ФОНДА №__________________

________________________________________________________________ ________________________

(Местонахождение фонда (наименование организации, где хранится фонд) (Дата первого поступления

документов фонда)

Крайние даты каждого названия фонда	Название фонда
1	2

1. Учет неописанных документов

Дата записи	Название, № и дата документа, по которому поступили или выбыли документы	Поступление		Выбытие		Наличие (остаток)
		Кол-во ед.хр.	Крайние даты	Кол-во ед.хр.	Крайние даты	Всего ед.хр.
1	2	3	4	5	6	7

Форма листа фонда

Приложение №8
2. Учет описанных документов

Дата записи	Номер описи дел	Крайние даты дел по описи	Название описи или аннотация документов	Поступило дел	Выбытие				Наличие (остаток)
					Дел	Основание выбытия (название, дата, № документа)	В том числе по описям, утвержденным эпк		ед.хр	В том числе
										постоянного хранения				по л/с
										Дел	Крайние даты дел	Из них по описям, Утвержденным ЭПК		ед.хр.	крайние даты
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17

Формат А4 (210x297 мм)

Форма листа фонда

Приложение №9

Кому представляется________________________________________________________________

( наименование и адрес получателя)

___________________________________________________________________________________

Кем предетавляется__________________________________________________________________

(наименование и адрес отчитывающейся организации)

___________________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________________

(форма собственности отчитывающейся организации)
П А С П О Р Т

архива организации, хранящей управленческую документацию

на 1 декабря 20____года

1. Общие сведения

Код строки	Количество фондов	Площадь архивохранилища (кв. м.)	Загруженность архивохранилища (%)
А	1	2	3
101

2. Сведения о документах

Показатели	Код строки	К о л и ч о с т в о е д и н и ц х р а и о и и я
		Всего	Крайние даты		Из ник внесено в описи, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждении			Хранится сверх установленного срока	Образуется и год дел
					Всего	Крайние даты
			Начальная	Конечная		Начальная	Конечная
А	Б	I	2	3	4	5	6	7	8
Постоянного хранения	201
По личному составу	202

3. Кадры Условие хранения документов (нужное подчеркнуть);

Код строки	Количество штатных работников
301

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.

Отопление: центральное, печное, отсутствует.

Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.

Шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют.

«___»_____________________20________г. Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Руководитель opraнизации, Читальный зал: есть, нет.

Предприятия_________________________ Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.

(подпись)

Фамилия и телефон исполнителя
Формат A3 (297x420 мм) Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию

Приложение №10
_________________________________________

(название архива)

_________________________________________

(почтовый индекс, адрес, Адресат

_________________________________________

телефон, факс)

Архивная справка

__________________№_____________________

(дата)
На №_____________от_____________________

Руководитель организации Подпись Расшифровка подписи

Основание:

Исполнитель Подпись Расшифровка подписи

Печать
Форма архивной справки Формат А4 (210 х 297)


Приложение №11

(Титульный лист)
Наименование организации


КНИГА ВЫДАЧИ ДОКУМЕНТОВ №______

Начата_________________

Окончена__________________

Формат А4 (210x297 мм)

Форме титульного листа книги выдачи документов

Приложение №11

( лист кнги)

№ п/п	Дата выдачи	Фонд. №	Опись №	Ед.хр.	Кому выдано	Расписка в получении дела	Дата возврата дела	Расписка в возвраще- нии дела		Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

ИТОГО в____________________году выдано из хранилища №___________________

(цифрами и прописью)

____________________________________________________________________ед.хр.

Наименование должности работника,

составившего итоговую запись Подпись Расшифровка подписи
Дата


Форма книги вьдачи дел из хранилища
Формат А4 (210x29/ мм)


Архивная служба Московской области
Главное архивное управление Московской области

Фактический адрес: 117452, Москва, ул.Азовская, д.17.

Тел./факс 318-03-64. Email: archive@mosreg.ru Интернет-сайт: http://gau.mosreg.ru

Начальник Главного управления	Петров Петр Михайлович	318-03-64
Первый заместитель начальника Главного управления	Ромашин Игорь Евгеньевич	318-03-19
Заместитель начальника Главного управления	Клестов Владимир Павлович	8-499 610-87-61
Отдел формирования Архивного фонда Московской области
Заведующий отделом	Баркова Валентина Ивановна	610-87-61
Отдел координации и контроля деятельности архивных учреждений
Заведующий отделом	Бороздина Галина Васильевна	610-59-75
Отдел организационно-правовой работы
Заведующий отделом	Кондратова Людмила Юрьевна	610-59-75
Планово-экономический отдел
Заведующий отделом	Кривошеина Ольга Николаевна	8-499-794-21-54