Главная
страница 1страница 2 ... страница 4страница 5
Электронные системы правовой поддержки управления.


Тема: « Системы электронного документооборота (СЭД) – инструмент эффективного управления деятельностью предприятия». 1

План занятия. 1

Введение. 1

Основные понятия электронного документооборота 3

Основные принципы электронного документооборота 4

Задачи СЭД 4

Факторы создания СЭД 4

Программные технологии СЭД 5

WorkFlow 5

Document Management System 5

GroupWare 6

Классификация СЭД 7

СЭД (автоматизация) 7

Основные задачи автоматизации документооборота 7

Методы автоматизации СЭД 7

Основные функции систем электронного документооборота 8

Как внедрить систему управления документооборотом 9

С чего начать? 9

Выбор лучшей технологии 9

Вопросы для самоконтроля. 10

Практическое задание. 11

Примерный образец заполнения таблицы: 12

Рекомендуемая литература 14

Тема: « Системы электронного документооборота (СЭД) – инструмент эффективного управления деятельностью предприятия».

План занятия.


  1. Изучить теоретический материал.

  2. Ответить на вопросы для самоконтроля.

  3. Выполнить практическое задание.

  4. Практическое задание выслать на проверку преподавателю до 13 декабря 2012 года.

Введение.


Обеспечение нормального функционирования системы управления организации осуществляют следующие подсистемы: правовое обеспечение управления, информационное обеспечение управления, обеспечение техническими средствами управления, методическое и нормативное обеспечение управления, делопроизводство.

Правовое обеспечение - составная часть системы управления организации и заключается в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления для обеспечения высокой эффективности производства, укрепления дисциплины, охраны труда работающих и повышения уровня социально-экономического развития организации.

Основные цели правового обеспечения управления:

  • правовое регулирование отношений в процессе управления организации;

  • защита прав и законных интересов организации, а также прав и законных интересов работников.

Задачами подсистемы являются:

  • применение норм действующего законодательства;

  • разработка и утверждение локальных нормативных актов;

  • подготовка предложений об изменении действующих или отмене устаревших нормативных актов, изданных в организации;

  • применение предусмотренной действующим законодательством юридической ответственности и других мер воздействия за нарушение закона.

К нормативным актам организации относятся:

  • распорядительные акты - приказы;

  • положения, устанавливающие задачи, функции, права, обязанности и ответственность подразделений и служб организации и их руководителей;

  • должностные инструкции, устанавливающие права и функциональные обязанности лиц административно-управленческого состава и специалистов;

  • стандарты предприятия, устанавливающие нормы, правила, требования организационно-методического и технического характера, регламентирующие взаимоотношения руководителей подразделений, служб и отдельных лиц, участвующих в управлении организацией;

  • другие акты с учетом специфики производства.

Нормативные акты разрабатываются соответствующими подразделениями и службами организации и издаются руководителем по согласованию с соответствующими общественными организациями и обязательны для подразделений, служб и должностных лиц, которым они адресованы.

Нормативные акты организации подлежат обязательной правовой экспертизе на соответствие требованиям законодательства, проводимой на заключительной стадии подготовки проекта нормативного акта к утверждению. В целях придания юридической силы управленческим решениям издаются правовые акты: приказы, распоряжения и указания. Приказы издаются руководителем организации, а распоряжения и указания руководителями подразделений и служб.

Приказы, распоряжения и указания разрабатываются и представляются на утверждение соответствующим руководителям подразделений и служб, к сфере деятельности которых относятся вопросы, решаемые этими правовыми актами.

В организации устанавливается единый порядок учета, регистрации и контроля за выполнением приказов, распоряжений и указаний.



Информационное обеспечение системы управления организации состоит в организации целенаправленных массивов информации и информационных потоков, а также включает сбор, хранение, обновление, переработку и передачу информации для анализа полученных результатов, подготовки, обоснования и принятия управленческих решений органами управления организации.

Цель информационного обеспечения управления организацией - своевременное представление подразделениям управления необходимой и достаточной информации для принятия решений.

Задачи информационного обеспечения:

  • выявление, регистрация, обработка и выдача данных, характеризующих фактическое состояние процессов производства и управления;

  • определение отклонений фактических показателей производственной деятельности от установленных в планах;

  • обработка полученных данных о состоянии процессов производства и управления;

  • распределение информации между руководителями, отдельными подразделениями и исполнителями;

  • обеспечение органов управления и специалистов научно-технической информацией о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки и техники, организации производства и управления.

При организации информационного обеспечения управления организации необходимо руководствоваться следующими требованиями:

  • упорядоченность, точность, достоверность и своевременность представления информации для решения задач управления, а также однозначность и удобство ее восприятия;

  • необходимая детализация информации в соответствии с уровнем управления;

  • интеграция организации процессов передачи и преобразования информации;

  • ориентированность на использование преимуществ автоматизации управления.

Информационное обеспечение включает организацию:

  • массивов информации;

  • потоков информации;

  • процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации.

При организации массивов информации необходимо использовать унифицированные системы документации и государственные классификаторы, а также классификаторы отраслевого уровня и уровня основного звена (предприятия, объединения).

Организация потоков информации предполагает:



  • определение источников и потребителей информации в соответствии с задачами управления;

  • определение состава информации, периодичность ее циркуляции и форм представления;

  • разработку документооборота;

  • использование комплекса технических средств управления для организации потоков информации;

  • установление порядка составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения документов.

Организация процессов сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации предполагает:

  • разработку технологии обработки и прохождения информации с использованием необходимых технических средств управления;

  • подбор и обучение кадров для обработки информации;

  • распределение между подразделениями задач по подготовке и передаче информации от места ее возникновения до потребителя.

Система управления организацией оснащается техническими средствами для повышения производительности и эффективности управленческого труда. При этом необходимо учитывать требования комплексного использования средств по видам работ.

Нормативы обеспечения техническими средствами управления разных видов работ разрабатываются для различных категорий специалистов и служащих в зависимости от содержания и объемов выполняемых ими работ и уровня загруженности этими работами в течение года.



Методическое и нормативное обеспечение управления организацией состоит в организации разработки документов и ведении нормативного хозяйства организации.

Нормативное хозяйство организации - совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, нормативно-технического и экономического характера, устанавливающих нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении задач организации производства и управления.

Целями подсистемы "Методическое и нормативное обеспечение управления" являются:



  • создание правовой, методической и расчетной базы для осуществления функций управления организацией;

  • организация производственных процессов и процессов управления на основе научно обоснованных регламентирующих документов и норм;

  • обеспечение режима экономии трудовых, материальных, финансовых ресурсов.

Документы организационного, организационно-методического и организационно-распорядительного характера регламентируют функции, права и обязанности организации в целом, его подразделений и отдельных работников, в том числе технологию выполнения управленческих функций.

Документы технического и нормативно-технического характера peгламентируют технические требования к осваиваемой и выпускаемой продукции, технологии ее изготовления, метрологическому обеспечению, оснастке, инструменту, оборудованию, средствам транспорта и связи и т.п. Головным подразделением является служба стандартизации и соответствующие службы по принадлежности технической документации.



Документы технико-экономического и экономического характера регламентируют натуральные и стоимостные показатели норм расхода всех видов ресурсов, используемых в организации. В процессе организации разработки документов и ведения нормативного хозяйства головные подразделения обеспечивают общее методическое руководство в данной области, а также планирование, организацию, мотивацию и контроль деятельности.

Цель делопроизводства - организация работы с документами, обращающимися в системе управления.

Задачи делопроизводства:

  • прием поступившей внутренней и внешней документации, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;

  • оформление и отправка исходящих документов, машинописное изготовление документов и их оперативное размножение;

  • контроль за сроками исполнения документов и ведением делопроизводства в подразделениях;

  • формирование дел и сдача их в архив;

  • хранение и обеспечение использования документов и ведение архива организации;

  • регулярное проведение экспертизы научной и практической ценности документов для определения срока их хранения;

  • методическая помощь специалистам и служащим в ознакомлении со основами делопроизводства.

Оформление документов проводится в соответствии с требованиями государственных стандартов.

Чем быстрее растет количество информации внутри предприятия, тем все более очевидной становится неэффективность обмена традиционными бумажными документами.

С конца прошлого - начала нынешнего века организации целого ряда развитых стран, как правительственные учреждения, так и частные компании, начали активный переход на безбумажный документооборот. Количество компьютеров, установленных в организациях, и компьютерная грамотность работников неуклонно росли, что позволило без ощутимых потерь переходить на принципиально новые методы управления бизнесом. В 2000 году рост мирового рынка систем электронного документооборота (СЭД) достиг невероятного темпа - 89% в год.

следующая страница >>
Смотрите также:
«Системы электронного документооборота (сэд) инструмент эффективного управления деятельностью предприятия
404.08kb.
5 стр.
Внедрение системы электронного документооборота
59.3kb.
1 стр.
Правила электронного документооборота с использованием системы iBank2 в ОАО «ганзакомбанк» термины и определения
235.61kb.
1 стр.
Почему выбирают пк «Делопроизводство 0»?
19.2kb.
1 стр.
Списочный состав муниципального резерва управленческих кадров
65.98kb.
1 стр.
Внедрение системы электронного документооборота на платформе Docsvision в филиале «Аэронавигация Урала» фгуп «Госкорпорация по ОрВД»
50.67kb.
1 стр.
Учебная программа по курсу «Комплектование, хранение и учет архивных документов, образующихся в процессе основной деятельности Роснедвижимости, с учетом внедрения отраслевой системы электронного документооборота»
148.9kb.
1 стр.
Руководство администратора типовой версии Москва, 2005
268.48kb.
1 стр.
Потребности и особенности реализации систем электронного управленческого документооборота в организациях разного типа
180.53kb.
1 стр.
Обзор продуктов ibm для построения систем электронного документооборота
109.74kb.
1 стр.
Программная архитектура системы управления интернет-представительством промышленного предприятия
62.94kb.
1 стр.
Информационная модель системы (Миненок Александр, Хримпач Константин) Москва 2010
85.15kb.
1 стр.