Главная
страница 1
Пояснительная записка к

Отчёту

о работе архивного отдела

администрации муниципального образования Куйтунский район

за 2012 год
Работа архивного отдела администрации муниципального образования Куйтунский район (далее – архивный отдел) строилась в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Российской Федерации и Иркутской области, регламентирующих вопросы архивного дела, а так же Положением об архивном отделе администрации муниципального образования Куйтунский район, комплексным планом работы архивного отдела по основным направлениям деятельности на 2012 год.
1.Организация работы
По выполнению основных направлений развития архивного дела в районе была проделана определённая работа. Приоритетными направлениями в отделе были:

- архивная работа – история любого предприятия, учреждения, организации, человека – должна быть в полной мере зафиксирована, и надёжно храниться. Каждый человек имеет право найти все сведения о нём. Страницы истории – архивные дела – достояние всего населения. История семьи – неотъемлемая часть истории нашей страны;

- проведение мероприятий по реализации Федерального закона от 27.07.2010 №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», в том числе об организации межведомственного электронного взаимодействия архива УПФР (ГУ) в Куйтунском районе;

- продолжение внедрения в практику «Правил организации хранения, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях российской академии наук;

- оказание методической и практической помощи организациям, предприятиям района по вопросам деятельности архивных и делопроизводственных служб, разработке номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об экспертной комиссии и ведомственных архивах;

- проведение мероприятий по укреплению и модернизации материально-технической базы отдела в целях повышения безопасности и укрепления технической оснащённости за счёт средств местного бюджета и субвенций из областного бюджета в рамках выполнения отдельных государственных полномочий, пополнение ПК «Архивный фонд» 4-я версия вновь принятыми фондами, описями и единицами хранения;

- продолжение работы в программе «Учёт обращений граждан и организаций» версия 2.1.2;

- пополнение БД «Горисполком».

Работа направлена на сохранение, пополнение и использование документов Архивного фонда Куйтунского района, комплектование фондов документами по личному составу ликвидированных предприятий, своевременное исполнение запросов, поступающих в архив и удовлетворение потребностей органов государственной власти и местного самоуправления в получении архивной информации.

На сегодняшний день штатная численность муниципальных служащих архивного отдела составляет 2,5 единицы: начальник архивного отдела – стаж работы 10 лет, специалист архивного отдела – стаж работы в архивном отделе – 7 лет, 0,5 ставки ведущего специалиста – стаж работы менее 1 года.

Начальник архивного отдела в феврале 2012 года приняла участие в заседании Совета по архивному делу «Об итогах работы архивных учреждений области за 2011 год и задачах на 2012 год» и семинаре по вопросам развития архивного дела в Иркутской области. В 2012 году начальник архивного отдела прошла аттестацию. В 2012 году утверждено положение об архивном отделе, постановление администрации муниципального образования Куйтунский район №615-п от 10 августа 2012 года «Об утверждении Положения об архивном отделе управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами администрации муниципального образования Куйтунский район», так же в 2012 году утверждены должностные инструкции начальника и специалиста архивного отдела, распоряжение администрации муниципального образования Куйтунский район №280-ЛС от 21.08.2012 года.

Мероприятия по улучшению условий охраны труда сотрудников архива не проводились, аттестация рабочих мест не проводилась.


2.Обеспечение сохранности и государственный учёт документов
Архивный отдел размещается в приспособленном помещении в цокольной части каменного здания администрации муниципального образования Куйтунский район. Архивный отдел занимает три комнаты общей площадью 214 м2.

Архивохранилище №1 архивного отдела занимает площадь 75 м2, архивохранилище №2 занимает площадь 24 м2, архивохранилище №3 занимает 100 м2. Рабочей комнаты нет, приём посетителей ведётся в архивохранилище №3.

В архивохранилище №1 хранятся документы постоянного срока хранения, действующих организаций, чьи фонды ежегодно пополняются, в архивохранилище №2 размещены документы постоянного хранения не действующих организаций, чьи фонды уже не пополняются и используются эти документы реже, чем какие-либо другие, хранящиеся в архивном отделе. В архивохранилище №3 размещены документы по личному составу ликвидированных организаций, которые используются каждый день, с утра до вечера для исполнения социально-правовых запросов граждан.

Архивохранилища загружены на 95%. Пожарно-охранная сигнализация установлена во всех трёх архивохранилищах. Архив оснащён тремя углекислотными огнетушителями марки ОУ-5(3)-34 В-42. Правила пожарной безопасности работниками соблюдаются.

На окнах в архивном отделе установлены металлические решётки. Для улучшения режимов и условий хранения документов в 2012 году проделана следующая работа: в архивохранилище №3 побелены стены, вставлены евро окна. Приобретён термогигрометр, 4 металлических стеллажа, 350 архивных коробок, металлический шкаф.

Показания термогигрометра фиксируются в журнале учёта температурно-влажностного режима. В помещении поддерживается оптимальный температурный режим. Влажность воздуха составляет 40%. Помещения проветриваются, проводится влажная уборка, обеспыливание. В целях профилактики помещения обрабатываются средствами против грызунов и насекомых. Установлены санитарные дни. Порчи документов в архиве не обнаружено. Хранилища оборудованы металлическими стеллажами. Общая протяжённость металлических стеллажных полок 453 погонных метра. Все хранящиеся в архивном отделе документы закартонированы и размещены на металлических стеллажах. Архивохранилища оснащены пофондовыми и постеллажными указателями.

В архивном отделе ведутся учётные документы. Основными из них являются: книга учёта поступления документов, список фондов, карточки фондов, паспорт архива, дела фондов. Все поступления документов от предприятий – источников комплектования отдела, от ликвидированных предприятий фиксируются в книге учёта поступления документов в архив.

В список фондов регистрируются принятые на хранение архивные фонды, присвоенные им номера, учитывается количество архивных фондов, находящихся на хранении.

Карточки фондов составляются на каждый архивный фонд, в них учитываются названия фондов и все их переименования, даты документов, все поступления документов.

В 2012 году проверок наличия и состояния дел в архивном отделе не было.

В феврале 2012 года на заседании районной Думы заслушивался вопрос о работе Управления по правовым вопросам, работе с архивом и кадрами, докладчиком выступал начальник управления – Е.С.Струнковский, одним из пунктов доклада был пункт о работе архивного отдела. Вопросов к докладчику по этому пункту не было.

Согласно справке проверки наличия и состояния архивных документов от 09.08.2010 описи дел размещены в архивном отделе в соответствии с правилами работы.


3.Комплектование архива
В 2012 году на хранение в архивный отдел поступило 3 новых фонда: фонд Р-126 – ООО «Куйтунская лесопромышленная компания» документы по личному составу, Р-127 – Куйтунское хлебоприёмное предприятие - документы по личному составу, Р-128 – Куйтунская семенная инспекция – документы по личному составу.

В 2012 году на хранение в архивный отдел поступил фотофонд.

Поступило 3 новых описи, все три описи №1-Л дел по личному составу.

Поступило 566 единицы хранения.

С новым фотофондом поступила опись №1 на фотодокументы

Все поступившие на хранение документы закартонированы. Установлены на металлических стеллажи, а в учётные документы внесены дополнения.

По состоянию на 01.01.2013 года в архивном отделе хранится 128 фондов с общим количеством документов 23928 ед.хр., в том числе управленческой документации – 14232, 9154 ед.хр. – докумены по личному составу, 542 ед.хр. – НТД.

Фотофонд имеет количество фотодокументов-33

Для архивного агентства Иркутской области подготовлен анализ архивных документов по формам собственности. Данное распределение позволяет определить величину субсидии, перечисленную из областного бюджета на исполнение государственных полномочий архивному отделу администрации муниципального образования Куйтунский район.

По состоянию на 01.01.2013 г. в архивном отделе числится 23928 дел, относящихся к:

- федеральной форме собственности 1102 (5%);

- к областной форме собственности 16490 (69%);

- муниципальной собственности 4765 (20%);

- негосударственной форме собственности 1571 (6%).


4.Формирование Архивного фонда

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве организаций
В целях дальнейшего формирования Архивного фонда в течение 2012 года экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее – ЭПК) представлены на утверждение и согласование описи дел постоянного хранения на 361 ед.хр. и по личному составу на 238 ед.хр. от 30 организации – источника комплектования, что составляет 100% от запланированных показателей. 88 ед.хр. согласовано ЭПК от ликвидированных организаций.

На 01.01.2012 год в списке источников комплектования значилось 58 организаций, по решению ЭПК Архивного агентства Иркутской области 2 организации выведены из списков источников комплектования архива – это Комитет по землеустройству и Казначейство. На 01.01.2013 год значится 56 организаций, полностью подготовили документы к передаче на хранение – 55.

Работники архивного отдела в течение отчётного периода оказывали методическую помощь по составлению исторических справок и поиску правоустанавливающих документов для них, экспертизе ценности, формировании и обработке дел в организациях – источниках комплектования, предприятиям, находящимся в стадии ликвидации, а так же другим организациям, расположенным на территории Куйтунского района.

Всего за 2012 год было 22 выезда в организации для оказания организационно-методической помощи (Больница – 4 раза, Центр занятости – 3 раза, Куйтунское городское поселение – 2 раза, Семенная инспекция – 2 раза, Территориальная избирательная комиссия – 1 раз, Районная Дума – 1 раз, Статистика – 2 раза, КУМИ – 3 раза, Финансовое управление – 2 раза, Каразейское сельское поселение – 1 раз ,Уховское сельское поселение- 1 раз).

Проводилось множество консультаций, что дало положительные результаты. Практически все документы в организациях-источниках комплектования, ликвидированных предприятиях обработаны, грамотно составлен научно-справочный аппарат.

В 2012 году проведено 2 тематических проверки в организациях-источниках комплектования (Каразейское с\п, Уховское с\п).

Факты утраты документов постоянного хранения и документов по личному составу в организациях-источниках комплектования не выявлены.

На сегодняшний день в архивном отделе нет документов по личному составу в необработанном виде.

В течение 2012 года проводилась работа по обеспечению сохранности документов ликвидированных предприятий – это ООО «Куйтунская лесопромышленная компания», конкурсный управляющий С.А.Галандин, Куйтунское хлебоприёмное предприятие, семенная инспекция – документы по личному составу данных предприятий обработаны, описи согласованы, документы приняты на хранение. На сегодняшний день ещё две организации подготавливают документы к передаче на хранение – это Наратайский ЛПХ и Куйтунское сельэнерго, в I квартале 2013 года документы будут приняты на хранение в архивный отдел.

Ведётся работа по ведению списка организаций-источников комплектования муниципального архива , в связи с выведением из списка 2 организаций , список будет утверждён в 1 квартале 2013 года.


5.Создание информационно-поисковых систем, учётных БД и автоматизированного НСА
В 2012 году продолжена работа по заполнению БД «Архивный фонд» (4-я версия), в которую занесены поступившие в 2012 году: 3 фонда, 3 описи, 566 единиц хранения, 1 фотофонд, 1 опись на фотодокументы, 33 фото документа. Всего в БД «Архивный фонд» занесено 128 фондов, 193 описи, 23928 единиц хранения, 1 фотофонд, 1 опись на фотодокументы, 33 фотодокумента, то есть 100% от общего количества находящихся на хранении документов.

Работники архивного отдела используют программный комплекс «Архивный фонд» в практике, а именно пользуются электронными описями вместо описей на бумажных носителях при исполнении запросов граждан.

Работу по сканированию архивных документов планируем начать в 2013 году.

В 2012 году работники архивного отдела продолжили заполнение тематической базы данных «Горисполком» (разработчик ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»). В течение всего года БД «Горисполком» пополнялась записями следующего содержания: решения исполкома, Малого Совета, постановления мэра района (номер фонда, описи, дела, листа, решения, рубрика, адрес, Ф.И.О., примечание). Всего за год внесено 4000 записей 1,13 Мб. Данная БД значительно ускоряет поиск документов, необходимых для решения социально-правовых, тематических и имущественных вопросов граждан и организаций.

В 2012 году продолжена работа с программой «Учёт обращений граждан и организаций» (разработчик ООО «Архивные Информационные технологии») версия 2.1.2 от 03.03.2011 года. С помощью этой программы ведётся автоматизированный учёт социально-правовых запросов, тематических запросов, запросов из-за рубежа, поступивших впервые, исполненных по документам архива, положительных, отрицательных, пересланных, промежуточных, об отсутствии документов, уточнённых, отказы, просмотренное количество дел, использовано дел, выдано ксерокопий документов, листов, принято посетителей, консультаций, сроки исполнения запросов, выдано на руки, письмом, электронной почтой, факсом. Общая информация о содержании запроса, заявителе (Ф.И.О., адрес, дата рождения, статус), то есть анкета + ответ на запрос. Отчёты текстовые и графические.

На сайте администрации МО Куйтунский район оформлена страница Архивного отдела, на которой размещена информация о документах, хранящихся в архивном отделе.


6.Предоставление информационных услуг и использование документов
Одним из приоритетных направлений деятельности архивной службы по прежнему остаётся работа по предоставлению архивной информации гражданам. Особое внимание уделяется дальнейшему повышению качества и степени удовлетворённости населения, усилению ответственности в работе по рассмотрению обращений граждан, недопущению формальных подходов к решению их насущных проблем.

Для улучшения качества предоставления архивной информации архивным отделом налажено конструктивное сотрудничество с УПФР (ГУ) в Куйтунском районе, а также персонально с их специалистами.

Во исполнение Федерального закона №210 от 27.07.2010 года «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» архивный отдел осуществляет электронное взаимодействие с УПФР (ГУ) в Куйтунском районе, используя программный комплекс VipNetClient3.1. За отчётный период времени на 266 запросов, поступивших от Пенсионного фонда, ответы даны в электронном виде. В 2012 году были разработаны и утверждены административные регламенты предоставления следующих муниципальных услуг: «Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами (исполнение социально-правовых и тематических запросов), регламент утверждён постановлением администрации муниципального образования Куйтунский район №367-к от 05.06.2012г., «Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архивного отдела», утверждён постановлением администрации муниципального образования Куйтунский район №422-к от 22.06.2012г., «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива», утверждён постановлением администрации муниципального образования Куйтунский район №426-к от 25.06.2012г., «Хранение, комплектование (формирование), учёт и использование архивных документов», утверждён постановлением администрации муниципального образования Куйтунский район №427-к от 25.06.2012г..

В 2012 году поступило и исполнено 2723 запроса граждан и организаций социально-правового характера из них:

- исполнено с положительным результатом – 2284;

- промежуточных – 69;

- высланных – 300;

- отправленных по электронной почте – 266;

- исполнено тематических запросов – 9.

При исполнении запросов было просмотрено 9421 дело управленческой документации и по личному составу, использовано 9000 дел. Выдано ксерокопий документов – 2353. Сколько дано консультаций – сосчитать не удаётся. Выдано во временное пользование – 73 дела. Сроки исполнения запросов зависят от сложности поиска и составляют от одного дня до 30 дней. Содержание запрашиваемой информации охватывает широкий спектр сведений: от подтверждения трудового стажа, обучения, факта награждения, размера заработной платы, удержаний алиментов, удержаний госстраха до установления продолжительности отпусков и периодов нетрудоспособности. Так же запросы по земле, строительству, купле-продаже жилых домов. Предоставляемые архивным отделом справки помогают решать жизненно важные для граждан и организаций проблемы: пенсионное обеспечение, подготовка к государственной регистрации недвижимости, подтверждение прав собственности на земельные участки и многое другое.

Одной из эффективных форм популяризации архивных документов является оформление выставок, проведение экскурсий и проведение встреч с учащимися школ, опубликование статей.

В 2012 году начальником архивного отдела написана статья «К дню работников сельского хозяйства», статья опубликована в районной газете «Отчий край». Статья подготовлена на основе газетных материалов 1930-1940 годов, хранящихся в архивном отделе.

В последнее десятилетие интерес граждан к архивным документам заметно повысился. За отчётный 2012 год в архивном отделе работало 8 исследователей, для работы им выдано 50 дел. Тематика исследований разнообразна (акты ввода зданий и сооружений, распорядительные документы органов государственной власти и местного самоуправления, газетные статьи минувших лет и т.д.).
7.Укрепление материально-технической базы архива
Финансирование архивного отдела осуществляется из двух источников:

- за счёт средств бюджета района;

- за счёт субвенций в части переданных госполномочий.

В 2012 году определены финансовые средства в виде субвенций 1027000 рублей и распределены таким образом:

- на оплату труда – 790000 рублей;

- на материальные затраты – 237000 рублей;

Это позволило принять дополнительные меры по укреплению и модернизации материально-технической базы архива.

Приобретено:

- 4 стеллажа – 36000 рублей;

- сейф металлический – 24000 рублей;

- 3 рабочих стола – 13933 рублей;

- 6 стульев для посетителей – 5808 рублей;

- гардероб двухдверный – 7450 рублей;

- шкаф архивный – 11560 рублей;

- фотопринтер – 7500 рублей;

- факс – 8603 рублей;

- лазерный принтер – 6130 рублей;

- оплата за обслуживание программы VipNetClient3.1 – 2385,41 рублей;

- гофроящики 350 штук – 55224 рублей.

Так же в течение года оплачивались услуги связи, маркировочная продукция, командировочные расходы (проживание в гостинице, суточные, проезд), заправка и ремонт оргтехники, канцелярские товары на сумму 49143,59 рублей.

За счёт средств бюджета района:

- на оплату труда – 534880 рублей;

- прочие расходы – 50000 рублей (отопление, электроэнергия, охрана);

- установка евро окон – 30000 рублей.

Приоритетными задачами в 2012 году являются:

- дальнейшее повышение качества и степени доступности населению и организацияминформационных услуг – осуществление информационного обеспечения валоризации пенсионных прав населения;

- улучшение качества комплектования отдела;

- оптимизация системы управления и эффективности использования ресурсов.

Архивный отдел продолжает пополнять и сохранять архивный фонд Куйтунского района, сознавая свою ответственность за порученное дело – это сбережение для будущих поколений документального наследия Куйтунского района.
Начальник

архивного отдела

администрации

муниципального



образования

Куйтунский район Е.В.Хужеева


Смотрите также:
Пояснительная записка к Отчёту о работе архивного отдела администрации муниципального образования Куйтунский район за 2012 год
136.32kb.
1 стр.
Отче т о работе отдела по культуре администрации муниципального образования Веневский район за 2012 год Кадры
489.81kb.
3 стр.
Пояснительная записка к отчету Главы администрации муниципального района Борский самарской области о результатах его деятельности и деятельности администрации муниципального района Борский за 2012 год
171.32kb.
1 стр.
Сведения о составе и содержании фондов архивного отдела Администрации муниципального образования «Вяземский район»
1198.72kb.
7 стр.
Пояснительная записка к отчёту о контрольной деятельности контрольно-ревизионного отдела
185.59kb.
1 стр.
Информация о работе с обращениями граждан, поступивших в Администрацию муниципального образования Приуральский район
85.42kb.
1 стр.
Сведения о составе и содержании фондов архивного отдела Администрации муниципального образования «Вяземский район»
378.5kb.
1 стр.
Пояснительная записка к проекту «О бюджете муниципального образования «Сюмсинский район»
410.31kb.
2 стр.
Пояснительная записка к отчету о правозащитной работе Томской областной организации Профсоюза в 2012 году
211.9kb.
1 стр.
Сведения о составе и содержании фондов архивного отдела Администрации муниципального образования «Рославльский район»
1966.1kb.
13 стр.
Доклад о результатах и основных направлениях деятельности Администрации муниципального образования Приуральский район
1227.08kb.
9 стр.
Пояснительная записка к Докладу главы администрации муниципального района «Карымский район»
361.87kb.
1 стр.