Главная
страница 1
ИНСТРУКЦИЯ

о порядке заполнения паспорта архива организации,

хранящей управленческую документация на 1 декабря 2012 года
Паспорт архива организации предоставляется в архивный отдел администрации города Тамбова ежегодно.

В паспорте в строке 101 раздела 1 “Общие сведения

в графе 1 указывается, как правило, один фонд. Количество фондов будет больше только в том случае, если в архиве хранятся документы других организаций, например ликвидированных подведомственных, тогда указывается общее количество фондов организаций, хранящихся в архиве;

в графе 2 указывается площадь в кв.м отдельного помещения, выделенного под архив. В случае его отсутствия, ставится прочерк;

графа 3 заполняется при наличии архивохранилища и определяется по формуле:


l x p

где l – длина одной полки в метрах, p - количество стеллажных полок

графа 4 заполняется при наличии архивохранилища и рассчитывается по формуле:




L x 100%

l x p

Длина занятых документами полок в метрах (L) умножить на 100% и разделить на общую длину полок в хранилище (показатель из графы 3)


В разделе 2 “Сведения о документах”:

в строках 201-202 в графе 1 указывается общее количество хранящихся в организации дел по указанным видам документов по 2009 год включительно (в графе 1 строки 201 сверху указывается общее количество дел постоянного срока хранения, а ниже – количество дел постоянного хранения, которые не будут передаваться в архивный отдел Администрации города);

в строках 201-202 в графе 2 указывается самый ранний год, с которого хранятся дела, отдельно по каждому виду документов;

в строках 201-202 в графе 3 указывается конечная дата дел, включенных в графу 1 (2009 год);

в графе 4 указывается общее количество дел, хранящихся в организации, описи на которые утверждены (согласованы) ЭПК управления культуры и архивного дела Тамбовской области (если организация не имеет упорядоченных дел, то в графах 4-6 ставится прочерк);

в графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4;

в графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу 4;

в строке 201 в графе 7 указывается количество дел постоянного срока хранения, которые не сданы в архивный отдел администрации города Тамбова в установленный срок (срок хранения управленческой документации в организациях – источниках комплектования муниципального архива – 5 лет, в 2012 году должны быть сданы документы по 2006 год включительно). Документы, которые не сданы, считаются делами, хранящимися сверх установленного срока.

Организации, включенные в список источников комплектования архивного отдела после 2006 года, в графе 7 ставят прочерк.

– в графе 8 указывается количество единиц постоянного хранения (в сроке 201) и по личному составу (в строке 202), образующихся в год (определяется по заполненной итоговой записи к номенклатуре дел на 2011 год).



В разделе 3 “Кадры” в строке 301 указывается количество штатных работников архива. Если в организации нет штатного работника, а есть лицо, ответственное за архив, то в этой графе ставится прочерк.

В правом нижнем углу паспорта расположены данные об условиях хранения документов. Они заполняются, если имеется архивохранилище. В случае, когда документы хранятся в подразделениях, следует подчеркнуть: хранилище – нет.



Инструкция составлена в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (приказ Росархива от 11.03.1997 № 11)


Смотрите также:
Инструкция о порядке заполнения паспорта архива организации
27.1kb.
1 стр.
Рекомендации по заполнению Паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию на 1декабря20 года в организациях-источниках комплектования архива администрации мо «Онгудайский район»
56.18kb.
1 стр.
Порядок заполнения паспорта сделки (ПС) по кредитному договору по форме N2
100.71kb.
1 стр.
Отчетности № аго-1 «о путевом хозяйстве»
577.88kb.
5 стр.
Порядок заполнения формы 1
63.83kb.
1 стр.
Инструкция о порядке действий персонала по обеспечению безопасной и быстрой эвакуации людей
20.48kb.
1 стр.
Инструкция 06. 11. 2013 №61 г. Минск о порядке выполнения и оформления дипломных, курсовых, контрольных работ и рефератов
516.87kb.
3 стр.
Порядок заполнения паспорта сделки (ПС)
153.12kb.
1 стр.
Инструкция о порядке исполнения решений особого совещания
192.55kb.
1 стр.
Инструкция о составе, порядке разработки, согласовании и утверждении научно-проектной
639.65kb.
3 стр.
Инструкция от 12 февраля 1987 г. N 34 о порядке регистрации совместных предприятий
126.45kb.
1 стр.
Методические рекомендации по ведению архива проектной документации в организациях членах Саморегулируемой организации Некоммерческое партнерство
317.09kb.
1 стр.