Главная
страница 1
Руководство пользователя

системы архивирования документов

«Электронный архив НИИЯФ»

на Web-сайте НИИЯФ



ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
Система создается для хранения в электронном виде любой документации по проектам (гранты, контракты, проекты, отчеты,…) общеинститутского значения и оперативного внесения в эти документы их ответственным исполнителем необходимых изменений, а также для оперативного контроля за состоянием документации по каждому документу со стороны администрации института.

Кодом-ключом проекта является сквозной номер, автоматически присваиваемый ему по формату «Год-номер в году/сквозной номер», например, «2007_1/23» - проект, заведенный под номером 1 в 2007 году после того, как в конце 2006 года полное количество заведенных проектов составило 22.


Система «Электронный архив НИИЯФ» создается в рамках существующей в настоящее время на сайте НИИЯФ «Информационной системы» – «Разное/Вход в информационную систему».





Страница входа в информационную систему НИИЯФ
Страницы этой системы созданы для всех действующих сотрудников НИИЯФ (включенных в базу данных сотрудников Отдела кадров НИИЯФ). Вход в систему осуществляется по слову «Фамилия» (фамилия на русском или английском языке) и коду «Пароль», который в настоящее время для сотрудников, еще не пользовавшихся этой системой, выдается Web-мастером НИИЯФ (Сергей Ю.Боборовников, тел. 58-62, e-mail: Sergo@dec1.sinp.msu.ru) и при первом же пользовании системой может быть изменен по усмотрению сотрудника).

В настоящее время для всех сотрудников института по умолчанию открыты 3 системы использования ее общедоступных возможностей


С
тандартные возможности информационной системы НИИЯФ

По согласованию с Web-мастером НИИЯФ для ряда (специально авторизованных) сотрудников уже открыты дополнительные возможности, например:
Н
екоторые специальные возможности информационной системы НИИЯФ

Система «Электронный архив НИИЯФ» создана с использованием возможностей одной из стандартных для информационной системы сайта НИИЯФ систем – «Загрузка/замена файлов», позволяющей легко размещать на сайте НИИЯФ выбранные файлы из любой директории компьютера сотрудника института и заменять их на другие.

ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ СИСТЕМЫ «Электронный архив НИИЯФ»

После решения директора института, согласованного с Ученым Советом, о подписании первого из необходимых документов по проекту ответственному исполнителю (или руководителю) проекта на его персональной странице информационной системы в дополнение к стандартным возможностям открывается система - «Электронный архив НИИЯФ».

Ссылка с этого раздела ведет на страницу, на которой имеется Форма предварительного просмотра проектов (основных параметров):

«Номер» проекта

«Название» проекта

«Аббревиатура-код» названия проекта

«Тип проекта» (грант, контракт, отчет, договор,…)

«Отв. исполнитель» проекта (может совпадать с разделом «Руководитель»)

«Руководитель» проекта (может совпадать с разделом «Отв. исполнитель»)

«Отдел»


«Полная информация о проекте» (доступная по ссылке «Просмотр») позволяет просмотреть полное содержание выбранного проекта.





Форма предварительного просмотра проектов
Ссылка на «Номер» дает возможность (только) ответственному исполнителю вносить в проект какие-либо изменения и добавления.

Ссылка «Добавить новый проект» дает возможность (см. далее) архивировать новый проект.

Ссылка «Поиск проектов» позволяет (см. далее) искать проекты в Архиве по набору параметров описания.

Ссылка «Просмотр» дает возможность для просмотра (ответственным исполнителем проекта или специально авторизованным сотрудником института (по специальному списку (см. ниже)) содержания проекта, описываемого дополнительно следующими параметрами:

Срок окончания

Список организаций-контрагентов

Документы (разделы проекта):


  • «Используется» (галочка определяет видимость данного документа при просмотре проекта; если внесенный в Архив документ не используется в окончательной редакции проекта галочка должна быть убрана)

  • «Название документа» (по возможности краткое и отражающее содержание, например, «Контракт», «ТЗ», «Отчет 1 этапа»,…)

  • «Название файла у исполнителя» (удобное для исполнителя название файла на его компьютере)

  • «Название файла в Архиве» (формируется автоматически).

  • «Дата и время последних изменений» (устанавливается автоматически).


Ф
орма полной информации о проекте

Ссылка «Добавить новый проект» на странице с Формой предварительного просмотра проектов (внизу-слева) ведет на страницу Форма добавления нового проекта: введение необходимых основных реквизитов проекта:

«Название» проекта

«Аббревиатура-код» названия проекта

«Тип проекта»

«ФИО отв. исполнителя» проекта (может совпадать с разделом «Руководитель»)

«ФИО руководителя» проекта (может совпадать с разделом «Отв. исполнитель»)

«Отдел» (выбор из выпадающего меню с полным списком)

«Срок окончания» (выбор значений из выпадающего меню)

«Список организаций-контрагентов»
Форма добавления нового проекта



С этой же страницы исполнитель имеет возможность внести в архив новый документ или добавить к уже имеющимся очередную версию документа (названия старой и новой версий документа должны совпадать). Имя заносимого в Архив с компьютера исполнителя файла отображается в Архиве в столбце “Название файла у исполнителя”, исполнитель выбирает («Обзор»), название документа, соответствующего файлу для архива присваивает. Название файла - уникальный номер файла в Архиве - присваивается автоматически.

Файлы размещаются в формате «*.pdf» (или *.rtf).

Ответственный исполнитель (или руководитель) имеет возможность видеть все свои проекты и документы, вносить во все их реквизиты необходимые изменения, добавлять новые документы, заменять старые (удаление разделов и файлов возможно, но по специальному обращению лишь Web-мастером сайта).

Ответственный исполнитель (или руководитель) не имеет возможности корректировать содержание размещенного файла, он может только заменить устаревший файл на новый с помощью пункта “Добавить документ” (старая и новая версии будут соответствующим образом пронумерованы). Использование ответственным исполнителем ссылки на «Номер» проекта на странице Форма предварительного просмотра проектов дает ему возможность внесения в проект изменений, в том числе и внесения (добавления) новых документов.
Форма внесения изменений в проект.

В Архиве возможен поиск по проектам. Для этого необходимо выбрать на Форме предварительного просмотра проектов клавишу “Поиск проектов” (внизу-справа). Поиск ведется по следующим параметрам:

Номер проекта

Аббревиатура-код

Фамилия исполнителя и/или руководителя

(общий поиск по двум столбцам)

Срок окончания

Отдел


Свободный текст из названия

Список организаций-контрагентов


Ф
орма поиска проектов

Одновременно с началом архивирования проектов в системе «Электронный архив НИИЯФ» она открывается в режиме просмотра в информационной системе сайта всех проектов на персональных страницах специально авторизованных сотрудников института (по списку, например: директор, его заместители, ученый секретарь, главный бухгалтер, начальник ПФО, заведующий ОНТИ, заведующий ЦКИО, Web-мастер НИИЯФ, …).

Контакты:

зав. ЦКИО Владимир В.Варламов, тел. 34-83, e-mail: Varlamov@depni.sinp.msu.ru

программист ЦКИО Сергей Ю.Комаров, тел. 34-83, e-mail: muh.maza@gmail.com



Web-мастер НИИЯФ Сергей Ю.Боборовников, тел. 58-62, e-mail: Sergo@dec1.sinp.msu.ru.





Смотрите также:
Руководство пользователя системы архивирования документов «Электронный архив ниияф»
54.86kb.
1 стр.
Руководство пользователя подсистемы «Электронный магазин»
570.97kb.
4 стр.
Цветной картплоттер Руководство пользователя -i
986.21kb.
7 стр.
Цветной картплоттер с датчиками Руководство пользователя -i
1104.01kb.
9 стр.
Основные направления работы по комплектованию государственных и муниципальных архивов Псковской области
61.22kb.
1 стр.
Руководство пользователя Canon Speedlite 580 ex 4 Индикация 6 Начало работы 7 Установка элементов питания 7
567.04kb.
13 стр.
Краткое руководство пользователя арм «Клиент» ас «Клиент-Сбербанк» (Система Передачи Электронных Документов) 2008г. Содержание начало работ
197.58kb.
1 стр.
Руководство пользователя электронного сервиса смэв
1706.51kb.
9 стр.
Руководство пользователя Содержание 1 1 Термины и сокращения 3 2 Краткое описание возможностей 4
334.93kb.
1 стр.
Руководство пользователя системы «Клиент-Банк»
171.11kb.
1 стр.
Руководство пользователя Веб-приложениями Удостоверяющего центра. Арм зарегистрированного пользователя
112.4kb.
1 стр.
Руководство для администраторов системы
407.68kb.
1 стр.