Главная
страница 1



КЕМЕРОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ



СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА












Документированная процедура


МОНИТОРИНГ, ИЗМЕРЕНИЕ И АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ

СМК-ДП-8.2.3-01



СОДЕРЖАНИЕ ДОКУМЕНТА



Номер

раздела

Наименование раздела

Страница

1

Назначение

3

2

Область применения

3

3

Нормативные ссылки

3

4

Термины, обозначения, сокращения

3

5

Менеджмент процесса

5.1

Общие положения

5

5.2

Информационная карта процесса

8

5.3

Блок-схема процесса

10

5.4

Описание процесса

11

6

Перечень форм и записей

14

7

Приложения:

7.1

Форма «Справки по оценке результативности процесса»

15

7.2

Форма «Справки-отчета о результативности процессов СМК»

16

7.3

Форма «Предложения по улучшению СМК КемГСХИ»

17

8

Лист согласования

18

9

Лист регистрации изменений, дополнений и ревизий документа

19

1.Назначение


1.1 Настоящий документированная процедура устанавливает единый порядок планирования и проведения мониторинга и измерений, выполняемых в рамках основных процессов (образовательный, научно-исследовательский) и вспомогательных с целью получения объективной и достоверной информации, дальнейшей ее обработки и анализа способности процессов СМК достигать запланированных результатов.

1.2 Данная процедура соответствует выполнению требований ГОСТ ISO 9001-2011 «Системы менеджмента качества. Требования» (п. 8.2.3).



2.Область применения


Данный документ распространяется на все структурные подразделения Кемеровского государственного сельскохозяйственного института, входящих в систему менеджмента качества.

3.Нормативные ссылки


  • ГОСТ ISO 9001-2011 Системы менеджмента качества. Требования;

  • ГОСТ ISO 9000-2011 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь;

  • СМК-ДП-8.2.2-01 Внутренний аудит СМК вуза»;

  • СМК-ДП-8.5-01 «Планы и программы совершенствования СМК вуза»;

  • СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия»;

  • СМК-ДП-4.2.3-01 «Управление документацией СМК вуза»;

  • СМК-ДП-4.2.4-01 «Управление записями»;

  • СМК-ДП-5.6-01 «Анализ СМК со стороны руководства»;

  • СМК-П-5.4.2-01 «О Совете по качеству».



4.Термины. Определения. Сокращения

    1. Термины, определения по ГОСТ ISO 9000-2011:


Анализ – деятельность, предпринимаемая для установления пригодности, адекватности и результативности рассматриваемого объекта для достижения установленных целей.

Процедура – установленный способ осуществления деятельности или процесса;

Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы;

Процесс измерения – совокупность операций, проводимых с целью определения значения величины.

Результативность – степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов.

Система менеджмента качества – система менеджмента для руководства и управления организацией применительно к качеству;

Цели в области качества – тo, чего добиваются или к чему стремятся в области качества;

Эффективность – связь между достигнутым результатом и использованными ресурсами;

Термины, определения, принятые в КемГСХИ:


Методы анализа – способы и методы сбора и обработки информации, необходимой для анализа деятельности предприятия (статистический, социологический, системный, ретроспективный и пр.).

Методы измерения параметров процесса – методы, используемые для мониторинга и контроля, а также последующего оценивания состояния процесса. Для измерения и оценивания процесса могут быть использованы инструментальные, расчетные, экспертные, сравнительные и социологические методы.

Мониторинг – процесс систематического / непрерывного сбора / отслеживания информации, включающий совокупность запланированных действий, методов и средств контроля состояния ресурсов, процессов и их результатов.
    1. Сокращения


ГОСТ Р ИСО – национальный стандарт по системе менеджмента качества;

ГУК – группа управления качеством;

ДИ – должностная инструкция;

ДП – документированная процедура;

КемГСХИ – Кемеровский государственный сельскохозяйственный институт;

ПРК – представитель руководства по качеству;

ППС – профессорско-преподавательский состав;

СК – совет по качеству;

СМК – система менеджмента качества;

СП – структурное подразделение;

УК – уполномоченный по качеству;

Ф – форма;

рук. – руководитель;

зав. – заведующий.



5.Менеджмент процесса

        1. Общие положения


5.1.1 Целью процесса мониторинга, измерения и анализа процессов является получение объективных, достоверных данных о текущем состоянии и результативности процессов, результат анализа которых позволяет осуществлять корректирующие, предупреждающие действия, а также действия, направленные на улучшение процессов и системы менеджмента качества вуза в целом.

5.1.2 Результативность является предметом мониторинга, измерения и анализа процессов СМК и средством улучшений функционирования СМК КемГСХИ.

5.1.3 Мониторинг процессов осуществляется при повседневном осуществлении основной деятельности владельцем процесса (разработчиком документа), руководителями и специалистами – участниками процесса во выполнения процесса, ревизии документов и записей, при проведении совещаний, при рассмотрении жалоб и замечаний внутренних и внешних заинтересованных сторон и оценке их удовлетворенности, других действиях.

5.1.4 Оценку результативности осуществляют владельцы процессов (разработчики документов) СМК. Периодичность оценки (пересмотра) результативности определяется владельцем процесса (разработчиком документа) (указывается в п. 5.2 Информационной карте процесса каждой документированной процедуры).

5.1.5 Входными данными для расчета результативности процесса являются результаты мониторинга, измерения и анализа показателей оценки процессов. Оценка результативности процессов осуществляется по показателям оценки процессов, определенных в информационных картах процессов (п. 5.2) документированной процедуры по соответствующему процессу.

5.1.6 Каждый из показателей оценки результативности процесса характеризуется:

- плановым значением показателя процесса (целевое значение показателя на планируемый период) – П;

- фактическим значением показателя процесса – Ф.

5.1.7 Плановый результат показателя оценки процесса (П) устанавливается владельцем процесса (разработчиком документа).

5.1.8 В случае если фактическое значение показателя (Ф) стабильно больше планового значения показателя (П), это говорит о том, что процесс обеспечивает получение результатов по показателю лучше плановых, и является основанием для пересмотра значения показателя П, установления более высоких требований.

5.1.9 Расчет результативности показателей процесса i-показателя) следующим образом:


Р i-показателя =

Фактическое значение показателя (П)

Плановый результат показателя оценки процесса (П)

i – 1, …….. – n

Если значение Р i-показателя больше 1, то для дальнейших расчетов необходимо принимать 1.

5.1.10 Результативность процесса (Р процесса) определяется как отношение суммы результативностей по каждому из заданных для процесса показателей к общему количеству показателей:


Р процесса =

Суммарное значение показателей результативности по процессу (Р nпоказателей)

Количество показателей по процессу

5.1.11 Требования настоящей методики не распространяются на процессы, в которых приведены самостоятельные методики расчета результативности.

5.1.10 Результаты оценки результативности процессов используются при анализе СМК со стороны руководства. Сведения о результативности СМК вуза являются входными данными для анализа СМК со стороны руководства (СМК-ДП-5.6-01 «Анализ СМК со стороны руководства»).

5.1.11 Расчет результативности СМК по результатам оценки результативности всех процессов осуществляет руководитель группы управления качеством, полученные результаты докладываются ПРК.

5.1.12 Результативность функционирования СМК СМК) определяется среднеарифметическим значением показателей результативности процессов:



Р СМК=

Суммарное значение показателей результативности по процессам (Р nпроцессов)

Количество процессов

5.1.13 После определения результативности процесса, владелец процесса (разработчик документа) проводят ее оценку по шкале зрелости процессов:
Таблица 1 «Шкала зрелости процессов»

Обозначение степени достижения

Характеристика степени

достижения

Описание характеристики

Н

Не достигнут

0-15% – доказательство того, что данный показатель принадлежит процессу явно недостаточно. Свидетельствует о неспособности процесса обеспечить достижение установленных требований, необходимости пересмотра условий выполнения процесса, требований к ресурсам (т. е. областью корректирующих действий являются вопросы организации функционирования процесса, обеспеченности его ресурсами, планирования операций по процессу).

Ч

Частично достигнут

16-50% – хотя процесс обеспечивает получение результатов соответствующих установленным требованиям, но находится в критической зоне. Свидетельствует о необходимости корректирующих действий (т.е. областью корректирующих действий является выявление «узких» мест в процессе, нестабильных условий функционирования процесса, выявление и устранение отклоняющих воздействий на процесс)

В

В основном достигнут

51-85% – процесс обеспечивает получение результатов, соответствующих установленным требованиям и требует разработки владельцем процесса предупреждающих действий

П

Полностью достигнут

86-100% – процесс обеспечивает получение результатов, соответствующих установленным требованиям. Корректирующих действий не требуется

5.1.14 Показатели результативности согласуются с потребителями процессов при разработке документов и их ревизии и изменениях.



5.2 Информационная карта процесса

1. Назначение процесса: установление единого порядка планирования и проведения мониторинга и измерений, выполняемых в рамках основных процессов (образовательный, научно-исследовательский) и вспомогательных

2. Цель процесса: получение объективных, достоверных данных о текущем состоянии и результативности процессов, результат анализа которых позволяет осуществлять корректирующие, предупреждающие действия, а также действия, направленные на улучшение процессов и системы менеджмента качеством в целом.

3. Результаты процесса и их потребители

Результат (выход) процесса

Потребитель результатов процесса

Требования потребителей к результатам (выходам) процесса

Справка-отчет о результативности процессов СМК.

Предложения по улучшению деятельности



СМК-ДП-5.6-01 – «Анализ СМК со стороны руководства».

СМК-ДП-8.5-01 – «Планы и программы совершенствования СМК вуза».



Соответствие требованиям внешних нормативных документов; ГОСТ ISO 9001-2011, внутренним нормативным документам, документам СМК

4. Входы процесса и поставщики

Вход процесса

Поставщики процесса

Требования к входам

Справки по оценке результативности процесса.

Показатели Информационной карты процесса (п. 5.2 документированной процедуры).

Отчеты по внутреннему и внешнему аудиту.

Отчет о функционировании СМК за прошедший год



Процессы СМК

Соответствие требованиям внешних нормативных документов; ГОСТ ISO 9001-2011, внутренним нормативным документам, документам СМК

5. Виды деятельности в рамках процесса, управление и требуемые ресурсы

Виды деятельности в рамках процесса

Регламентирующая

документация

Требуемые ресурсы (исполнители (разработчики регламентирующих документов) и материальное обеспечение)

Планирование проведения оценки результативности процессов

Требования ГОСТ ISO 9001-2011, требования внутренних документов СМК

Форма «Справки по оценке результативности процесса», «Плана-отчета корректирующих или предупреждающих действий»

Контроль достоверности и формирование отчета о результативности и эффективности процессов СМК

Требования ГОСТ ISO 9001-2011, требования внутренних документов СМК

Форма «Справки-отчета о результативности СМК КемГСХИ»

Разработка и реализация мероприятий по улучшению процесса

Требования ГОСТ ISO 9001-2011, требования внутренних документов СМК

Форма «Мероприятий по улучшению процесса»

6. Показатели результативности и эффективности процесса (KPI / КПЭ)

Периодичность оценки 1 раз в полгода

Цели

процесса

Наименование показателя результативности и эффективности

Ед. изм.

Измеряемое значение

Фактическое значение показателя за предыдущий период

Целевые значения показателя на планируемый период

Метод измерения

Метод анализа




Соответствие показателей о процессах СМК Политике и Целям в области качества вуза и подраздления

Количество показателей процессов, соответствующих выполнению Политике и Целей в области качества

%

Количество показателей процессов, соответствующих выполнению Политике и Целей в области качества




100

периодические анализы данных, внутренние аудиты

сравнительный




Способность процессов СМК КемГСХИ достигать запланированных целей и результатов

Количество процессов СМК, достигших запланированных результатов

%

Количество процессов СМК, достигших запланированных результатов




90

периодические анализы данных, внутренние аудиты

сравнительный





5.3 Блок-схема процесса



5.4 Описание процесса.

1. Планирование проведения оценки результативности процессов СМК, сбор необходимых данных для анализа

Отв.: владелец процесса (разработчик документа), рук. ГУК
Исходными данными для планирования проведения оценки результативности процесса являются:

–отчеты по внутреннему аудиту процессов и подразделений (согласно СМК-ДП-8.2.2-01 – «Внутренний аудит»);

–отчет о функционировании СМК за прошедший год;

–показатели результативности процессов (п. 5.2 Информационная карта процесса);

–План совершенствования СМК.

Рук. ГУК на основании «Плана совершенствования СМК» делает запрос владельцам процессов (разработчикам документов) о результатах функционирования их процессов. Владелец процесса (разработчик документа), используя показатели результативности процессе, приведенные в «Информационной карте процесса» (п. 5.2 документированной процедуры соответствующего процесса), проводит расчеты эффективности функционирования процесса и проводит оценку результативности процесса по «Шкале рейтингов» (Табл. 1, стр. 6 настоящей ДП).

На основании полученных значений владелец процесса делает выводы и заполняет «Справку по оценке результативности процесса» (Приложение 7.1, СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 01), которая должна содержать:

– оценку результативности за отчетный период;

– анализ причин отрицательной динамики процесса;

–предложения и замечания заинтересованных сторон о функционировании процессов СМК вуза;

– предложения по корректирующим и предупреждающим действиям (при необходимости в соответствии с СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия»).

Справка по оценке результативности процесса предоставляется владельцем процесса (разработчиком документа) руководителю ГУК до 10 числа месяца, следующего за отчётным периодом. Копию справки владелец процесса (разработчик документа) подшивает в папку «Документация СМК» раздел «Записи по СМК. Мониторинг, измерение и анализ процессов». Оригинал справки хранится в ГУК в папке «Мониторинг, измерение и анализ процессов КемГСХИ». Если процесс по результатам оценки результативности и эффективности не соответствует установленным показателям в «Шкале зрелости процессов», владелец соответствующего процесса (разработчик документа) разрабатывает «План / отчет корректирующих или предупреждающих действий» (согласно СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия»).

Владелец процесса осуществляет контроль за реализацией и по результатам выполнения ставит отметку о выполнении «Плана корректирующих и предупреждающих действий» (согласно СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия»).
2. Контроль достоверности и формирование отчета о результативности и эффективности процессов СМК

Отв.: рук. ГУК, ПРК
Согласно приведенной в п. 5.1.12 данной ДП методике рук. ГУК в течение 3 рабочих дней заполняет справку-отчет о результативности СМК КемГСХИ (Приложение 7.2, СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 02). Справка-отчет является составной частью «Отчёта о функционировании СМК в КемГСХИ» согласно СМК-ДП-5.6-01 «Анализ СМК со стороны руководства». В процессе анализа выявляются подразделения и процессы, по которым необходимы корректирующие мероприятия. «Справка-отчет о результативности процессов СМК» является инструментом для оценки результативности и эффективности СМК вуза, он отражает степень эффективности и результативности СМК и необходима для формирования «Плана постоянного улучшения СМК» (согласно СМК-ДП-8.5-01 «Планы и программы совершенствования СМК вуза»).

ПРК на основании справок по оценке результативности процессов в течение 7 рабочих дней делает оценку функционирования процессов СМК. ПРК предварительно оценивает результативность и эффективность процессов и определяет соответствие Системы менеджмента качества установленным требованиям ГОСТ ISO 9001-2011, анализирует и рассматривает возможность оптимизации взаимодействия процессов, определяет мероприятия, относящиеся к повышению эффективности и результативности СМК и ее процессов, принимает решение по доработке и внесению изменений в процессы, документацию СМК.


3. Согласование проекта справки-отчета

Отв.: ПРК
Рук. ГУК передает на согласование проект справки-отчета о результативности СМК КемГСХИ представителю руководства по качеству. ПРК в течение 2 рабочих дней рассматривает проект справки. В случае если у ПРК возникают вопросы, замечания и предложения по справке, ПРК возвращает проект справки рук. ГУК на доработку. ПРК может принять решение о необходимости улучшения какого-либо процесса. Данное решение отражается в «Планах и программах совершенствования СМК вуза».

Если замечаний нет, переход к следующему пункту.


4. Разработка и реализация мероприятий по улучшению процесса

Отв.: владелец процесса (разработчик документа), рук. СП, рук. ГУК, ПРК
В случае если принято решение о необходимости улучшения процесса, изменения состава, структуры, показателей результативности, владелец процесса (разработчик документа) в двухнедельный срок разрабатывает «Мероприятия по улучшению процесса» (согласно СМК-ДП-8.5-01 «Планы и программы совершенствования СМК вуза»). Мероприятия утверждает ПРК. Копию документов владелец процесса (разработчик документа) передаёт рук. ГУК. Рук. ГУК включает эти мероприятия в «Планы и программы совершенствования СМК вуза». ПРК, рук. ГУК и владелец процесса (разработчик документа) осуществляют контроль за выполнением мероприятий.
5. Мониторинг, анализ результативности выполненных мероприятий

Отв.: рук. СП, владелец процесса (разработчик документа), рук. ГУК
Оценку результативности выполненных мероприятий осуществляет владелец процесса (разработчик документа) в отчётном периоде, следующим за сроком окончания выполненных мероприятий в рамках «Планов и программ совершенствования СМК вуза» согласно СМК-ДП-8.5-01 «Планы и программы совершенствования СМК вуза» и СМК-ДП-8.5-02 «Предупреждающие и корректирующие действия».

Рук. ГУК включает в «Справку-отчёт о результативности процессов СМК» (Приложение 7.2, СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 02) информацию по результатам улучшения процесса.


6. Перечень форм и записей по процессу


п/п


Наименование

документа



Код

документа



Хранение

Архивирование

Место

Срок

Место

Срок



Форма «Справки по оценке результативности процесса»

СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 01

Владелец процесса папка «Документация СМК», ГУК

3 год







Форма «Справки-отчета о результативности процессов СМК»

СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 02

Владелец процесса папка «Документация СМК», ГУК

3 год







Форма «Предложения по улучшению СМК КемГСХИ»

СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 03

СП, владелец процесса, ГУК

3 год







Приложение 7.1
Форма «Справки по оценке результативности процесса»

СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 01
Справка по оценке результативности процесса

за период с ___________ по _________



________________________________________________

(подразделение)

________________________________________________________________________

(наименование и идентификационный код документа СМК)





Владелец процесса

(разработчик документа)

<Должность>

Периодичность оценки

<Определяется

разработчиком процесса>

<Фамилия И.О.>

Цель процесса

<Выписывается из информационной карты процесса соответствующей документированной процедуры>



п/п

Наименование показатели результативности

Ед. изм.

Плановый показатель (норматив)

Фактическое значение

показателя

Результаты оценки























































Результативность процесса




Вывод: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________


Владелец процесса

(разработчик документа) _____________ __________ _________



(Фамилия И.О.) (Дата) (Подпись)
Основание, документ, откуда взято фактическое значение показателей ________________

_________________________________________________________________________________
Приложение 7.2
Форма «Справки-отчета о результативности процессов СМК»

СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 02


Справка-отчёт о результативности процессов СМК

за период с ___________ по _________


п/п

Наименование процесса /

документа

Периодичность оценки

Владелец процесса (разработчик документа)

Результаты оценки

1

2

3

4

5










































































































Результативность СМК



Вывод:__________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________

Руководитель ГУК _____________ __________ _________



(Фамилия И.О.) (Дата) (Подпись)
Приложение 7.3
Форма «Предложения по улучшению СМК КемГСХИ»
СМК-ДП-8.2.3-01 / Ф 03
Предложения по улучшению СМК КемГСХИ



п/п


Предлагаемое место внедрения (подразделение, процесс, документ)

Содержание

предложения



Обоснование

Автор













































Руководитель подразделения _______________ _________ __________

(Фамилия И. О.) (дата) (подпись)

8. Лист согласования


9. Лист регистрации изменений, дополнений и ревизий документа.


изме-нения



Дата

внесения

изменения,

дополнения и

проведения ревизии


Номера листов

Документ, на

основании которого внесены изменения, проведена ревизия



Краткое содержание изменения

Подпись

лица,


сделавшего изменение









































РАЗРАБОТАЛ

СОГЛАСОВАЛ

Владелец процесса





Должность

Руководитель ГУК

ПРК, проректор по УР







Фамилия И.О.




Васильченко А.М.







Подпись













Дата













Версия: 01

Экз. № ____

Без подписи документ действителен в течение двух дней после распечатки: 29.12.2014 10:02

Стр. из





Смотрите также:
Кемеровский государственный
253.21kb.
1 стр.
Информация о работе управления здравоохранения в 2004 г
45.21kb.
1 стр.
Современная гуманитарная академия г. Москва кемеровский филиал юридический факультет
358.07kb.
1 стр.
Кемеровский областной психолого-валеологический центр
2354.49kb.
9 стр.
Кемеровский областной центр медицины катастроф Департамента охраны здоровья населения
281.21kb.
1 стр.
Конкурс на лучший творческий коллектив «Успех-2009»
60.26kb.
1 стр.
Закон республики казахстан о государственных символах Республики Казахстан Глава Государственные символы Республики Казахстан Статья 1
221.75kb.
1 стр.
Ключевые слова: государственный контракт; государственный заказ; закупки; военное законодательство
242.52kb.
1 стр.
И. о начальника Межрегионального угадн по Тюменской области, хмао-югре и янао
105.4kb.
1 стр.
Участники фестиваля «Кремлёвская зоря — 2007»
47.71kb.
1 стр.
Основные направления работы по комплектованию государственных и муниципальных архивов Псковской области
61.22kb.
1 стр.
Департамент образования и науки Кемеровской области гуо кемеровский областной психолого-валеологический центр Основы здорового питания
112.43kb.
1 стр.