ПАМЯТКА

по определению категорийности фондов муниципальных архивов
Архивные фонды муниципальных архивов, документы которых составляют Архивный фонд РФ, неодинаковы по своей информативной значимости, это дает возможность рассмотреть их как фонды разных категорий при создании и усовершенствовании научно-справочного аппарата.

Под категорией архивного фонда понимается различная степень информативности документов фонда, служащая основанием для определения необходимого информативного уровня научно-справочного аппарата к фонду.

Архивные фонды в зависимости от их информативности и особенностей использования могут быть условно разделены на три категории.

Определение уровня информативности фонда, а отсюда и его принадлежности к той или иной категории осуществляется с помощью комплекса критериев. Среди них следует назвать такие критерии, как научно-историческая ценность архивного фонда, многосторонность документальной информации (принадлежность к возможно большему числу направлений деятельности общества), актуальность и практическая ценность фонда, степень его сохранности и др. Два первых критерия - научно-историческая ценность и многообразие информации во многом зависят от роли, места и значения учреждения – фондообразователя в сфере общественной и государственной деятельности, исторического периода, экономико-географических факторов и др. Для определения уровня информативности фонда, имея ввиду создание и усовершенствование научно-справочного аппарата, два первых критерия являются основными.

Пользуясь комплексом этих критериев, к первой категории прежде всего можно отнести фонды, которые содержат многообразную, многостороннюю документальную информацию, имеющую широкие возможности использования, касающуюся большинства сторон деятельности общества. Высокий уровень информативности составляет особенность фондов первой категории и является объективной причиной многократного и многообразного их использования. Поэтому и в силу особой научно-исторической ценности фонды первой категории нуждаются в научно-справочном аппарате, информационный уровень которого обеспечит интенсивное использование документальных материалов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска.

Ко второй категории могут быть отнесены фонды с меньшей информативностью, то есть фонды, содержащие информацию, многообразие которой ограничено рамками одного направления деятельности общества или отдельной отраслью этого направления.

Относительно ограниченный, более узкий характер информации этих фондов приводит к меньшей, в сравнении с первой категорией, многосторонности, а следовательно, и интенсивности использования их документов. Поэтому информационный уровень научно-справочного аппарата может быть относительно ограничен этими условиями и требованиями.

К третьей категории возможно отнести фонды малой информативности, содержащие документальную информацию, практически ограниченную рамками одной темы, одним вопросом, или фонды, содержащие информацию, имеющую значение частного дополнения по отношению к фондам первой и второй категорий. Материалы фондов третьей категории редко и неглубоко используются и нуждаются в упрощенном справочном аппарате.

В соответствии с перечисленными критериями архивное управление рекомендует следующую примерную схему деления архивных фондов муниципальных архивов на категории:

1. 
   Фонды I категории
   
   1. 
      Районный Совет и его исполнительный комитет;
      
   2. 
      Районная администрация (мэрия);
      
   3. 
      Плановая комиссия;
      
   4. 
      Финансовый отдел;
      
   5. 
      Отделение федерального казначейства;
      
   6. 
      Инспектура госстатистики;
      
   7. 
      Управление сельского хозяйства;
      
   8. 
      Земельный отдел (комитет по земельным ресурсам);
      
   9. 
      Налоговая инспекция;
      
   10. 
       Комитет по муниципальному имуществу.
       

2. 
   Фонды II категории
   
   1. 
      Поселковые, сельские Советы;
      
   2. 
      Поселковые, сельские администрации;
      
   3. 
      Отдел народного образования;
      
   4. 
      Отдел культуры;
      
   5. 
      Отдел здравоохранения, ЦРБ;
      
   6. 
      Отдел по трудоустройству и занятости населения;
      
   7. 
      Отдел по подготовке зоны водохранилища;
      
   8. 
      Райкомы профсоюзов;
      
   9. 
      Редакция газеты;
      
   10. 
       Комитет народного контроля;
       
   11. 
       Предприятия района (фонды предприятий, содержащие только дела по личному составу относятся к фондам 3 категории).
       

3. 
   Фонды III категории
   
   1. 
      Управление социального обеспечения;
      
   2. 
      Отдел коммунального хозяйства (БТИ);
      
   3. 
      Отдел местного хозяйства;
      
   4. 
      Отдел архитектуры;
      
   5. 
      Отдел сельского колхозного строительства;
      
   6. 
      Отдел торговли;
      
   7. 
      Отдел физической культуры и спорта;
      
   8. 
      Дорожный отдел;
      
   9. 
      Уполномоченный министерства заготовок;
      
   10. 
       Суд;
       
   11. 
       Прокуратура;
       
   12. 
       Нотариальная контора;
       
   13. 
       Колхозы;
       
   14. 
       Совхозы;
       
   15. 
       Машинно-тракторные станции (МТС);
       
   16. 
       Санэпидемстанции (СЭС);
       
   17. 
       Школы, детские дома;
       
   18. 
       Промышленные комбинаты;
       
   19. 
       Заготовительные участки;
       
   20. 
       Базы;
       
   21. 
       Лесопромышленные хозяйства;
       
   22. 
       Архивные коллекции (документы личного происхождения);
       
   23. 
       Фонды организаций, в которых хранятся только дела по личному составу.
       

Если в фондах I, II категории находятся на хранении документы с ограниченной информацией или небольшим объемом документов, то фонды могут быть отнесены к более низкой категории.

Заместитель начальника архивного управления

администрации Иркутской области О.Б. Мартынова