Главная
страница 1

Эмблема

организации

<Ведомственная принадлежность образовательного учреждения>

<Наименование образовательного учреждения >

Документированная процедура

СК-ДП-8.2.2

Внутренние аудиты




УТВЕРЖДАЮ

Руководитель
образовательного учреждения

___________________ И.О.Ф.
«___» ______________ 200_ г.


Документированная процедура
система качества
Внутренние аудиты
СК-ДП-8.2.2
Версия 1.0
Дата введения: <Дата введения документа>

СОГЛАСОВАНО

Ответственный представитель

руководства по качеству
___________________ И.О.Ф.
«___» ______________ 200_ г.

Санкт-Петербург, 2005



Содержание документа


1 Назначение и область применения процедуры 4

2 Описание процедуры 4

2.1 Общие положения 4

2.2 Порядок проведения внутренних аудитов 5

2.3 Виды внутреннего аудита 6

2.4 Управление записями при проведении внутренних аудитов 7

2.5 Полномочия, обязанности, требования и ответственность внутренних аудиторов 8

2.6 Пояснение к графическому описанию 8

3 Ответственность и полномочия 9

4 Нормативные документы 10

5 Приложения 11


  1. Графическое описание документированной процедуры 12

  2. Программа проведения внутренних аудитов 14

  3. План внутреннего аудита СК 15

  4. Чек-лист 16

  5. Содержание отчета по аудиту 18

6 Лист регистрации изменений 19



Перечень сокращений и обозначений
УК – уполномоченный по качеству.

1Назначение и область применения процедуры

Настоящая процедура устанавливает порядок проведения внутренних аудитов в образовательном учреждении.

Требования процедуры обязательны для применения во всех подразделениях образовательного учреждения в части их деятельности, связанной с системой качества.

Цель регламентируемой деятельности – определение порядка и правил проведения внутренних аудитов (проверок) системы качества.



2Описание процедуры

2.1Общие положения


Систематически проводимые внутренние аудиты предназначены для обеспечения руководства предприятия объективной и своевременной информацией о степени соответствия деятельности в системе качества и ее результатов установленным требованиям. Для этого проверяется:

  • соответствие описанной в СК деятельности требованиям нормативный базы управления качеством в образовательном учреждении (стандарты и директивы ENQA, стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2000 и иные стандарты и нормативные акты, определяющие требования к системе качества образовательного учреждения);

  • соответствие описанной в СК деятельности подразделения – фактической.

Программа внутренних аудитов СК ежегодно составляется УК (форма 8.2 Ф 02, приложение Б) и представляется на утверждение руководителю образовательного учреждения. В существенных, с точки зрения качества случаях, программа внутренних аудитов может корректироваться в оперативном порядке.

В образовательном учреждении внутреннему аудиту подлежат следующие процессы:



  • проектирование и разработка образовательных программ;

  • довузовская подготовка и прием студентов;

  • реализация основных образовательных программ;

  • воспитательная и внеучебная работа с обучаемыми;

  • проектирование и реализация программ дополнительного образования;

  • подготовка кадров высшей квалификации;

  • научно-исследовательская и инновационная деятельность;

  • менеджмент персонала;

  • управление образовательной средой;

  • издательская деятельность;

  • библиотечное и информационное обеспечение;

  • управление инфраструктурой и производственной средой;

  • обеспечение БЖД.

Внутренний аудит отдельных процессов или видов деятельности в рамках процессов может по решению руководства образовательного учреждения заменяться иными формами контроля:

  • периодические проверки (плановые или внеплановые) подразделений, отдельных сотрудников и видов деятельности в рамках процессов образовательного учреждения;

  • инспекции подразделений или видов деятельности в рамках процессов образовательного учреждения;

  • комиссии анализу эффективности деятельности подразделений и результативности видов деятельности в рамках процессов образовательного учреждения.

При документировании результатов указанных видов контроля рекомендуется использовать формы документов внутреннего аудита, приведенные в Приложениях В-Е:

  • Форма 8.2 Ф-03. План внутреннего аудита СК.

  • Форма 8.2 Ф-04. Чек – лист.

  • Форма 8.2 Ф-06. Протокол несоответствия.

  • Форма 8.2 Ф-05. Состав отчета по аудиту.

Графическое описание процедуры приведено в приложении А к данному документу.



2.2Порядок проведения внутренних аудитов


2.2.1 Подготовка внутреннего аудита

Подготовка внутреннего аудита включает:



  • назначение руководителя аудиторской группы;

  • уточнение состава группы аудиторов и обязанностей аудиторов;

  • разработку «Плана внутреннего аудита» форма 8.2 Ф 03, содержащего цели, объем и критерии аудита (приложение В);

  • проверку выполнения и результативности корректирующих действий предыдущих аудитов и дополнение разрабатываемого плана внутреннего аудита по результатам этой проверки;

  • согласование плана, состава группы и сроков проведения с руководителем проверяемого подразделения;

  • утверждение УК плана аудита не позднее, чем за 5 дней до проведения проверки;

  • обеспечение группы аудиторов необходимой документацией СК и формами 8.2 Ф-03 «План внутреннего аудита СК», 8.2 Ф-04 «Чек-лист» (приложение Г) и Форма 8.2 Ф-06 «Протокол несоответствия» (приложение Д);

  • анализ аудиторами соответствующей документации СК.

2.2.2 Проведение аудита

Проведение аудита состоит из следующих этапов:



  • проведение вступительного совещания;

  • сбор и проверка информации, которая состоит из:

– проверки наличия и доступности всех документов СК, обязательных для деятельности данного подразделения (процесса);

– проверки соответствия деятельности подразделения требованиям, установленным в документации СК;

– проверки компетентности персонала.

На этом этапе в формах 8.2 Ф-04 «Чек – лист» и 8.2 Ф-06 «Протокол несоответствия» регистрируются свидетельства проверок. При установлении несоответствия критериям аудита, несоответствие вносится в проект «Отчета по аудиту» форма 8.2 Ф-05 (приложение Е), в раздел «Наблюдения аудита».



  • подготовка аудиторской группой заключения по результатам аудита, которое заносится в последствии в «Отчет по аудиту». При формулировании заключения аудита констатируется, достигнуты ли цели аудита в соответствии с его планом.

  • проведение заключительного совещания, на котором доводятся сведения наблюдений аудита и заключение по результатам аудита до руководителей проверяемых подразделений.

2.2.3 Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту

Отчет по аудиту должен содержать (см. приложение Е):

1. Цель аудита;

2. Объем аудита (область аудита и сроки);

3. Сведения о руководителе и составе аудиторской группы;

4. Критерии аудита;

5. Наблюдения аудита;

6. Заключения по результатам аудита;

7.Рекомендации по улучшению;

8. Лист рассылки отчета по аудиту.

В течение 2-х недель после проведения аудита, руководитель аудиторской группы направляет УК отчет для утверждения и хранения. УК рассылает копии отчета всем проверенным подразделениям.

После получения «Отчета по аудиту» руководители подразделений по выявленным несоответствиям обязаны организовать деятельность в соответствии с документированной процедурой СК-ДП-8.5.2.-3 «Корректирующие и предупреждающие действия» и учесть рекомендации по улучшению.



2.3Виды внутреннего аудита


2.3.1 Проверка документации СК (аудит адекватности)

Проверка документации СК осуществляется в соответствии с программой и планом аудита. Документация СК должна удовлетворять требованиям документированных процедур СК-ДП-4.2 «Управление документацией» и СК-ДП-4.3 «Управление записями».

При аудите адекватности проверка документов осуществляется по следующим позициям:


  • проверка комплектности и полноты документов;

  • внешний вид документов;

  • соответствие документов установленным правилам оформления;

  • соответствие названия, обозначений, структурного построения документа;

  • наличие подписей, их расшифровок, дат и должностей разработчиков, проверяющих, согласующих и утверждающих документ;

  • использование точных и однозначных терминов и определений;

  • обеспечение непрерывности при различных процессах (деятельности);

  • описание процесса с достаточным уровнем детализации (оно должно соответствовать компетентности персонала, выполняющего процесс);

  • наличие условий для функционирования СК (деятельность, документальные требования к деятельности и ее результатам, обученный персонал, ресурсы, документирование деятельности, способы проверки и взаимодействие при выполнении процесса, установленная ответственность персонала).

Выявленные несоответствия в документах аудитором заносятся в протоколы.

По результатам аудита адекватности главный аудитор корректирует (при необходимости) план проведения аудита соответствия.

2.3.2 Аудит соответствия

При аудите соответствия устанавливается степень, с которой СК понята, внедрена и соблюдается персоналом (фактическое выполнение персоналом требований, установленных в документации СК организации).

Выявленные несоответствия аудиторами заносятся в протоколы.

2.4Управление записями при проведении внутренних аудитов


Ежегодная программа проведения аудитов содержит перечень планируемых внутренних аудитов с указанием сроков их проведения. Программа разрабатывается на год. Планирование осуществляется таким образом, чтобы каждое подразделение было проверено в течение года не менее одного раза.

Программа формируется руководителем службы качества (уполномоченным по качеству) с учетом предложений и по согласованию с руководителями подразделений.

Ежегодная программа проведения аудитов представляется по форме Приложения Б и после утверждения рассылается во все подразделения.

План проведения внутреннего аудита составляется руководителем службы качества (уполномоченным по качеству) – на основе программы проведения внутренних аудитов (приложение Б).

Выявленные в результате аудита несоответствия, регистрируются в протоколах несоответствия (Приложение В). Там же руководителем подразделения записываются предлагаемые корректирующие и/или предупреждающие действия.

По окончании аудита главным аудитором составляется отчет. Состав отчета приведен в Приложении Г. Отчет должен содержать полную, точную и однозначно понимаемую информацию по проведенному аудиту. Этот отчет является одним из видов записей по качеству и необходим для оценки СК и принятия решений об улучшении ее. Копии отчета направляются руководителям подразделений.

Отчеты и другие документы по внутренним аудитам хранятся (в соответствии с требованиями документированной процедуры СК-ДП-4.3 «Управление записями») в течение 3 лет, а затем передаются в архив образовательного учреждения.

2.5Полномочия, обязанности, требования и ответственность внутренних аудиторов


Внутренние аудиторы назначаются приказом ректора.

Внутренние аудиторы не могут проверять свою собственную деятельность.

Аудит может проводить один аудитор, или группа аудиторов. Руководителем группы аудиторов, в этом случае, является главный аудитор.

Персонал организации, ответственный за проведение внутренних проверок и осуществляющий их, проходит специальную подготовку и имеет квалификацию внутреннего аудитора.

Общие требования к внутренним аудиторам (на основе рекомендаций ГОСТ Р ИСО 19011):


  • наличие высшего образования и опыта работы не менее 3 лет;

  • наличие специальной подготовки по проведению внутренних аудитов и сертификата (удостоверения) внутреннего аудитора;

  • знание требований нормативных документов по СК (в том числе ГОСТ Р ИСО серий 9000 и 10000, документов СК), по принципам, методам и организации внутренних аудитов;

  • умение устанавливать личные контакты, коммуникабельность, уравновешенность, умение владеть собой;

  • реалистичность и объективность, умение аналитически и гибко мыслить, целеустремленность;

  • умение устно и письменно выражать свои мысли, тактичность, работоспособность.

Внутренние аудиторы должны ответственно подходить к сохранению конфиденциальной информации, если она имеется.

Внутренний аудитор несет ответственность в рамках выполняемой деятельности за выполнение плана аудита, достоверность и объективность информации по внутреннему аудиту.



2.6Пояснение к графическому описанию


Блок 10. Уполномоченный по качеству (руководитель службы качества) разрабатывает и утверждает у руководителя образовательного учреждения программу внутренних аудитов.

При разработке программы внутреннего аудита учитываются: требования клиентов, претензии и рекламации на продукцию образовательного учреждения, указания руководства и предложения подразделений образовательного учреждения.



Блок 20. На основании программы аудитов и настоящей документированной процедуры УК и руководитель группы аудиторов организуют подготовку и утверждение плана и критериев аудита.

Блок 30. Перед началом аудита руководитель аудиторской группы проводит вступительное совещание, на котором присутствуют аудиторы, руководитель и иные представители проверяемого подразделения.

Руководитель аудиторской группы информирует присутствующих о плане и программе аудита.



Блок 40. Аудиторы осуществляют сбор и проверку информации в соответствии с программой, целями и задачами аудита.

Результаты работы фиксируются в чек-листе (форма 8.2 Ф-04). Выявленные несоответствия фиксируются в протоколе несоответствий (форма 8.2 Ф-06).



Блок 50. Руководитель группы аудиторов готовит отчет по результатам аудита. В процессе подготовки отчета используются рабочие материалы аудиторов (чек-листы , протоколы несоответствий, предложения аудиторов в отчет и другие).

Блок 60. После окончания аудита и составления отчета проводится итоговое совещание группы аудиторов, на котором результаты аудита доводятся до сведения руководителя проверяемого подразделения.

Блок 70. Уполномоченный по качеству (руководитель службы качества) организует обсуждение итогов аудита, утверждение, рассылку и хранение отчета внутреннего аудита должностным лицам и подразделениями согласно списка рассылки (см. Приложение Е).

Блок 80. В зависимости от принятых по результатам аудита решений Руководитель проверенного подразделения организует следующие работы:

  • устраняет несоответствия (протоколы 8.2 Ф 05);

  • запускает процедуру корректирующих/предупреждающих действий (СК ДП 8.5.2 3);

  • выполняет рекомендации по улучшению (8.2 Ф 06)

Результаты выполненных работ документируются и предоставляются в службу качества (уполномоченному по качеству) в установленные сроки.

3Ответственность и полномочия

Ответственным за организацию разработки и введение процедуры в действие является руководитель службы качества (уполномоченный по качеству).

Ответственность и полномочия подразделений и должностных лиц, участвующих в регламентированной настоящей процедурой деятельности, приведена в таблице 1 и графическом описании процедуры (приложение А).

Таблица 1. Распределение ответственности и полномочий



Наименование работ,
мероприятий

Подразделение (должностное лицо)

Ректор

УК

Руководитель
аудиторской группы

Руководители

подразделений



Аудиторы

1

2

3

4

5

6

Составление «Программы внутренних аудитов» и назначение руководителя аудиторской группы

О

У

И

И

И

Разработка «Плана внутреннего аудита»




У

О

И

И

Информирование проверяемых подразделений




У

О




У

Обеспечение аудиторов необходимыми документами




У

О







Составление отчета по аудиту

И

У

О

И

У

Хранение документов по аудиту




О










Условные обозначения:

«О» – руководит работами, координирует работу исполнителей и принимает решение, обобщает результаты работ, несет ответственность за конечные результаты;

«У» – участвует в проведении работ, несет ответственность за качество выполняемой работы в касающейся его сфере;

«И» – получает информацию о принятом решении.



4Нормативные документы

В настоящей документированной процедуре использованы ссылки на следующие документы:

4.1. Глоссарий (словарь) терминов, обозначений и сокращений, используемых в документации системы качества образовательного учреждения.

4.2. Руководство по качеству:

– раздел 8.2.2. Внутренние аудиты.

4.3. Документированная процедура СК-ДП-8.5.2-3 «Корректирующие и предупреждающие действия».




5Приложения

Приложение А. Графическое описание документированной процедуры.

Приложение Б. Форма 8.2 Ф-02. Программа проведения внутренних аудитов (обязательное).

Приложение В. Форма 8.2 Ф-03. План внутреннего аудита СК (обязательное).

Приложение Г. Форма 8.2 Ф-04. Чек – лист (обязательное).

Приложение Д. Форма 8.2 Ф-06. Протокол несоответствия (обязательное).

Приложение Е. Форма 8.2 Ф-05. Состав отчета по аудиту (обязательное).

Приложение А

Графическое описание документированной процедуры




Приложение Б

(обязательное)

Форма 8.2 Ф-02

Программа проведения внутренних аудитов





Эмблема организации

<Образовательное учреждение>

Программа внутреннего аудита

Лист из …

УТВЕРЖДАЮ

Ректор образовательного учреждения
___________________ Ф.И.О.
«___» ______________ 200_ г.
Программа проведения внутренних аудитов на год


Объект проверки

Сроки проверки

начало/ окончание

(даты)


Ф.И.О. ответственного

за проведение

аудита


Структурное

подразделение



Проверяемые

процессы СК














































































































СОГЛАСОВАНО:

Уполномоченный по качеству

<Руководители процессов (при плановом внутреннем аудите)>

<Руководители подразделений, привлекаемых к внутреннему аудиту>

Приложение В

(обязательное)

Форма 8.2 Ф-03

План внутреннего аудита СК


Эмблема организации

<Образовательное учреждение>

План внутреннего аудита

УТВЕРЖДАЮ

Ректор образовательного учреждения

(Уполномоченный по качеству)


___________________ Ф.И.О.
«___» ______________ 200_ г.
План внутреннего аудита СК
1 Основание для аудита______________________________________________

(программа, приказ)

2 Тип внутреннего аудита (плановый, внеплановый)

2 Руководитель группы аудиторов______________________________________

(Фамилия, имя, отчество)

3 Цели аудита















Критерии

аудита

Объем аудита

Аудиторы

Представители проверяемых подразделений

Область аудита

(деятельность/

процесс/

подразделение)

Время проведения аудита














































Приложение Г

(обязательное)

Форма 8.2 Ф-04

Чек-лист


для аудита № __


Область аудита (деятельность/процесс/подразделение)




Аудитор:






Вопросы

СВИДЕТЕЛЬСТВО АУДИТА
































Аудитор: ___________________ «___» ___________ 200__г.

(подпись)



Приложение Д

(обязательное)

Форма 8.2 Ф-06

Эмблема организации

<Образовательное учреждение>

ПРОТОКОЛ НЕСООТВЕТСТВИЯ №________

Шифр аудита:

Номер страницы



Подразделение:




Руководитель группы аудиторов (ФИО):




Аудитор (ФИО):




Руководитель подразделения (ФИО):




Данные о несоответствии

Критерий аудита: <дать ссылку на требование (положение стандарта, документа системы и т.д.), нарушение которого привело к появлению данного несоответствия>

Краткое описание несоответствия: <кратко сформулировать несоответствие, связанного с невыполнением указанного в предыдущем пункте требования>
Аудитор ___________ “___” __________ 200_ г.

(подпись)



Планируемые действия для устранения несоответствия:

Отметка о выполнении:

Мнение аудиторской группы о причинах несоответствия

Причина несоответствия: < кратко сформулировать предполагаемую причину несоответствия>

Объективные данные, подтверждающие причину несоответствия: <Дать информацию или ссылку на нее, подтверждающую причину несоответствия. В случае отсутствия такой информации процедура корректирующих/предупреждающих действий инициируется в обязательном порядке>

Аудитор ___________ “___” __________ 200_ г.

(подпись)


Реализация процедуры корректирующих/предупреждающих действий целесообразна?

ДА




НЕТ







Руководитель проверяемого подразделения: _______________ “___” ________ 200_ г.

(подпись)



Корректирующее/предупреждающее действие выполнено:

(ненужное зачеркнуть)

Руководитель проверяемого подразделения _____________________“___” ________ 200_ г.

(подпись)


Оценка корректирующего/предупреждающего действия (ненужное зачеркнуть):

Удовлетворительно

Неудовлетворительно

Аудитор ________________ “___” __________ 200_ г.

(подпись)


Приложение Е

(обязательное)

Форма 8.2 Ф-05

Содержание отчета по аудиту



1. План аудита, включающий его цели, критерии и область (форма 8.2 Ф 03):

2. Свидетельства аудита, зафиксированные в чек-листах (8.2 Ф 04)

3. Несоответствия аудита и планируемые по ним последующие действия (8.2 Ф 06)

5. заключение по аудиту (с подтверждением достижения установленных целей. С указанием областей, не охваченных аудитом, но установленных в плане. Неразрешенные проблемы между группой по аудиту и проверяемым подразделением).

6. Описание любых препятствий при проведении аудита.

7. рекомендации, направленные на улучшение, если это предусмотрено целями аудита.

8. сообщения о правах собственности и, если необходимо, о конфиденциальности сведений.

9. список рассылки отчета по аудиту.

10. Подписи членов аудиторской группы.



6Лист регистрации изменений





Номер

измене­ния



Номера листов

Основание для внесения изменений

Подпись


Расшифровка подписи

Дата


Дата введения изменения

заменен­ных

новых

аннулиро­ванных































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































































Должность

Фамилия/ Подпись

Дата

Разработал

<Разработчки документа>







Проверил

<Руководитель службы качества>







Согласовал

<Руководитель процесса>







Версия: 1.0

Без подписи документ действителен 8 часов после распечатки. Дата и время распечатки: 22.09.2014, 11:13 a9/p9

КЭ:_________

УЭ №________

Стр. из

ПРИЛОЖЕНИЕ Е3




Смотрите также:
Ведомственная принадлежность образовательного учреждения > Наименование образовательного учреждения
69.86kb.
1 стр.
Ведомственная принадлежность образовательного учреждения > Наименование образовательного учреждения
291.9kb.
1 стр.
Ведомственная принадлежность образовательного учреждения > Наименование образовательного учреждения
252.62kb.
1 стр.
П/п Наименование аккредитацион-ного органа, выдавшего свидетельство о государственн-ой аккредитации
163.18kb.
1 стр.
Образовательная программа определяет организацию воспитательно-образовательного процесса (содержание, формы) в доу
3074.83kb.
18 стр.
1. Тип, вид, статус учреждения Полное наименование образовательного учреждения по Уставу
1601.41kb.
9 стр.
1. Организационно-правовое обеспечение деятельности образовательного учреждения 1
1093kb.
7 стр.
Основная образовательная программа образовательного учреждения Основная школа
5406.62kb.
30 стр.
Публичный отчёт Детского сада №948
339.86kb.
1 стр.
Отчет музея образовательного учреждения за 2011-2012 учебный год
15.39kb.
1 стр.
Программа муниципального бюджетного дошкольного образовательного учреждения детского сада
857.64kb.
4 стр.
Закон оренбургской области об областной целевой программе "безопасность образовательного учреждения"
77.47kb.
1 стр.