Знакомство с ms access. Создание базы данных. Ввод и форматирование данных

Практическая работа

в MS Access

Знакомство с MS Access. Создание базы данных. Ввод и форматирование данных 4

Редактирование базы данных 21

Поиск данных по условию 46

Создание таблицы с помощью мастера таблиц 81

Работа со связанными таблицами 83

Виды с форм. Создание форм в БД 119

Работа с формами 150

Создание кнопок 174

Условное форматирование 184

Знакомство с MS Access. Создание базы данных. Ввод и форматирование данных

СУБД Access при обработке информации рассматривает БД как набор нескольких структурных элементов, каждый из которых, может включать, один или несколько объектов. Среди основных составляющих БД с точки зрения Access можно выделить следующие объекты.

Таблицы. Представляют собой объекты, которые создаются пользователем для хранения информации о предметах или субъектах в определенной структуре. Любая таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк)
Запросы. Являются объектами, которые предназначены для получения требуемых данных из имеющихся в БД таблиц. Как правило, при создании запросов используется язык SQL. При помощи запросов можно создавать выборки данных, добавлять или удалять информацию в определенной таблице. Кроме этого, с помощью запроса возможно также создание новых таблиц на основании одной или нескольких имеющихся в БД таблиц.
Формы. Представляют собой объекты, используемые для разработки интерфейса, при помощи которого происходит ввод данных пользователем, а также отображение имеющейся в БД информации на экране. Кроме этого, формы применяются для управления разработанным приложением, например, для выполнения какого-либо действия при возникновений определенного события.
Отчеты. Являются объектами, которые используются для подведения каких-либо итогов на основании имеющихся данных, и вывода этих итогов в определенном формате на печать.
Страницы. Представляют собой объекты, которые обеспечивают доступ к информации, имеющейся в БД, из сети Internet посредством браузера Internet Explorer. Каждая страница, как правило, представляет собой HTML-файл, посредством которого пользователи Internet получают доступ к имеющейся БД.
Макросы. Являются объектами, предназначенными для выполнения определенных действий при возникновении того или иного события. Например, с помощью макросов можно создавать запросы, формировать отчеты, открывать таблицы, обрабатывать формы и т. д.
Модули. Представляют собой объекты, которые содержат одну или несколько процедур, написанных на языке Visual Basic в системе разработки приложений Visual Basic for Applications. С помощью модулей можно реализовывать широкий спектр возможностей по обработке данных, которые недоступны разработчику в случае использования макросов.
После того как приложение Access запущено, на экране появится диалоговое окно начала работы с данной СУБД (рис. 1). С его помощью можно создать новую БД (Новая база данных) или открыть уже имеющуюся, которая недавно использовалась (Открыть базу данных). Если требуемой БД нет в списке, то следует вызвать диалоговое окно Открытие файла базы данных с помощью команды Другие файлы.... При этом необходимо учитывать, что файлы БД имеют расширение *.mdb.

Начало работы с Access

При выборе команды Новая база данных в разделе Создание базы данных окна Microsoft Access на экране будет отображено диалоговое окно создания новой БД, в котором необходимо в поле Имя файла указать имя создаваемой БД.

Диалоговое окно создания новой базы данных

Задание № 1

Загрузите СУБД ACCESS. Появятся выплывающие карточки-подсказки. Сверните их. Если вам понадобится подсказка, то в любой момент вы можете вызвать карточки в меню Справка или соответствующей кнопкой на панели инструментов.
Сначала нужно создать новую базу данных. Для этого необходимо выполнить следующую последовательность действий: в меню Файл выбрать команду Создать. Имя файла: skaz.mdb. OK. Перед вами появилось диалоговое окно «База данных».
Внимательно прочитайте назначение кнопок на панели инструментов, медленно перемещая курсор мыши по кнопкам.
После этого создайте таблицу, выполнив следующую последовательность действий: Таблица/Создать/Новая таблица.
Создание таблицы, то есть определение входящих в таблицу полей, производится заполнением специальной таблицы:

Поле

Тип данных

Описание

Заполните такую таблицу, внеся в нее следующие данные:

Поле	Тип данных	Описание
№	Счетчик
Персонаж	Текстовый
Профессия	Текстовый
Особые приметы	Текстовый
Герой	Логический	Положительный или отрицательный герой

Поле № не обязательное, мы его вводим для того, чтобы определить ключевое поле, так как любая таблица должна иметь ключ.
Созданную таблицу сохраните, дав ей имя с помощью команд: Файл/Сохранить как..., Имя таблицы: «Персонаж», OK.

Введите информацию в таблицу Таблица/«Персонаж»/Открыть и обычным образом введите данные, например такие:

№	Персонаж	Профессия	особые приметы	герой
1	Буратино	деревянный человечек	длинный нос	Да
2	Папа Карло	Шарманщик		Да
3	Карабас Барабас	директор кукольного театра	длинная борода, достающая до пола	Нет
4	Лиса Алиса	Мошенница	хромая на одну ногу	Нет
5	Кот Базилио	Мошенник	слепой на оба глаза	Нет
6	Мальвина	артистка театра	девочка с голубыми волосами	Да
7	Дуремар	Фармацевт	характерный запах тины	Нет
8	Тортилла	хранительница золотого ключика	черепаха	Да

При помощи мыши выделите:
а) запись 5,
б) запись 3,
в) с третьей по седьмую запись. Отмените выделение.
г) Выделите все записи. Отмените выделение.
д) Выделите поле «Персонаж».
е) Выделите одновременно поля: «Профессия», «Особые приметы» и «Герой», отмените выделение.
ж) Выделите все поля. Это можно сделать при помощи мыши или в меню Правка выбрать команду Выделить все записи.
Отмените выделение.
Выделите всю таблицу.
Отмените выделение.
Измените ширину каждого столбца, так чтобы ширина колонок была минимальной, но был виден весь текст.
Это можно сделать при помощи мыши, раздвинув столбцы или следующим образом.
Выделите нужный столбец и нажмите правую кнопку мыши, в контекстном меню выберете команду «Ширина столбца»; в открывшемся окне нажмите кнопку По ширине данных.
Проделайте такую же работу со всеми полями.
Высоту строки можно изменить аналогичным образом с помощью мыши или в меню Формат командой Высота строки. Причем достаточно отредактировать одну строку, высота остальных строк изменяется автоматически.
Любым способом измените высоту строки и сделайте ее равной 30.
Измените шрифт таблицы на Arial Cyr, размер шрифта 14, полужирный.
Изменить шрифт можно так: вывести указатель мыши за пределы таблицы и нажать левую кнопку мыши, в контекстном меню выбрать Шрифт или в меню Правка на панели инструментов выбором команды Шрифт.
Измените шрифт текста на Times New Roman Cyr, размер шрифта 10.
Измените ширину полей.
а) Сделайте столбец «Персонаж» шириной 20.
б) Столбец «Особые приметы» шириной 25.
Вы видите, что текст в этих полях напечатался в две строки.
Подгоните ширину столбцов так, чтобы текст вмещался полностью.
Выполните сортировку таблицы по полю «Персонаж» в порядке, обратном алфавитному.
Это можно сделать так. Выделите поле «Персонаж» и нажмите кнопку Сортировка по убыванию на панели инструментов.
Верните таблицу в исходное состояние.
Сохраните таблицу «Персонаж».
Закройте таблицу «Персонаж».

Редактирование базы данных

Как правило, далеко не всегда те настройки для представления таблицы, которые установлены по умолчанию, полностью устраивают пользователя. Находясь в режиме просмотра информации таблицы, с помощью команд меню Формат можно отформатировать открытую таблицу, например, установить новые параметры шрифта, спрятать или отобразить столбцы и т. д.

В меню Формат имеются следующие основные команды:

Шрифт. Позволяет установить параметры шрифта, который будет использоваться при отображении данных в таблице.

После выполнения команды Формат | Шрифт на экране будет отображено диалоговое окно Шрифт, в котором можно установить требуемые параметры шрифта: тип, размер, начертание или цвет. После выбора всех параметров нужно нажать кнопку ОК.

Диалоговое окно Шрифт

Режим таблицы. Чтобы установить параметры отображения таблицы, в частности, оформление или линии сетки, следует выполнить команду Формат | Режим таблицы. Затем в диалоговом окне Формат таблицы можно выбрать вид оформления таблицы, отобразить или спрятать линии сетки, а также установить для обычного типа оформления цвета фона и линий сетки или вид границ и линий в таблице.

Диалоговое окно Формат таблицы

Высота строки. Чтобы изменить высоту строк в таблице, можно воспользоваться командой Формат | Высота строки, после чего задать в диалоговом окне Высота строки требуемую высоту и нажать кнопку ОК.

Диалоговое окно Высота строки

Ширина столбца. Для изменения ширины столбца необходимо его выделить (или установить в нем курсор) и выполнить команду Формат | Ширина столбца. После этого в диалоговом окне Ширина столбца установить требуемую ширину и нажать кнопку ОК. Можно также воспользоваться кнопкой По ширине данных, однако следует иметь в виду, что при этом ширина будет установлена по максимальному значению этого столбца из тех его значений, которые в данный момент отображены на экране.

Диалоговое окно Ширина столбца

Если ни одно из устанавливаемых значений высоты строки или ширины столбца не подходит, можно воспользоваться флажком Стандартная, чтобы вернуть стандартное значение ширины столбца или высоты строки.

Скрыть столбцы. Чтобы не отображать в таблице некоторые столбцы (один или несколько), вначале их необходимо выделить, и затем выполнить команду Формат | Скрыть столбцы.

Для выделения нескольких столбцов, расположенных рядом, т.е. диапазона столбцов, следует выделить один из крайних столбцов диапазона (например, левый) и затем протащить выделение до правого столбца.

С другой стороны, чтобы выделить произвольно расположенные столбцы, необходимо при выделении очередного столбца удерживать нажатой клавишу Ctrl.

Можно также уменьшить ширину столбца таким образом, чтобы его не было видно, с помощью мыши, или установить для него ширину, равную 0.

Отобразить столбцы. Если необходимо показать спрятанные ранее столбцы, то в этом случае следует выполнить команду Формат | Отобразить столбцы, затем в диалоговом окне Отображение столбцов отметить столбцы, которые необходимо показать (рис. 5), и нажать кнопку Закрыть.

Диалоговое окно Отображение столбцов

Закрепить столбцы. Часто все столбцы таблицы не помещаются в окне, и поэтому приходится выполнять прокрутку содержимого полей таблицы (слева направо). В этом случае может возникнуть необходимость в том, чтобы определенный столбец (или несколько столбцов) не прокручивался, а оставался на месте.

Чтобы выполнить закрепление столбца, необходимо его выделить или установить в нем курсор, и затем выполнить команду Формат | Закрепить столбцы.

Освободить все столбцы. Если в установленном ранее закреплении столбцов уже нет надобности, можно отменить этот режим с помощью команды Формат | Освободить все столбцы.

Чтобы найти или заменить в таблице данные определенного вида, например, во всех датах, которые хранятся в таблице, заменить год 99 на 1999, необходимо выполнить команду Правка | Найти (кнопка ), после чего будет отображено диалоговое окно Поиск и замена. В этом окне имеются следующие поля для настройки параметров поиска.

Диалоговое окно Поиск и замена. Вкладка Поиск

Образец - строка для поиска. Например, чтобы найти все сочетания символов "99", нужно в это поле ввести значение 99. Возможно также использование специальных символов:
- * - заменяет строку любой длины, состоящую из произвольных символов;
- ? - заменяет один любой символ.

В частности, чтобы найти все строки, в которых имеется текст, начинающийся на "а", можно в поле Образец ввести значение а*.

Поиск в - определяет режим поиска либо в текущем поле активной таблицы, либо во всей таблице.
Совпадение - определяет тип поиска. Например, если в поле Образец введено 99, то для значений 99, 1998 и 991 выбор того или иного режима приведет к таким результатам:
- С любой частью поля - найдет и значение 99, и 1998, и 991;
- Поля целиком - найдет только значение 99;
- С начала поля - найдет значения 99 и 991.
Просмотр - определяет направление поиска от текущей записи:
- Вверх - к первой записи;
- Вниз - к последней записи;
- Все - поиск во всей таблице.
С учетом регистра - при поиске учитывается регистр (т.е. строчные и прописные буквы), который использовался при указании строки в поле Образец.
С учетом формата полей - при поиске учитывается формат отображения, установленный для того или иного поля. Например, дата, сохраненная в формате 10.02.99, отображается в таблице как 10-фев-99.
Заменить на - строка для замены найденного значения (только на вкладке Замена ).

Диалоговое окно Поиск и замена. Вкладка Замена

После того как найдено очередное значение, для поиска следующего используется кнопка Найти далее. С другой стороны, в режиме замены используются еще две кнопки - Заменить (замена очередного найденного значения на указанное) и Заменить все (замена всех найденных значений на указанное).

Задание № 1