Главная
страница 1

Эмблема

организации

<Ведомственная принадлежность образовательного учреждения>

<Наименование образовательного учреждения >

Документированная процедура

4.2.3. Управление документацией

СК-ДП-4.2

Управление документацией




УТВЕРЖДАЮ

Руководитель
образовательного учреждения

___________________ И. О. Ф.
«___» ______________ 200_ г.


Документированная процедура
система качества
Управление документацией
СК-ДП-4.2.3
Версия 1.0
Дата введения: <Дата введения документа>

СОГЛАСОВАНО

Ответственный представитель

руководства по качеству
___________________ И. О. Ф.
«___» ______________ 200_ г.

Санкт-Петербург, 2005



Содержание документа


1 Назначение и область применения процедуры 3

2 Описание процедуры 3

2.1 Документы системы качества и их идентификация 3

2.2 Стадии управления документами СК 4

2.3 Оформление документов системы качества 4

2.4 Описание процессов 7

2.5 Управление внутренними документами СК 8

2.6 Управление внешними документами. 8

3 Ответственность и полномочия 9

4 Нормативные документы 11

5 Приложения 11


  1. Бланк шаблона «Алгоритм ДП» 12

6 Лист регистрации изменений 13



Перечень сокращений и обозначений
ДП – документированная процедура;

ИЭ – используемый экземпляр документа;

КЭ – контрольный экземпляр документа;

СК – система качества образовательного учреждения;

УК – уполномоченный по качеству;

УЭ – утвержденный экземпляр документа;



1 Назначение и область применения процедуры

Настоящая процедура устанавливает единые формы, правила обозначения, оформления, разработки, проверки, актуализации, утверждения, учета, хранения и рассылки документов СК, правил описания процессов, порядка управления документами СК, принятыми в образовательном учреждении.

Требования данного документа обязательны для всех подразделений, должностных лиц и сотрудников образовательного учреждения.

2 Описание процедуры

2.1Документы системы качества и их идентификация


В качестве документов, относящихся непосредственно к СК, то есть тех, которые поддерживают выполнение требований системы качества образовательного учреждения, определены следующие виды документов:

  • руководство по качеству (РК);

  • спецификации процессов (СП);

  • документированные процедуры (ДП);

  • карты процессов (КП);

  • положения о структурных подразделениях (ПСП);

  • рабочие инструкции (РИ);

  • методические инструкции (МИ);

  • должностные инструкции (ДИ);

  • формы (Ф);

  • перечни (П);

  • приложения (Пр).

Для обозначения документов СК используется система идентификации, приведенная на рис. 1.

Рис.1. Система идентификации документации СК

Аббревиатура «СК» в идентификаторе документа показывает, что данный документ входит в состав документации системы качества образовательного учреждения.

Идентификационный код и номер версии указывают на каждом листе документа.

Идентификационные коды документов СК используются при ссылках на них.

Такие документы СК, как формы, предназначены, в первую очередь, для обозначения тех носителей информации, которые участвуют во взаимосвязи процессов.

В составе документации системы качества образовательного учреждения различаются:



  • организационно-распорядительная документация – регламентирующая деятельность подразделений, должностных лиц и персонала образовательного учреждения в области качества;

  • учебно-методическая документация – регламентирующая процессы гарантии качества в образовательной деятельности.

К учебно-методической документации относятся: учебные планы и рабочие программы, учебные графики, методические инструкции (рекомендации) по применению технологий обучения и оценки знаний обучаемых, учебно-методические комплексы по дисциплинам учебного плана и т.п.

2.2Стадии управления документами СК


Стадии управления документами СК установлены в матрице ответственности, представленной в таблице 2 (раздел 3 настоящей процедуры).

Управление документами типа Ф обеспечивается их разработчиками.

Отсутствие в тексте данной ДП описания отдельных стадий управления СК, приведенных в матрице ответственности, представленной в таблице 2 (раздел 3 настоящей процедуры), означает, что их выполнение обеспечивается лицами, ответственными согласно матрице.

2.3Оформление документов системы качества


Для оформления документа разработаны принципы, благодаря использованию которых достигается его однозначная идентификация, и восстанавливаемость, а также обеспечивается его проверка на адекватность и утверждение до ввода в действие.

Оформление документа СК включает в себя:



  • заполнение колонтитулов документа;

  • разработку текста документа;

  • графическое описание процедур (при необходимости), с использованием символьных обозначений, вид и назначение которых определены в п. 2.3.2 данной процедуры.

2.3.1. Реквизиты документов СК

Документы системы качества – РК, СП, ДП, РИ, Ф, П - оформляются в соответствии со своими электронными шаблонами РК, СП, ДП, РИ, Ф, П. Формы всех документов приводятся в качестве приложений к «Инструкции по делопроизводству в организации» (см. раздел 4).
Первый лист является титульным листом, верхний колонтитул которого содержит наименование и знак организации:


Эмблема

организации

<Ведомственная принадлежность образовательного учреждения>

<Наименование образовательного учреждения >

Вид документа

<Наименование процесса/подраздела>

Код документа

<Наименование процедуры>

Титульный лист содержит следующие реквизиты:



УТВЕРЖДАЮ

Руководитель

___________________ И.О.Ф.

«___» ______________ 200_ г.


<Вид документа>
система качества
<Наименование документа>
<Код документа>
Версия <00>
Дата введения: <Дата введения документа>
СОГЛАСОВАНО

Ответственный

___________________ И.О.Ф.

«___» ______________ 200_ г.


<Место выпуска>, <год>

Описанный далее вид нижнего колонтитула относится только к документам РК, ДП и РИ. В нижнем колонтитуле первой страницы документа в графе «Разработал», «Утвердил» указываются фамилии, даты должностных лиц, разработавших и утвердивших документ, и номер актуальной версии документа, кроме того, указываются классификация документа номер текущей страницы и общее число страниц документа





Должность

Фамилия/ Подпись

Дата

Разработал

<Разработчик документа>







Проверил

<Руководитель службы качества>







Согласовал

<Руководитель процесса>







Версия: 1.0




КЭ:_________

УЭ №________

Стр. из

На всех последующих листах верхний колонтитул имеет следующий вид:




Эмблема организации

<Наименование организации>

ДП <наименование документированной процедуры>

Код документа

В нижнем колонтитуле указываются номер актуальной версии документа, номер текущей страницы и общее число страниц документа.




Версия: 01




стр. из 2

У документов СК, таких как П (перечни) отсутствует версия, а в нижнем колонтитуле указывается дата ввода в действие. Документы данного типа содержат таблицы следующего вида:




№п/п

Код

документа



Название документа

№ версии

Дата ввода

в действие



Ответственный

1.















Документы типа Пр являются приложениями и могут содержать информацию любого типа и вида (например: графические схемы, рисунки, приказы, алгоритмы и т.п.), необходимую для более полного и адекватного понимания содержания документа, к которому они относятся.

Классификация документа, присвоение ему номера учтенного экземпляра, порядковый номер документа, номер его версии устанавливает уполномоченный по качеству. Контрольному экземпляру номер не присваивается.

Должностные инструкции выдаются сотрудникам, непосредственно занимающим данную должность, но не в оригинальном варианте, а с них снимается копия.


2.3.2. Требования к содержанию документов СК

Документы системы качества вида РК и ДП содержат следующие разделы:

«1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ».

«2. ОПИСАНИЕ».

«3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ».

«4. НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ».

«5. ПРИЛОЖЕНИЯ».

Раздел «Термины и определения» в документах СК не приводится, а все используемые термины и определения приведены в соответствующем разделе Руководства по качеству.

В разделе «НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ» определяется цель регламентируемой деятельности и основные задачи, решение которых обеспечивает достижение цели, устанавливается область применения объекта документирования, указанного в наименовании данного документа.

В разделе «ОПИСАНИЕ» дается описание к объекту документирования. В зависимости от специфики объекта требования могут излагаться в одном или нескольких разделах.

В разделе «ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ПОЛНОМОЧИЯ» распределяются ответственность и полномочия персонала предприятия по отношению к данному объекту документирования, при этом подразумевается, что для реализации ответственности при выполнении какой-то функции персонал наделяется соответствующими полномочиями, которые могут быть подробно определены в других документах (например, в должностных инструкциях).

В разделе «НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ» перечисляются те документы, которые необходимы при введении в действие данного документа.

В разделе «ПРИЛОЖЕНИЯ» перечисляются приложения к документу в виде таблиц, шаблонов, схем , матриц, рисунков, форм документов, алгоритмов и т. п.

В документах вида КП, ДИ, Пл, Ф наличие указанных разделов не является обязательным требованием.

Документы СК типа КП имеют содержание в соответствии с формой Ф 4.1 Ф 01.

В содержании ДИ должны быть указаны:



  • общие положения (порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения на время отсутствия);

  • квалификационные требования;

  • основные задачи;

  • обязанности;

  • полномочия;

  • ответственность.

В содержании Пл должны быть указаны:

  • общие положения (руководство подразделением, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, документы для управления деятельностью подразделения, структура подразделения);

  • основные задачи, процессы в подразделении;

  • взаимодействие с другими подразделениями;

  • должностные полномочия руководителя подразделения;

  • должностная ответственность руководителя подразделения;

  • должностные обязанности руководителя подразделения.

Примечание: При таком варианте отдельную должностную инструкцию руководителя не выпускают.

Содержание и вид документа типа Ф (Форма) определяется разработчиком данного документа и зависит от цели использования документа данного вида.

Журналы, которые применяются в СК для регистрации информации, должны иметь на титульном листе данные о дате начала и окончания (если журнал окончен), ответственном за ведение журнала.

Классификацию документа, порядковый номер документа, номер его версии устанавливает уполномоченный по качеству.



2.4Описание процессов


2.4.1. Для идентификации процесса определяются:

  • функциональное назначение процесса;

  • ответственный за процесс, обеспечивающий его менеджмент;

  • выходы процесса и потребители процесса;

  • входы и поставщики процесса;

  • этапы выполнения процесса;

  • управление процессом;

  • ресурсы процесса.

2.4.2. Описание процесса выполняется на бланке шаблона «Спецификация процесса» с помощью программы Microsoft Word или Microsoft Excel.

2.4.3. Графическое описание алгоритмов процедур выполняется на бланке шаблона «Алгоритм ДП» с помощью программы Microsoft Visio или с использованием автофигур из раздела «Блок-схемы Microsoft Word».

При использовании программы Microsoft Visio для изображения отдельных шагов алгоритма, входов/выходов, ресурсов, управления используются значки специально разработанного трафарета «Примитивы ДП».



2.5Управление внутренними документами СК


При разработке документации используются электронные шаблоны РК, СП, ДП, и РИ.

Вновь создаваемый документ анализируется разработчиком на адекватность описываемой деятельности и на соответствие требованиям нормативной документации, в том числе ГОСТ Р ИСО 9001.

После подписи разработчиком, создаваемый документ передается на проверку и согласование уполномоченному по качеству и на утверждение руководителем образовательного учреждения. Утвержденный документ получает статус контрольного.

Для рассылки нового документа с контрольного снимаются копии и распространяются согласно ведомости рассылки. Устаревшие и заменяемые документы изымаются и уничтожаются. Контрольные экземпляры устаревших и заменяемых документов помечаются «Отменен» и хранятся у Уполномоченного по качеству.

При необходимости внесения изменений в действующие документы, документ проходит те же стадии, что и при разработке. На измененном документе указывается новая версия, контрольный экземпляр заменяется на новый. На изъятом контрольном экземпляре ставиться отметка «Отменен» и он перемещается в архив к Уполномоченному по качеству.

Документы заменяются согласно ведомости рассылки. Заменяемые документы (листы) изымаются у подразделений и уничтожаются.

Все документы в электронном виде хранятся у Уполномоченного по качеству.

2.6Управление внешними документами.


Управление внешней документацией осуществляется Уполномоченным по качеству.

Внешние документы (ГОСТ, ГОС и т. п.) проходят проверку на адекватность при планировании работ, в которых они будут использоваться. В случае наличия изменений, новые документы или исправления заказываются в уполномоченных организациях (в частности в магазине стандартов).

Контрольные экземпляры внешних документов хранятся у Уполномоченного по качеству. Копии документов передаются в подразделения по мере необходимости – по заявкам руководителей подразделений. Устаревшие и замененные документы изымаются и уничтожаются. Рассылка и изменения внешних документов регистрируется в журнале Внешних документов.

3 Ответственность и полномочия

Ответственным за организацию разработки и введение процедуры в действие является руководитель службы качества (уполномоченный по качеству).

Распределение полномочий подразделений и должностных лиц по управлению документацией приведено в таблице 1.

Таблица 1. Распределение полномочий по управлению документацией



Отдел,
должностное лицо

Полномочия

Служба качества

служба качества ответственна за:

  • актуализацию всей документации СК;

  • проверку всех документов на соответствие требованиям стандартов в области качества (ISO 9001, ENQA и др.);

  • актуализацию Руководства по качеству

  • рассылку актуальных документов и изъятие старых документов, подтверждение через акты сдачи-приемки;

  • архивирование документации.

Руководители подразделений

Каждый руководитель ответственен за:

  • адаптацию существующей документации изменяющимся требованиям совместно с УК;

  • разработку новой документации СК для своей области совместно с УК;

  • внесение изменение в документацию своей области

  • рассылку актуализированной документации в пределах своей области ответственности;

  • изъятие старых документов;

  • возвращение старых документов УК;

  • информирование и соответствующее обучение всего персонала, к которому относятся изменения.




Все сотрудники

Все сотрудники ответственны за:

  • применять исключительно актуализированную документацию СК;

  • применять только оригиналы разрешенных документов и не копировать их, так как эти копии не будут актуализироваться.

Таблица 2.

Стадии управления и матрица распределения ответственности
и полномочий при управлении документацией СК

Стадии управления

Должностные лица

РК

КП

ДП

ДИ, Пл

1. Определение потребности в документе

Ректор

Руководители процессов

Руководители процессов

Ректор,

Руководители процессов,

Руководители подразделений


2. Планирование разработки

УК

Руководители процессов

Руководители процессов

Ректор,

Руководители процессов,

Руководители подразделений


3. Разработка, оформление

УК

Руководители процессов

Руководители процессов

Руководители подразделений

4. Определение статуса документов при разработке из числа:

КЭ, УЭ, ИЭ

КЭ, УЭ, ИЭ

КЭ, УЭ, ИЭ

КЭ, УЭ

5. Проверка

Ректор

УК

УК

УК, Руководители подразделений

6. Утверждение, ввод в действие

Ректор

Руководители процессов

Руководители процессов

Руководители подразделений

7. Регистрация, учет

УК

Руководители процессов

Руководители процессов

Отдел кадров

8. Размножение, распределение

УК

Руководители процессов

Руководители процессов

Отдел кадров

9.Хранение:

– место хранения


– сроки хранения

УК – КЭ


Руководители подразделений, должностные лица – УЭ, ИЭ

До переиздания


Руководители процессов – КЭ

Руководители подразделений, должностные лица – УЭ, ИЭ
До переиздания

Руководители процессов – КЭ

Руководители подразделений, должностные лица – УЭ, ИЭ
До переиздания

Отдел
кадров – КЭ

На рабочих местах – УЭ

До переиздания



10. Анализ, актуализация, внесение изменений, переутверждение

УК

Руководители процессов

Руководители процессов

Руководители подразделений

11.Отмена

Ректор

Руководители процессов

Руководители процессов

Руководители подразделений

12.Изъятие, утилизация

УК

Руководители процессов

Руководители процессов

Руководители подразделений

13.Архивирование:

-место хранения

-сроки хранения, лет

УК

3


УК

3


УК

3



На усмотрение руководителей подразделений



4 Нормативные документы

В настоящей документированной процедуре использованы ссылки на следующие документы:

4.1. Глоссарий терминов и определений, используемых в документации системы качества образовательного учреждения.

4.2. Руководство по качеству:

– раздел 3.1 PK - «Термины и определения»;

– раздел 4.2 РК - «Управление документацией»;

4.3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

4.4. Инструкция по делопроизводству в организации.

4.5. Формы документов:

– Ф 9 РК 05 – Матрица рассылки документации СК;

– Ф 4.1 Ф 01 - Карта процесса;

– Ф 4.2 Ф 11 Журнал регистрации, учета и хранения документации СК;

– Ф 4.2 Ф 12 Журнал учета выданных учтенных экземпляров;

– Ф 4.2 Ф 13 Анализ и регистрация предложений по изменению документации СК;



– Ф 4.1 Ф 01 Содержание карты процесса.

5 Приложения


Приложение А. Бланк шаблона «Алгоритм ДП».


Приложение А.

Бланк шаблона «Алгоритм ДП»





Вид деятель­ности

Номер опера­ции

Вход

Используемая документация

Выполняемая работа

Результат (выход)

Ресурсы
































































































































































































6 Лист регистрации изменений





Номер

измене­ния



Номера листов

Основание для внесения изменений

Подпись


Расшифровка подписи

Дата


Дата введения изменения

заменен­ных

новых

аннулиро­ванных



























































































































































































































































































































































































































Должность

Фамилия/ Подпись

Дата

Разработал

<Разработчки документа>







Проверил

<Руководитель службы качества>







Согласовал

<Руководитель процесса>







Версия: 1.0

Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 19.12.2014, 13:23 a12/p12

КЭ:_________

УЭ №________

Стр. из

ПРИЛОЖЕНИЕ Е1



Смотрите также:
Ведомственная принадлежность образовательного учреждения > Наименование образовательного учреждения
69.86kb.
1 стр.
Ведомственная принадлежность образовательного учреждения > Наименование образовательного учреждения
291.9kb.
1 стр.
Ведомственная принадлежность образовательного учреждения > Наименование образовательного учреждения
252.62kb.
1 стр.
П/п Наименование аккредитацион-ного органа, выдавшего свидетельство о государственн-ой аккредитации
163.18kb.
1 стр.
Образовательная программа определяет организацию воспитательно-образовательного процесса (содержание, формы) в доу
3074.83kb.
18 стр.
1. Тип, вид, статус учреждения Полное наименование образовательного учреждения по Уставу
1601.41kb.
9 стр.
1. Организационно-правовое обеспечение деятельности образовательного учреждения 1
1093kb.
7 стр.
Основная образовательная программа образовательного учреждения Основная школа
5406.62kb.
30 стр.
Публичный отчёт Детского сада №948
339.86kb.
1 стр.
Отчет музея образовательного учреждения за 2011-2012 учебный год
15.39kb.
1 стр.
Программа муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения детского сада
857.64kb.
4 стр.
Закон оренбургской области об областной целевой программе "безопасность образовательного учреждения"
77.47kb.
1 стр.