Главная
страница 1


Памятка

о порядке выявления архивных документов,

представляющих интерес для коллекционеров
В предложенной памятке, разработанной в помощь сотрудникам муниципальных архивов (далее – архив), изложена методика порядка выявления архивных документов, представляющих интерес для коллекционеров. Данная работа проводится в целях предотвращения хищения архивных документов, усиления контроля за сохранностью документов, имеющих исключительную значимость для формирования источниковой базы по истории Красноярского края.

Выявление архивных документов, представляющих интерес для коллекционеров, может проводиться в ходе проведения полистной проверки наличия и состояния документов или как самостоятельный вид работы.

В целях оптимизации деятельности архива рациональнее проводить работу по выявлению архивных документов, представляющих интерес для коллекционеров, в ходе полистной проверки наличия и состояния документов. При этом необходимо составить перспективный план, в котором указать фонды, потенциально содержащие документы, представляющие интерес для коллекционеров. К ним следует отнести:

- архивные фонды периода до 1917 года,

- архивные фонды периода 1917-1950 гг. – как имеющие в своем составе неофициальные документы (открытки, конверты, марки и т.д.) и документы периода до 1917 года, на чистых оборотах которых составлены более поздние документы,

- архивные фонды личного происхождения.

Виды архивных документов и детали их оформления, представляющие интерес для коллекционеров, перечислены в перечне (Приложение 1).

В ходе полистной проверки необходимо:

1. Проверить:

- соответствие заголовков дел, их шифров и крайних дат документов описательным статьям описи;

- наличие документов, включенных во внутреннюю опись дела;

- соответствие количества листов дела данным листа-заверителя и описательной статье описи;

- соответствие заголовка дела содержанию составляющих его документов.

2. Выявить и внести в соответствующие графы листа-заверителя виды архивных документов и детали их оформления, представляющие интерес для коллекционеров.

При отсутствии нумерации листов дело нумеруется и составляется лист-заверитель (Приложение 3 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007)).

При полном соответствии выявленных сведений записям в имеющемся листе-заверителе и отсутствии видов архивных документов и деталей их оформления, представляющих интерес для коллекционеров, в нем проставляется штамп или отметка «проверено», дата, должность, подпись и расшифровка подписи сотрудника, проводившего полистную проверку.

При обнаружении неполноты (не указано количество листов внутренней описи) и неточности данных (не оговорены литерные, пропущенные номера листов и др.), лист-заверитель дополняется, уточняется или пересоставляется. При составлении нового листа-заверителя старый лист не изымается, а остается в деле.

В листе-заверителе также оговариваются все выявленные особенности физического состояния дела (чистые листы, при условии, что они пронумерованы, отсутствие части листа, неисправимо поврежденные листы, листы с затухающим текстом).

При наличии в деле документов с характерными особенностями и деталями оформления, представляющими интерес для коллекционеров, составляется развернутый лист-заверитель (Приложение 2), в котором помимо наличия указывается и их количество (например: марки почтовые – л.10 (4 шт.))

Оформление результатов полистной проверки дел и выявления архивных документов, представляющих интерес для коллекционеров


Если в результате полистной проверки были обнаружены только недостатки (номера ед.хр., имеющих листы с отсутствующими фрагментами, номера листов с отсутствующими фрагментами, наличие в описи дел, состоящих из фото- и ксерокопий документов и др.), то составляется лист проверки наличия и состояния архивных документов (форма 27, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»), (далее – Приказ). В лист проверки вводятся уточнения и дополнительные реквизиты, т.к. вышеназванные недостатки не предусмотрены графами листа проверки.

На основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (форма 9, утверждена Приказом), где наряду с предусмотренными показателями указывается общее количество дел с отсутствующими фрагментами листов, общее количество листов с отсутствующими фрагментами, количество дел с характерными особенностями и деталями оформления.

Если в результате полистной проверки дел были выявлены архивные документы, представляющие интерес для коллекционеров, то составляются Сведения о выявленных документах, представляющих интерес для коллекционеров (далее – Сведения) по следующей форме:

Сведения о выявленных документах, представляющих интерес для коллекционеров




№№

п/п


№№ фонда, описи, название фонда

Номера ед.хр. выявленных док-ов

Номера листов выявленных док-ов

Виды выявленных док-ов, представляющих интерес для коллекционеров

Дата

документа



Примечание



1

2

3

4

5

6

7

Образец заполнения Сведений дан в Приложении 3.

При заполнении графы 6 «Дата документа» необходимо указывать полностью число, месяц, год документа. Если дата документа определяется приблизительно на основании анализа содержания документов дела, то дата заключается в квадратные скобки. В случае невозможности определения даты документа в графе указывается «без даты».

Графа 7 «Примечание» заполняется в том случае, если нужно внести какие-то дополнительные или уточняющие сведения, не предусмотренные таблицей «Особенности физического состояния дел» (например: для выявленного документа «Генеральный план постройки церкви, причтовых домов и школы в с. Верхне-Уринском Канского уезда» дополнительными сведениями являются «Цветной, картон», которые и заносятся в графу 7).

В конце Сведений в обязательном порядке оформляется таблица «Особенности физического состояния дел».

По результатам полистной проверки целесообразно составить справку, где в т.ч. указываются виды работ, которые необходимо провести с фондом (техническое оформление дел, усовершенствование или переработка описей и т.п.). Акт, утвержденный в установленном порядке, лист проверки наличия, справка о результатах полистной проверки подшиваются в дело фонда.

Сведения о физическом состоянии дела (реставрация, подшивка, переплет, неисправимо поврежденные листы, затухающий текст) заносятся в картотеку (книгу) учета физического состояния архивных документов.

В случае если выявление архивных документов, представляющих интерес для коллекционеров, планируется проводить как самостоятельный вид работы, необходимо составить перечень фондов, потенциально содержащих архивные документы, представляющие интерес для коллекционеров, и предусматривать данную работу в годовых планах работы архива. Выявление архивных документов, представляющих интерес для коллекционеров, предполагает:

1. полистный просмотр дел;

2. внесение в соответствующие графы листа-заверителя видов архивных документов и деталей их оформления, представляющих интерес для коллекционеров;

3. составление Сведений;

4. заполнение картотеки (книги) учета физического состояния архивных документов на основе таблицы «Особенности физического состояния дел»;

5. проставление на обложке дела отметки «К» (коллекционные).
Заключение

После окончания полистной проверки коробки с документами могут опечатываться.



По результатам анализа итогов полистной проверки проводятся организационные и практические мероприятия по устранению выявленных недостатков.



Смотрите также:
Памятка о порядке выявления архивных документов
58.19kb.
1 стр.
Выдача архивных справок, копий документов и выписок из архивных документов
87.42kb.
1 стр.
Регламента предоставления муниципальной услуги «Прием на хранение архивных документов»
275.02kb.
1 стр.
И. Н. Демаков Заведующий отделом использования и публикации архивных документов
98.39kb.
1 стр.
Архивная обработка появившихся цифровых материалов и оцифровка архивных документов в Германии Роберт Кречмар
147.71kb.
1 стр.
Музей-заповедник Министерство культуры Ростовской области
77.67kb.
1 стр.
Перечень основных видов архивных документов и особенностей их оформления, представляющих интерес для коллекционеров Автограф
31.93kb.
1 стр.
Плана эвакуации документов в муниципальных архивах и архивных отделах м. О. Пермского края
32.18kb.
1 стр.
Памятка содержит необходимые сведения о порядке осуществления выбранного Вами тура
131.59kb.
1 стр.
Перечень документов фонда №1290 «Кировский обком кпсс»
852.82kb.
6 стр.
Учебная программа по курсу «Комплектование, хранение и учет архивных документов, образующихся в процессе основной деятельности Роснедвижимости, с учетом внедрения отраслевой системы электронного документооборота»
148.9kb.
1 стр.
История улицы александра матросова
52.69kb.
1 стр.